Política de uso del Canal Ético

Principios y garantías esenciales del uso y gestión del Canal Ético

  • Garantía de confidencialidad: Cuatroochenta garantiza que (i) la identidad de las personas que realicen una comunicación; (ii) la identidad de cualquier otra persona afectada o mencionada en la comunicación; y (iii) las actuaciones realizadas, tendrán carácter confidencial y no podrán ser reveladas ni comunicadas a personas no autorizadas.
  • Anonimato: las comunicaciones podrán realizarse de forma anónima, esto es, sin necesidad de identificarse.
  • Prohibición de represalias: Cuatroochenta no adoptará ninguna clase de represalia o consecuencia negativa hacia las personas que realicen una comunicación de buena fe.
  • Gestión de la comunicación de forma diligente e imparcial.
  • Derecho a realizar la comunicación mediante reunión presencial con el Responsable del Canal Ético: deberá tener lugar en un plazo máximo de siete (7) días naturales desde su solicitud. La reunión presencial deberá en todo caso documentarse (i) mediante una grabación de la conversación o (ii) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación. Se podrá escuchar la grabación y/o comprobar, rectificar y aceptar, mediante firma, la transcripción de la conversación. El Responsable del Canal Ético es el Sr. Arturo Beltrán, CISO de Cuatroochenta.
  • Derecho a acudir a la Autoridad Independiente (canal externo): podrá acudirse a los canales externos adoptados por la Autoridad Independiente a tal efecto.
  • Derechos en materia de protección de datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
  • Otros derechos recogidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Guía de uso del Canal Ético

  • Sin perjuicio de las garantías y derechos descritos en el apartado anterior, resulta importante destacar los siguientes puntos acerca del uso del Canal Ético:
  • El Canal Ético se gestiona por el Responsable del Canal Ético (Arturo Beltrán, CISO).
  • Tendrán acceso a las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético: (i) el Responsable del Canal Ético y quién lo gestione directamente; (ii) los miembros del Comité de Compliance; (iii) recursos humanos o la persona u órgano competente para adoptar medidas disciplinarias; (iv) el responsable del Departamento legal, en caso de tener que adoptar medidas legales; (v) en su caso, los encargados del tratamiento, por ejemplo, asesores o gestores, internos o externos; y (vi) en su caso, el delegado de protección de datos.
  • Únicamente se podrá hacer uso del Canal Ético para comunicar los hechos o consultas referenciadas anteriormente (ver punto “¿Qué se puede comunicar a través del Canal Ético?”).
  • Un mal uso del Canal Ético podrá ser sancionado. Por ejemplo, en caso de comunicar hechos falsos o de mala fe.
  • Todos los miembros de Cuatroochenta tienen la obligación de comunicar aquellos incumplimientos del Sistema de Compliance o de la legislación aplicable que hayan tenido conocimiento.

Derechos en materia de protección de datos personales

Identidad: SOLUCIONES CUATROOCHENTA, S. A.
Domicilio social: Av. Sos Baynat, s/n, Universitat Jaume I (Edificio Espaitec 2), 12071 – Castellón
(España)
CIF: A12877445.
Teléfono: +34 964 102 835

Los datos personales que se faciliten en la comunicación serán tratados con la finalidad de atender y analizar la comunicación, investigar los hechos comunicados y adoptar las medidas correctivas pertinentes, ya sean disciplinarias o contractuales para cumplir con la debida diligencia y control de Cuatroochenta.

 

Los datos personales que Cuatroochenta tratará son los que el comunicante facilite a través de la comunicación, como el resto de los datos que puedan recabarse como consecuencia de la investigación que pueda ponerse en marcha de acuerdo con el procedimiento indicado para el Canal Ético de Cuatroochenta.

 

El comunicante podrá identificarse, pero también podrá comunicar cualquier hecho de forma anónima. En cualquiera de los casos, tanto los datos personales como la información, serán tratados de forma confidencial.

Aunque la identificación del comunicante no es obligatoria y éste puede optar por no facilitar sus datos de identificación o contacto, estos pueden ayudar al desarrollo satisfactorio de la investigación. El comunicante puede también identificarse en un momento posterior a la interposición de la comunicación o aportar en un momento posterior del proceso documentación o información adicional.

Las intervenciones de testigos y afectados tendrán carácter estrictamente confidencial.

La base de legitimación para el tratamiento de datos por parte de Cuatroochenta de los interesados es el interés público (art.6.1.e RGPD) y el cumplimiento de una obligación legal (art.6.1.c RGPD).

Los datos serán conservados durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados y, en su caso durante el periodo adicional necesario para cumplir con la normativa legal o interna aplicable.

Los datos de quien formula la comunicación y de todas las partes intervinientes se conservarán en el Canal Ético únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados, que nunca será superior a tres (3) meses desde el envío de la comunicación. Transcurrido dicho plazo máximo, se procederá a su supresión del Canal Ético, sin perjuicio de la conservación y tratamiento de dichos datos que puede seguir llevando a cabo el equipo de investigación para dar curso a la investigación.

Tras la supresión, los datos serán bloqueados durante los periodos legalmente previstos.

  • Autoridades que puedan intervenir en la investigación o posible procedimiento judicial.
  • Personas que puedan estar implicadas en la propia investigación.
  • Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y Tribunales competentes.
  • Terceros en los que Cuatroochenta pueda apoyarse para llevar el Canal Ético, por ejemplo: plataforma de alojamiento de datos, herramienta que sostiene el Canal Ético, personas a las que se pueda  delegar en detalle la investigación, abogados u otro tipo de asesores, entre otros.
  1. Derechos del comunicante: En todo momento el comunicante podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad con respecto a los datos personales que haya facilitado, a través de correo postal a la dirección indicada o al correo: [email protected] e identificándose como usuario del servicio de Canal Ético.
  2. Derechos de la persona involucrada en los hechos comunicados: Derecho a que se le comunique en el tiempo más breve posible que se encuentra inmerso en un proceso de investigación, fruto de una comunicación relativa a él o a su actuación. La citada comunicación tendrá el contenido mínimo siguiente: el órgano encargado de la gestión, los hechos comunicados, los derechos que le asisten y el procedimiento de trámite de la comunicación, así como a toda la información relativa al tratamiento de sus datos enumerada en el apartado anterior. Derecho de acceso a los datos registrados, excepto la identidad del comunicante y la de otras personas afectadas por el expediente, y derecho de rectificación de los datos personales que sean inexactos o incompletos. Asimismo, tendrá derecho a que se le informe de la resolución o archivo de la alerta, en su caso. Cuando la comunicación a la persona involucrada en los hechos comunicados de que ha sido objeto de una comunicación ponga en peligro la capacidad de CUATROOCHENTA para investigar o recopilar pruebas de manera eficaz, por el riesgo de destrucción o alteración de pruebas por parte de la persona afectada por la comunicación, esta podrá retrasar dicho deber de información.

En caso de considerar vulnerado su derecho a la protección de datos, cualquiera de ellos, podrá interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).