El cliente: FIATC Seguros
Desde 1930, la Federación Industrial de Autotransportes de Cataluña, FIATC Seguros, ofrece una amplia modalidad de seguros en sus 56 oficinas repartidas por todo el país y con un equipo de 1.400 profesionales, 4.884 mediadores y más de 517.789 clientes. Aparte del ámbito asegurador, la entidad mantiene una importante implicación con la sociedad a través de su labor en el ámbito de la salud y la tercera edad.
FIATC Seguros dispone de inmuebles de una gran diversidad y tipologías de uso, con variables de gestión específicas en cada caso y con importantes exigencias de versatilidad en relación a los más de 50 inmuebles que gestiona en España (desde oficinas, a los diferentes espacios de una clínica, consultorios y residencias de la tercera edad).
De este modo, surge la necesidad de incorporar una herramienta que aglutine todas estas variables y diversidad de gestión en un único entorno y que se adapte a las necesidades y a la versatilidad que FIATC requiere en este momento, con capacidad para adaptarse, además, a la evolución y crecimiento previsto por la aseguradora. Una solución que le permita optimizar los recursos de mantenimiento y controlar los estándares de calidad relacionados con los diferentes servicios.
Inicio del proyecto: septiembre 2014
Los retos
Uno de los retos más importantes era el de apoyar a FIATC, mediante la tecnología, en la profesionalización, la optimización de los recursos de mantenimiento y el aumento de la exigencia en el cumplimiento de los proveedores de servicios, a través de una aplicación centralizada para la gestión del departamento de servicios generales que contemplara:
«FAMA nos ha permitido adaptarnos para dar la respuesta adecuada a cada tipo de usuario y espacio teniendo en cuenta la gran diversidad de los mismos: desde oficinas y consultas hasta centros hospitalarios y centros residenciales, con la complejidad y necesidades específicas de cuidados y protección que éstos requieren. Además, al tratarse de una herramienta “predictiva”, nos permite anticiparnos y evitar riesgos a la hora de dejar de tener un espacio en uso porque no se han previsto unos mantenimientos específicos»
Por otro lado, en el caso de los centros residenciales de tercera edad, con el objetivo de que sus residentes pudieran disfrutar cada día y en todo momento dadas sus circunstancias, las necesidades de instalaciones, servicios y mantenimiento eran muy especiales y la nueva solución tenía que ayudar a prever, planificar y proteger las instalaciones y activos en beneficio de todos los usuarios, ya fuesen pacientes, residentes, acompañantes o empleados.
La solución
La solución escogida fue la herramienta de Facility Management integral, FAMA AFM en modalidad propietaria, con el objetivo de cubrir los siguientes aspectos en los edificios de FIATC (y sociedades del grupo) vinculada a la herramienta de movilidad FAMA APP OT+ para conseguir mayor agilidad a la hora de gestionar y controlar los trabajos hasta la satisfactoria resolución de las incidencias de mantenimiento y servicios a realizar por parte de su proveedor de servicios externo:
Gestión integral de inmuebles e infraestructuras
Inventario de inmuebles e infraestructuras
Gestión de contratos
Gestión documental
Gestión integral del mantenimiento
Gestión integral de mantenimiento correctivo y preventivo
Gestión de servicios soporte informático
Canal de solicitudes e incidencias
App para gestión de incidencias FIATC - proveedor externo
Gestión de almacenes de materiales
Inventario de instalaciones
¿Quieres optimizar los activos e infraestructuras de tu empresa a través de una herramienta versátil que se adapte a tus necesidades?
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Todo ello apoyado con un potente gestor documental integrado y un gran número de utilidades como el gestor de alarmas o el generador de informes, que confieren inteligencia y versatilidad a la solución.
El resultado final, es una herramienta “SMART” que automatiza y da “inteligencia”, de forma centralizada e integral, a la gestión del mantenimiento y los servicios de los inmuebles gestionados por FIATC:
FAMA AFM & FAMA APP OT+
↓
Resultados
Reducción costes
Menos recursos para gestionar más actividad
Economía de escala:
- Capacidad de compra “socio mantenedor”
- Masa crítica para negociar
- Consumos predictibles
- Reducción de mantenimiento correctivo
- Mejora en los resultados del mantenimiento conductivo orientado a eficiencia energética
- Mejora en la sostenibilidad y gestión medioambiental
Procesos eficientes:
- Licitaciones con detalle completo de la actividad
- Inventario de instalaciones, compras y stock de fungibles
- Gestión de proveedores
- Mejora de procesos de análisis y gestión
- Identificación de fortalezas y debilidades en inmuebles, instalaciones y procesos críticos
Información actualizada y compartida:
- Gestión documental
- BBDD única y propia
- Aplicación en movilidad
- Información compartida con áreas de negocio
- Identificación puntos críticos para elaborar planes de contingencia
- Mantenimiento de actividad y control durante pandemia COVID
- Garantización del mantenimiento conductivo y normativo durante pandemia COVID
- Posibilidad de teletrabajo por parte del personal de FM durante pandemia COVID
Reducción del factor de criticidad con Proveedor Único o Multi-Proveedor en caso, por ejemplo, de tener que sustituirlo, ya que todo el histórico y la programación de actividad está en la herramienta.
«Otro de los puntos a destacar de FAMA es el aumento en la rentabilidad de los contratos de mantenimiento al mantener el control constante de la actividad. Y con motivo de la pandemia COVID, FAMA ha sido una herramienta de control básica y un aliado tecnológico clave para poder mantener la continuidad de nuestra actividad»
En definitiva, FIATC Seguros ha obtenido gracias a la herramienta ‘SMART’ de FAMA una visión 360º de la actividad y de los recursos disponibles. Fiabilidad, confianza y seguridad en la gestión que ha aportado eficacia, calidad y rentabilidad a la empresa.
