fbpx
Articoli

Digitalizzare
_
l’amministrazione
_
per
_
accelerare
_
l’azienda

Soluciones Cloud  ·  Trasformazione digitale

Una semplice app per la firma digitale dei contratti può aiutarci nella vita quotidiana dell’azienda, dimostrando che abbiamo bisogno di una semplificazione dell’amministrazione e contemporaneamente di una digitalizzazione per guadagnare in efficienza. Paesi come l’Estonia lo hanno capito molto bene.

In Spagna e in molti paesi dell’America Latina, una cosa semplice come firmare un documento è ancora di per sé una procedura farraginosa che implica, nella maggior parte dei casi, scaricarlo, stamparlo, firmarlo o farlo direttamente e consegnarlo a mano, il che a volte comporta uno spostamento verso lo sportello appropriato. E questo vale anche per la pubblica amministrazione.

Tutto ciò nonostante che nel 2006, con l’arrivo della carta d’identità elettronica, sia stata inserita una firma digitale che consentiva, come già fatto con la dichiarazione dei redditi, di espletare determinate formalità, con la stessa validità giuridica della firma autografa. La sua installazione su un PC non era molto intuitiva, ed è ancora lo stesso 14 anni dopo, e ciò è stato ed è sicuramente un ostacolo per una popolazione che, fino a poco tempo fa, era ancora troppo analogica per affrontare i certificati di sicurezza.

L’arrivo dello smartphone ha accelerato non solo il miglioramento delle competenze digitali dell’utente medio, ma anche la semplificazione dei processi, al punto che la firma elettronica con validità giuridica di qualsiasi documento con un’app come USign necessita di meno di 20 secondi. Una grande riduzione di tempo, soprattutto per il personale dirigente con un gran numero di firme da eseguire e di spostamenti che gli impediscono di essere tutto quello che vorrebbero negli uffici della società o dell’amministrazione e che hanno bisogno di agilità nella loro vita quotidiana.

L’esempio di cui sopra è solo uno per illustrare perfettamente che un’amministrazione o un’impresa analogica non può fare fronte ad una digitale, semplicemente per inefficienza e quindi, se non digitalizzata, scomparirà per mancanza di competitività. Ciò nel caso dell’amministrazione è più terribile, poiché la mancanza di competitività sta colpendo lo stesso Stato nel suo insieme.

“Il digitale è venuto per rimanere e poiché cambia tutto, bisogna cambiare tutto”

José Manuel Leceta (ex direttore di Red.es)

La Spagna è ben posizionata sugli indici esistenti nel contesto internazionale per quanto riguarda E-government e la trasformazione digitale. Secondo l’Indice di Economia e Società Digitali (DESI) 2020, il nostro paese occupa il secondo posto nella dimensione dei servizi pubblici digitali, salendo dal quarto posto. 11 se si considerano i 27 Stati membri del l’UE.

LUN eGovernment survey 2020 delle Nazioni Unite ci colloca anche all’interno del gruppo leader dell’indice di sviluppo dell’e-government Development Index (EGDI) su un totale di 193 paesi studiati.

In particolare, nell’indice di sviluppo dell’e-government, guidato dalla Danimarca, siamo in 17a posizione, mentre abbiamo occupato la 36a nell’Index of Citizen Participation, anche se nel 2018 eravamo in 5a posizione: abbiamo avuto un crollo di 31 posizioni in questo settore, ora guidato dall’Estonia, dopo essere saliti dalla 38a posizione nel 2018.

Nonostante i buoni risultati in questi indici, la pandemia ha messo in luce le carenze di un’amministrazione che nel 2015 iniziava ad adattarsi al mondo digitale con la Legge 39, di procedura amministrativa comune, e 40, di regime giuridico del settore pubblico. Entrambe costituivano la base per il funzionamento digitale dell’amministrazione stessa e non erano state interamente sviluppate nel 2018, come previsto, per cui è stato necessario concedere una moratoria che scade nuovamente nell’ottobre 2020.

