La piattaforma di gestione dei file Alejandría, che fa parte della gamma di prodotti Cuatroochenta dopo l’acquisizione di 4TIC, soddisfa una crescente esigenza, sia per le istituzioni pubbliche che per le aziende, di gestire e conservare un grande volume di documentazione fisica ed elettronica. Incorpora anche l’uso della tecnologia blockchain per garantire l’integrità e la tracciabilità di documenti e file archiviati.
Alejandría nasce nel 2013 con l’obiettivo di conservare, ordinare e classificare la documentazione degli archivi universitari. L’Università di Girona (UdG) è stata la prima ad utilizzarlo e ora ci sono sette centri universitari che hanno optato per questo prodotto, come nel caso dell’Università Politecnica della Catalogna (UPC). In questo periodo è diventato uno strumento chiave per la gestione di archivi e collezioni documentarie e gestisce già più di 500.000 file.
Gestione e classificazione dei documenti
Questo software consente di unificare, in un’unica piattaforma, la gestione e la classificazione di documenti fisici ed elettronici e anche di file ibridi contenenti entrambi i supporti. Prevede l’integrazione di altre applicazioni di cui l’organizzazione dispone tramite API, evitando di avere informazioni duplicate o in posizioni diverse e guadagnando così ordine ed efficienza.
Liberare spazio e controllare accessi
Parlando di enormi volumi di documenti, un altro dei grandi vantaggi che porta è quello di liberare spazio. E copre l’intero ciclo di vita di un documento, dalla sua creazione alla sua conservazione a tempo indeterminato o la distruzione, tenendo conto dei criteri legali e dei regolamenti interni di ciascuna entità. All’interno di questo intero processo, include anche il controllo e la supervisione di accesso, prestito, trasferimento o consultazione.
Uso di blockchain
Con questa soluzione tecnologica, le organizzazioni ottengono sicurezza e trasparenza, poiché Alejandría ha integrato anche l’uso della blockchain. La tracciabilità di documenti e file critici può essere registrata sulla blockchain ed eventuali modifiche apportate alla documentazione possono essere controllate in ogni momento e, quindi, si evita qualsiasi tipo di manipolazione.
Risigillatura di documenti
La risigillatura dei documenti è un’altra delle garanzie di sicurezza offerte da questa piattaforma. È un meccanismo che verifica, elettronicamente, la validità e l’autenticità della documentazione, aggiungendo un nuovo sigillo, quando quello precedente sta per scadere.
Caratteristiche di Alejandría
Gestione archivio documenti
Tracciabilità integrata in Blockchain
Controllo di accesso
Integrazione con altre applicazioni tramite API
Flessibilità nei metadati
Integrazione in depositi fisici
Conformità a ENI e ENS
Documenti risigillati
Clienti principali
