Ágora es una plataforma digital para convocar y organizar reuniones poniendo a disposición de los asistentes toda la información de forma transparente y segura.

Ágora es una plataforma web que permite agilizar y simplificar la convocatoria de reuniones en empresas e instituciones públicas. Forma parte de la oferta de soluciones tecnológicas de Cuatroochenta tras la adquisición de 4TIC. Nació en 2016 para gestionar la organización de las reuniones de los órganos colegiados de las universidades públicas valencianas. Desde entonces, ya son diez las universidades españolas que lo están utilizando, entre ellas la Universidad Politécnica de Madrid (UPM) o la Universidad de Barcelona (UB).

En muchas empresas e instituciones se celebran periódicamente reuniones de envergadura, como puede ser el Consejo de Administración o la Junta de Gobierno, y su organización es clave, sobre todo para optimizar al máximo el tiempo invertido en este tipo de encuentros. Este es, precisamente, el principal objetivo de Ágora, que permite unificar en una sola herramienta la gestión de todas estas reuniones, ganando efectividad y productividad.

Este software cubre todo el proceso de la gestión de una reunión, desde su convocatoria hasta la publicación de los acuerdos y votaciones en un acta. Permite administrar los integrantes de las reuniones, fijar la hora, el día y el lugar (también si es telemática), añadir el orden del día con los diferentes temas a tratar, adjuntar documentación y enviar la convocatoria con toda esta información a los asistentes.

 

Además de tener acceso a toda esta información desde la nube y con total seguridad y privacidad, las personas convocadas pueden confirmar su asistencia, designar un suplente, delegar el voto en otra persona o comentar los diferentes puntos del orden del día. Así, se puede hacer un seguimiento de la planificación de la reunión y se consigue otro objetivo primordial: que los asistentes tengan toda la información y documentación con antelación.

En plena transformación digital, también contempla la posibilidad de realizar votaciones electrónicamente, tanto de forma pública, como privada sin que se conozca el sentido del voto de los asistentes. Una vez celebrada la reunión, esta solución tecnológica contempla añadir los acuerdos y las deliberaciones y cerrar y archivar el acta digitalmente, de manera que toda esta información queda almacenada de forma ordenada y segura en un histórico.

Diez universidades españolas utilizan este software para gestionar las reuniones de sus órganos colegiados

Funciones de Ágora

Gestión de reuniones


Configuración de los integrantes a una reunión


Gestión de los órganos

 


Envío de notificaciones a los asistentes

 


Seguimiento de la participación


Gestión y publicación de acuerdos


Cierre y archivo digital del acta de la reunión


Votación electrónica


Histórico de reuniones


Buscador de acuerdos


Acceso y tratamiento de la información desde la nube


Integración con los sistemas del cliente

Principales clientes

  • Universitat Jaume I (UJI)
  • Universidad Politécnica de Madrid (UPM)
  • Universidad de Barcelona (UB)
  • Universitat Oberta de Catalunya (UOC)

Gestiona toda la información de la reunión y ofrece la posibilidad de confirmar la asistencia, gestionar suplencias, delegar el voto e, incluso, votar electrónicamente.