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Transformación digital

Una sencilla app para firmar digitalmente contratos puede ayudarnos en el día a día de la empresa, prueba de que necesitamos una simplificación de la administración a la vez que se digitaliza para que realmente ganemos en eficiencia. Países como Estonia lo han entendido muy bien.

En España y en muchos países de Latinoamérica, algo tan sencillo como firmar un documento es todavía en sí mismo un trámite farragoso que implica, en la mayoría de los casos, descargarlo, imprimirlo, pasarlo a firma o hacerlo directamente y entregarlo en mano, lo que a veces conlleva un desplazamiento hasta la ventanilla correspondiente. Y esto incluye a la administración pública.

Todo ello pese a que en 2006, con la llegada del DNI electrónico, se incluyó una firma digital que permitía, al igual que ya se hacía con la declaración de la Renta, realizar determinados trámites, con la misma validez jurídica que la firma manuscrita. Su instalación en un PC no era demasiado intuitiva, y de hecho sigue igual 14 años después, lo que sin duda ha sido y es un obstáculo para una población que, hasta hace poco, todavía era demasiado analógica para lidiar con los certificados de seguridad.

La llegada del smartphone ha acelerado no solo la mejora de las competencias digitales del usuario medio, sino la simplificación de los procesos, hasta el punto que la firma electrónica con validez jurídica, de cualquier documento con una app como USign cuesta menos de 20 segundos. Un gran alivio de tiempo, sobre todo para personal directivo con un gran volumen de firmas a realizar y de desplazamientos que le impiden estar todo lo que querrían en las oficinas de la empresa o de la administración y que necesitan agilidad en su día a día.

El ejemplo anterior solo es uno más para ilustrar perfectamente que una administración o empresa analógica no puede hacer frente a una digital, simplemente por ineficiencia y, por tanto, de no digitalizarse, desaparecerá por falta de competitividad. Lo que en el caso de la administración es más sangrante, pues la falta de competitividad está afectando al mismo Estado en su conjunto.

“Lo digital ha venido para quedarse y puesto que lo cambia todo, hay que cambiarlo todo”

José Manuel Leceta (ex director de Red.es)

España está bien posicionada en los índices existentes en el contexto internacional en cuanto a Administración electrónica y transformación digital. Según el Índice de Economía y Sociedad Digitales (DESI) 2020, nuestro país ocupa la 2ª posición en la dimensión de servicios públicos digitales, escalando desde el cuarto puesto. El 11 si tenemos en cuenta los 27 países miembros de la UE.

El UN eGovernment survey 2020 de Naciones Unidas nos sitúa también dentro del grupo líder del índice de desarrollo de la administración electrónica (E-Government Development Index, EGDI) de un total de 193 países estudiados.

En concreto, en el índice de desarrollo de gobierno electrónico, que lidera Dinamarca, nos sitúan en la posición 17, mientras que ocupamos la 36 en el Índice de Participación ciudadana, pese a que en 2018 estábamos en la posición 5: hemos tenido un descalabro de 31 posiciones en este apartado que ahora lidera Estonia tras subir desde la posición 38 en 2018.

Pese a los buenos resultados en estos índices, la pandemia ha puesto al descubierto las carencias de una administración que en 2015 comenzaba su adaptación al mundo digital con la Ley 39, de procedimiento administrativo común, y 40, de régimen jurídico del sector público. Ambas sentaban las bases para el funcionamiento digital de la propia administración y que no se desarrollaron en su totalidad en 2018, como estaba previsto, por lo que tuvo que otorgarse una moratoria que finaliza nuevamente en octubre de 2020.

Para conocer el grado de cumplimiento de las citadas leyes en 2018, Ernst and Young (E&Y) realizó un informe publicado en 2019 sobre la administración digital en España. Su objetivo era conocerla “desde la percepción de un usuario (ciudadanos y empresas) que necesita realizar un trámite online”. En concreto, la investigación ha puesto de manifiesto no sólo el elevado retraso que llevaba la administración (más de dos años de momento), sino también la brecha existente entre las distintas administraciones (comunidades autónomas, diputaciones y ayuntamientos) y algo que se lee entre líneas: pese a que cada vez hay más foros en los que muchos funcionarios comparten conocimiento, la colaboración entre administraciones como instituciones, para generalizar buenas prácticas, todavía tiene mucho margen de mejora.

