Sobre Medac
El Instituto Oficial de Formación Profesional MEDAC nació hace una década en la ciudad de Málaga con el objetivo de utilizar la educación como pilar para crear una sociedad mejor, más igualitaria y justa, impartiendo grados medios y superiores oficiales de Formación Profesional y másteres propios.
En 2012 comienza su andadura por Andalucía, abriendo centros en Almería y Granada. En 2017 llega a Córdoba y en 2019 da el gran salto con tres nuevas aperturas: Sevilla, Jerez y Madrid. En la actualidad, MEDAC sigue con su ambicioso plan de expansión, con la inauguración de centros en Valencia, Alicante, Murcia, Fuenlabrada y Gijón.
Con el paso de los años, MEDAC ha ido creciendo exponencialmente hasta convertirse en un centro de referencia nacional en el ámbito de la FP. Actualmente cuenta con 24 centros repartidos por toda la geografía española, y un plan de expansión que continuará en los próximos años por Latinoamérica.
MEDAC en cifras
0
centros en España
0
empleados para el curso 2020/2021
0
alumnos
Sobre los entrevistados
Pepe de la Rosa
Director general de Ventas · MEDAC
Pepe de la Rosa ha estado en MEDAC desde sus inicios, empezando su recorrido como alumno y terminando como director de ventas. Actualmente dirige el departamento de ventas, que se reparte entre un equipo de comerciales reducido en su call center, y personas con funciones de administración y ventas en cada uno de los centros físicos de MEDAC, haciendo un total de más de 70 empleadas.
Sergio Gómez Burgos
Director de TI · MEDAC
Con experiencia anterior en el sector de la educación online y cómo digitalizarlo, Sergio aterriza en MEDAC en septiembre de 2019 con el objetivo de hacer una transformación digital en la empresa. Para hacerlo, Sergio cuenta con un equipo de cerca de 20 técnicos que desempeñan la función de transformadores digitales de los procesos internos de MEDAC, a la vez que resuelven posibles incidencias que surjan a los alumnos y docentes.
Situación inicial
MEDAC parte de la necesidad de administrar mejor la entrada de clientes potenciales a su sistema. Su punto de inflexión se alcanza a mediados de 2019, cuando contaban con centros y usuarios en varias geografías españolas y un nivel de entrada de leads muy superior a lo que su sistema CRM de aquel entonces, FileMaker, podía soportar.
«Teníamos un CRM muy precario que ralentizaba el funcionamiento de nuestros comerciales, por lo que necesitábamos tener una herramienta acorde al volumen de entrada de leads diarios que tenemos.»
Para ayudarles en el proceso y seguir con sus planes de expansión de la mano de la digitalización de MEDAC, el equipo técnico de Sergio entra en acción. Es momento de empezar la búsqueda de un sistema que pueda crecer con el negocio. A la larga, su principal propósito es el de encontrar herramientas que les permitan tener un mayor conocimiento sobre sus clientes y les ayuden a mejorar la conversión de ventas.
Por qué Zoho
«Elegimos Zoho porque nos ofrecía todo lo que necesitábamos ahora, lo que necesitábamos a medio plazo y sus posibilidades de crecimiento a futuro son inmensas.»
El equipo de expertos en digitalización se pone en busca de soluciones a través de un estudio de mercado, para determinar cuál se ajusta mejor a las necesidades de MEDAC.
El primer punto interesante que proporciona Zoho One a MEDAC es su escalabilidad. El sistema operativo se adapta al estado actual del negocio, y crece con el mismo. Además, el equipo puede insertar funcionalidades de forma progresiva y constante, para una mayor adaptabilidad al negocio.
El segundo punto clave para la elección de Zoho One es su esencia de solución completa e integrada. MEDAC empieza el proceso de digitalización con la búsqueda de un CRM competente, pero eso es sólo el principio: su objetivo final es el de tener trazabilidad entre ventas, marketing, y soporte. "Encontrar una solución que te cubra las tres patas es muy difícil. Encontrabas soluciones que se complementaban, que se sincronizaban, pero una que te diera todo era muy difícil" nos comenta Sergio, agregando que la multicanalidad de las aplicaciones dentro de Zoho One podía darles un mejor conocimiento de sus clientes.
La unión entre Zoho One y Medac
Aplicaciones utilizadas dentro de Zoho One
Actualmente MEDAC se encuentra en el proceso de digitalización, que va de la mano de la adopción de las aplicaciones dentro de Zoho One. Este proceso es progresivo, permitiendo que los usuarios vayan aprendiendo a utilizar las herramientas aplicadas a sus procesos, a la vez que se alcanza la puesta a punto para analizar todos estos datos de forma inteligente.
Zoho CRM
Zoho Forms
Zoho WorkDrive
Las primeras aplicaciones que se integran en MEDAC son Zoho CRM, Zoho Forms y Zoho WorkDrive. El equipo empieza con pequeñas pruebas con Zoho CRM en el mes de febrero, que se implementa en marzo como eje principal de las operaciones de ventas. Zoho Forms les permite recoger los datos de los alumnos que se inscriben a sus cursos desde su web, mientras que Zoho WorkDrive les ayuda con la organización de archivos interna, sustituyendo la herramienta anterior, Google Drive.
