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Las empresas que cuentan con un departamento de logística tienen entre sus objetivos optimizar la gestión de almacén y mantener unos niveles de stock que les permitan abastecer a los clientes sin incurrir en rupturas de stock o demoras en la preparación de pedidos.
Por ello, contar con un módulo o software SGA especializado en la gestión de almacenes resulta indispensable en este tipo de negocios.
Pero, bien es conocido que no todas las empresas comparten el mismo modelo de negocio y por ello, es más que probable que la gestión de stock y organización de los almacenes sean diferentes.
Antes de implantar un SGA o software de gestión de almacén más adecuado, hay que tener en cuenta algunos puntos importantes que determinarán el alcance y desarrollo del proyecto:
Modelo de negocio, tipos de existencias y niveles de stock. No es lo mismo trabajar con materias primas que con productos semielaborados o acabados. Hay empresas que tendrán varios tipos de producto incluso. Tener claro tanto el producto como la gestión de almacén más adecuada (FIFO, LIFO, just in time, ABC, etc.) será el punto de partida.
Conocer la demanda. Dependiendo del modelo de negocio, conocer la demanda puede resultar más impredecible, ya que fluctuará en base al mercado. Igualmente, es importante conocer los picos de demanda si el modelo de negocio está basado en demanda indirecta. Si, por el contrario, la demanda se basa en demanda directa, resultará más fácil adelantarse a los pedidos.
Nivel de rotación del stock. Ser consciente del tiempo de permanencia medio de cada producto en el almacén para adelantarse a las necesidades de demanda.
Personal disponible para la parte logística y almacén. Tener claro los recursos disponibles para poder atender la demanda de forma ágil.
Tipo de ubicaciones. Las existencias se pueden almacenar en ubicaciones predefinidas (fijas) o en ubicaciones aleatorias (flotantes), según la necesidad de optimización y el modelo utilizado.
Dependiendo del tipo de modelo y las necesidades, los almacenes se podrán configurar de una manera u otra para adaptarse lo mejor posible al negocio.
Business Central incluye funcionalidades avanzadas para configurar el almacén de muchas formas, desde ubicaciones sin procesos de almacenamiento hasta sistemas de gestión de almacenamiento más avanzados.
Claves para optimizar la gestión del almacén
Para mejorar la gestión del almacén, existen algunos pain points comunes que se necesitan abordar:
- Agilizar la recepción y registro de entrada de las mercancías.
- Estimar y garantizar un stock de seguridad para poder cubrir la demanda, pero que, al mismo tiempo, no suponga un sobrecoste en mantenimiento y almacenamiento.
- Gestión ágil de las ubicaciones y almacenes.
- Garantizar la comunicación y el acceso a la información de todo el equipo involucrado en los procesos.
- Agilizar la preparación de los pedidos.
- Garantizar la trazabilidad de la mercancía en todo momento.
Un software de almacén o SGA integrado a una solución ERP emerge como solución idónea para controlar estos puntos.
Para qué sirve un software de gestión de almacenes
Stock y almacén irán de la mano, pero en los almacenes, no solo es importante hablar de niveles de stock, sino de ubicaciones, modelo de gestión (FIFO, LIFO, just in time, etc) y mecanizaciones que puede tener.
El objetivo principal un software SGA es controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas propios de un almacén, pero trabajando con la información a tiempo real accesible para todos los departamentos involucrados, como suppy chain o administración.
Beneficios de una solución SGA integrada con el ERP
- Reducción de los costes. Una solución SGA permite optimizar la ubicación y distribución de la mercancía, además de indicar de forma exacta en el lugar donde se encuentra la mercancía. De esta forma, se reduce el tiempo de preparación de los pedidos.
- No tienes que trabajar con dos soluciones diferentes. Trabajarás con un dato único para todos los departamentos que, además, siempre estará actualizado. La comunicación entre administración, compras, ventas y almacén será mucho más ágil.
- Trazabilidad total de los pedidos. Al utilizar un SGA integrado con un ERP como Business Central, podrás saber en qué punto se encuentra cada pedido en todo momento.
- Reducción de los errores humanos. Es clave asegurarse que los pedidos que se preparan sean correctos, tanto en productos como en cantidades. Además, el flujo entre recepciones, ubicaciones y expediciones de mercancía tampoco puede fallar. Con una solución como SGA los posibles errores humanos son fáciles de evitar, ya que el propio sistema indica si se ha completado el pedido o si hay algún error.
Un SGA establece sistemas de control y validación de cada pedido. De esta manera, el SGA, se asegura dos cosas: que el operario está donde debe estar y que toma la referencia adecuada en cada momento.
El sistema ERP es el core de la solución que contiene las bases de datos maestros (se dan de alta todos los productos, proveedores o clientes, se generan órdenes de pedido para enviar al almacén, se lanzan y registran facturas, etc.). Por su parte, la solución de SGA también envía información al ERP, detallando la entrada de productos, indicando las expediciones o también informando de los cambios de inventario que se producen a tiempo real.