Per conoscere il grado di conformità a tali leggi nel 2018, Ernst and Young (E&Y) ha pubblicato nel 2019 una relazione sull’amministrazione digitale in Spagna. Il suo obiettivo era quello di conoscerla “dal punto di vista di un utente (cittadini e imprese) che ha bisogno di una procedura online“. In particolare, l’indagine ha messo in luce non solo l’elevato ritardo dell’amministrazione (oltre due anni al momento), ma anche il divario esistente tra le varie amministrazioni (amministrazioni autonome, province e comuni) e qualcosa che si legge tra le righe: anche se ci sono sempre più forum in cui molti funzionari condividono la conoscenza, la collaborazione tra amministrazioni come istituzioni, per generalizzare le buone pratiche, ha ancora molto margine di miglioramento.

Abbiamo iniziato questo articolo parlando della facilità di firmare documenti con applicazioni come USign. Beh, anche se è un’applicazione perfetta per l’uso tra aziende e privati, sarebbe fantastico se tutti i processi di gestione fossero adattati all’uso di questi strumenti. Il rapporto di E&Y rivela che per quanto riguarda “Identità digitale e firma elettronica, solo il 23% delle comunità raggiunge il 100% degli obiettivi [delle Leggi descritte]. Una percentuale che scende al 9,5% per i comuni e le province” spagnole.

Per quanto riguarda “l’assistenza ai cittadini e alle imprese, il 59% delle comunità autonome ha ottenuto un risultato positivo riuscendo a soddisfare tutti i requisiti, contro il 47% dei comuni e il 42% delle amministrazioni provinciali” quando è già possibile gestire collegamenti rapidi e diretti via chatbot, ad esempio, come quello progettato per la Diputación de Castellón.

La situazione è in via di miglioramento e l’amministrazione continua a progredire con progetti come il Piano Spagna Digitale 2025, con qualche iniziativa ambiziosa come passare dal 10% dei servizi pubblici attualmente disponibili sotto forma di app al 50%, così come aggiornare tutto il backoffice delle app per portarlo al cloud ibrido, in modo da poter rispondere ai picchi di domanda.

Il piano, tuttavia, giustappone tutti gli obiettivi, ma non articola le politiche per raggiungerli in modo intelligente. È pieno di parole come infrastrutture liquide, iperconnettività, interoperabilità, intelligenza artificiale, digitalizzazione intelligente, che pur trasportandoci nel futuro non comportano il biglietto per il viaggio.

Una nuova iniziativa, ripresa anche da Spagna Digital 2025, sembra essere l’avvio di un GobTechLab, di cui già ne esiste uno nella comunità di Madrid, sulla linea del GovTechLab nel Regno Unito che ci dà un indizio sull’utilità che questo laboratorio avrà e che si rivolge a coloro che sono interessati all’interfaccia tra le tecnologie digitali emergenti e il governo. “Lo scopo di GobTechLab è quello di facilitare la discussione, l’adozione e l’esplorazione di nuove tecnologie digitali (IA, Internet delle cose, Big Data, Blockchain) al fine di sostenere l’adozione di queste tecnologie nel settore pubblico”.

“Non possiamo digitalizzare la Spagna senza modernizzare l’amministrazione”

Carme Artigas. Sottosegretario di Stato alla Digitalizzazione e alla IA

E cos’ha l’Estonia che tutti amano?

Un paese che ha sorpreso il resto del mondo è l’Estonia, uno dei 27 paesi che costituiscono l’Unione europea. Potrebbe passare inosservata in un continente di grandi potenze, ma per le sue dimensioni, 11 volte inferiori alla Spagna, e con poco più di 1,3 milioni di abitanti, 35 volte inferiore alla Spagna, è diventata meritatamente un punto di riferimento per gli altri paesi, e non solo europei.

Il motivo? La sua alta digitalizzazione. Il segreto? quasi 25 anni fa, più o meno in coincidenza con la sua indipendenza dall’URSS, ha iniziato con l’inserirla nel suo sistema educativo.