Zoho Campaigns
Zoho Sales IQ
Zoho Pagesense
Durante el segundo trimestre, el equipo se encuentra preparado para implementar algunas soluciones de marketing en el proceso. La plataforma de Acumbamail queda sustituida por Zoho Campaigns, la aplicación de creación, gestión y análisis de campañas de email marketing dentro de Zoho One. A continuación, Zoho SalesIQ y Zoho Pagesense se integran en la página web de MEDAC, de forma que el equipo pueda hacer seguimiento de los visitantes web, mejorar la disposición y el rendimiento de la página web, y poder contactar con posibles clientes y contactos a través de un chat integrado.
Zoho Bookings
Zoho Social
Zoho Desk
Las múltiples aplicaciones de Zoho One les permite trabajar con soluciones nativas e integradas, como Zoho SalesIQ, que sustituye a la herramienta anterior de chat, Zendesk. Posteriormente incluyen Zoho Bookings para gestionar la reserva de sus servicios online.
El tercer trimestre llega con la integración de Zoho Social como aplicación que centralice y administre las múltiples redes sociales que usa MEDAC, entre ellas Twitter, Facebook e Instagram. Actualmente también están implementando Zoho Desk para establecer su centro de soporte para docentes y alumnos.
Implementación y adopción
Para MEDAC, el proceso de implementación y adopción de las aplicaciones ha sido más sencillo de lo esperado, debido a que "es una herramienta muy intuitiva y adaptable a las necesidades" nos comenta Sergio. Además de disponer de su propio equipo de TI, MEDAC tiene el apoyo del partner oficial de Zoho Conpas. Conpas hace la puesta en marcha inicial, y orienta y prepara al equipo de Sergio para que puedan ser autosuficientes, y así ellos puedan gestionar y formar a los equipos de ventas internamente.
Uno de los grandes logros para MEDAC ha sido poder integrar la telefonía con Zoho CRM. Su call center es, en la actualidad, una de las fuentes principales de generación de leads, por lo que poder recoger la información desde las llamadas es clave. La integración permite que hoy en día los agentes puedan registrar las llamadas y añadir los contactos de forma directa en Zoho CRM, entre otros. Además, Zoho CRM se integra mediante API con el propio ERP de MEDAC, una plataforma desde la cual los alumnos pueden gestionar su matrícula, accediendo a asignaturas y expedientes académicos. Gracias a esta integración, el equipo tiene control de los alumnos matriculados y pueden visualizar la información adicional del proceso almacenada en Zoho CRM.
Adicionalmente, en caso de tener nuevas necesidades, querer realizar nuevas integraciones o encontrarse con incidencias, tienen el soporte de Conpas y Zoho.
También se han encontrado algunas dificultades relacionadas con la modernización de los procesos. "La gente es reacia al cambio(...) pero yo tenía claro que tenía que cambiar de herramienta" comenta Pepe. Sergio nos explica que funcionalidades como los flujos de trabajo en Zoho CRM complementan la estandarización de procesos dentro de MEDAC, y guían al equipo hacia el uso correcto de las herramientas. Además, se tiene en cuenta el feedback de los usuarios para ir adaptando la herramienta a las distintas necesidades que surjan.
Un proceso que ya aporta beneficios
MEDAC ya disfruta de algunos beneficios tras la implementación y uso de Zoho One.
Un sistema operativo e integrado en la nube: Zoho One permite la movilidad de los empleados, tanto con cambios en el puesto físico de trabajo como en la atención de llamadas a través de la centralita integrada.
«Su filosofía modular permite ir incrementando funcionalidad sin incurrir en un incremento de costes porque el pago es por empleado. esto permite tener el gasto controlado independientemente de las necesidades que vayan surgiendo»
Las aplicaciones y sus funcionalidades dentro de Zoho One permiten el crecimiento progresivo del negocio, sin necesidad de que suponga un aumento de los costes.
Ahorro de tiempos de ejecución de los comerciales y mayor productividad gracias a una interfaz intuitiva, que ya ha aumentado la conversión de ventas en más de un 10% en comparación con años anteriores, con sólo unos meses de uso desde su puesta en marcha.
Mejores resultados en campañas de marketing: la automatización en aplicaciones como Zoho Campaigns permite que el alcance de las campañas de correo electrónico sea mayor, aumentar la tasa de apertura de correos y también la conversión de clientes.
Mejor análisis de la información: la centralización de los datos y la integración de varias fuentes de datos permite al equipo realizar análisis e informes inteligentes, teniendo en cuenta todos los factores disponibles.
Futuros planes
Zoho Analytics
Zoho Survey
Zoho Projects
Zoho Marketing Automation
MEDAC se encuentra ultimando la implementación de Zoho Desk para poder dar soporte a los profesores y alumnos, y trabajadores. La integración entre Zoho CRM y Zoho Desk va a permitir a los agentes un conocimiento completo de los alumnos, que hará que la asistencia que les ofrezcan sea más rápida y de mejor calidad. Además, esperan poder utilizar pronto Zoho Analytics y tomar decisiones más inteligentes integrando todo el ecosistema Zoho con aplicaciones de terceros, como Google Adwords. Otras aplicaciones que esperan integrar pronto son Zoho Survey, para la realización de encuestas; Zoho Projects, para gestionar sus proyectos; y Zoho Marketing Automation, para poder centralizar, administrar y analizar todas sus campañas de marketing desde el mismo lugar.
Por supuesto, MEDAC va a seguir con la expansión a nivel nacional y, aspira a llegar a Latinoamérica en los próximos años.
«Actualmente, estamos en plena expansión, por lo que entendemos que Zoho irá de nuestra mano, es decir, que será una herramienta facilitadora en todas nuestras gestiones de marketing y ventas»