Non c’è quindi da meravigliarsi che si trovi nella settima posizione dell‘Indice di Economia e Società Digitali (DESI) in cui la Spagna si trova nell’11a posizione. La prima posizione nella dimensione dei servizi pubblici digitali, nella quale, come abbiamo visto la Spagna è la seconda, ma senza la capacità che questo influenzi quanto meglio potrebbe sulla nostra economia, è che la digitalizzazione da sola non è sinonimo di efficienza.

Allora, cosa fanno di diverso?

Per cominciare, il suo sistema X-Road, che collega i diversi settori dell’amministrazione dal 2001, garantendo l’once only, ossia che la pubblica amministrazione può richiedere i dati personali di un cittadino solo una volta, è già un notevole risparmio di tempo. Da quel momento, solo matrimoni, divorzi o l’acquisto di un appartamento richiedono la presenza fisica. Il resto delle formalità sono online. Un totale di 2,773 formalità può essere espletato tramite questo sistema.

Ad esempio, trasformare l’ufficio delle imposte in un servizio e ricevere informazioni online in tempo reale sullo stato della vostra azienda o del vostro personale. Forse è per questo che l’Estonia è al primo posto nella classifica dell’indice di competitività fiscale 2019, realizzato dalla Tax Foundation e presentato in Spagna dall’Istituto di studi economici.

E questa mentalità si è diffusa negli altri servizi amministrativi, quindi è davvero al servizio del cliente, che è il cittadino.

Un altro punto a loro favore è che hanno saputo trasformare una debolezza in un punto di forza, perché il tallone d’Achille di uno Stato completamente digitalizzato è la sua sicurezza informatica. Nel 2007 l’Estonia ha subito un attacco cibernetico, del quale alcuni accusano la Russia e questa nega, e dopo gli incidenti, oltre alla creazione di un esercito di volontari informatici, molti dei quali provenienti da aziende di punta, ha anche posto il contesto per il riconoscimento della leadership di cyber-difesa dell’Estonia. Altre sei nazioni, tra cui la Spagna, si sono unite per istituire il Centro di eccellenza cooperativa di difesa cibernetica della NATO (CCDCOE) a Tallin.

Consapevoli dell’importanza del talento, hanno intuito come nessuno il funzionamento dell’economia digitale. Un’economia digitale è globale, quindi nel 2014 è stata lanciata la E-Residency, che non è altro che una carta di soggiorno digitale, che ogni cittadino può richiedere, ad esempio dai paesi latinoamericani e che, pur non dando la possibilità di risiedere in Estonia, serve ad esempio ad aprire un’impresa nell’Unione Europea.

Questa carta permette di effettuare tutte le transazioni online e da qualsiasi parte del mondo, come aprire un conto bancario in Estonia, effettuare pagamenti online, firmare documenti o pagare le tasse.

Riconoscendo che esiste una forza lavoro mobile in crescita, che è altamente qualificata e pronta a cogliere l’opportunità di stabilirsi in un paese come l’Estonia per un periodo limitato, li ha portati anche a progettare azioni per catturare il talento materia prima nell’era della digitalizzazione.

Da un lato, offrono la possibilità di conoscere, sotto la guida di specialisti, le migliori pratiche di e-Estonia, il che senza dubbio creerà collegamenti con i principali fornitori di servizi informatici ed esperti statali per sostenere i loro piani di digitalizzazione. Dall’altro, se già offrivano la possibilità di soggiornare in rete, dal 1° agosto 2020 i lavoratori in remoto possono richiedere un visto digitale nomade per soggiorni ridotti fino a un anno, anche se con qualche condizione come che lo stipendio del richiedente sia di 3504 € (tasse escluse), che di per sé già seleziona un profilo di richiedente molto preciso e in linea con la ricerca di talento.

Avere una pubblica amministrazione digitalizzata comporta molti vantaggi. Oltre a renderla più efficiente, facilita la vita dei cittadini e delle imprese e, con la giusta strategia, oltre a servire ad attrarre capitali e talenti, ci rende più competitivi in un mondo globalizzato.

Torna in cima