Empezábamos este artículo hablando sobre la facilidad de firmar documentos con aplicaciones como USign. Pues bien, aunque es una aplicación perfecta para el uso entre empresas y particulares, sería fantástico que todos los procesos de la administración estuvieran adaptados para el uso de estas herramientas. El informe de E&Y revela que en cuanto a “Identidad digital y firma electrónica, sólo el 23% de las comunidades alcanza el 100% de los objetivos [de las Leyes descritas]. Un porcentaje que desciende al 9,5% en el caso de ayuntamientos y diputaciones” españolas.

En cuanto a “asistencia al ciudadano y empresas, el 59% de las comunidades autónomas registra un resultado favorable logrando alcanzar el cumplimiento de todos los requisitos, frente al 47% de los ayuntamientos y el 42% de las diputaciones” cuando ya es posible manejar accesos rápidos y directos por chatbot, por ejemplo, como el que se diseñó para la Diputación de Castellón.

La situación está en vías de mejora y la administración continúa avanzando con proyectos como el Plan España Digital 2025, con alguna iniciativa tan ambiciosa como pasar del 10% de servicios públicos disponibles actualmente en forma de app a un 50%, así como actualizar todo el backoffice de las app para llevarlo a la nube híbrida, y así poder responder a los picos de demanda.

El plan, no obstante, yuxtapone todos los objetivos, pero no articula políticas para lograrlos de manera inteligente. Está repleto de palabras como infraestructura líquida, hiperconectividad, interoperabilidad, inteligencia artificial, digitalización inteligente, que si bien nos transportan al futuro no conllevan el billete para el viaje.

Una nueva iniciativa, que también recoge España Digital 2025, parece ser la puesta en marcha de un GobTechLab, del que ya existe uno en la comunidad de Madrid, en la línea del GovTechLab en Reino Unido que nos da una pista de la utilidad que este laboratorio tendrá y que se orienta a quienes están interesados ​​en la interfaz entre las tecnologías digitales emergentes y el gobierno. “El propósito de GobTechLab es facilitar la discusión, adopción y exploración de nuevas tecnologías digitales (IA, Internet de las cosas, Big Data, Blockchain) con el fin de apoyar la adopción de estas tecnologías en el sector público”.

“No podemos digitalizar España sin modernizar la Administración”

Carme Artigas. Secretaria de Estado de Digitalización e IA

¿Y qué tiene Estonia que a todos enamora?

Un país que ha sorprendido al resto del mundo es Estonia, uno de los 27 países que conforman la Unión Europea. Podría pasar inadvertida en un continente de grandes potencias pero por su tamaño, 11 veces menor que España, y con algo más de 1.3 millones de habitantes, 35 veces inferior que España, se ha ganado a pulso ser un referente para el resto de países, y no solo europeos.

¿El motivo? Su elevada digitalización. ¿El secreto? haber apostado por ella hace casi 25 años, prácticamente coincidiendo con su independencia de la URSS, empezando por insertarla en su sistema educativo.

Así, no es de extrañar que se sitúe en la 7ª posición del Índice de Economía y Sociedad Digitales (DESI) en el que España está en la posición 11. La primera posición en la dimensión de servicios públicos digitales, en la que como hemos visto España es la segunda, pero sin la capacidad de que esto influya todo lo bien que podría en nuestra economía y es que la digitalización por sí misma no es sinónimo de eficiencia.

Entonces, ¿qué hacen diferente?

Para empezar, su sistema X-Road, que interconecta las distintas áreas de la administración desde el 2001, garantizando el once only, es decir, que la administración pública sólo puede reclamar una vez los datos personales de un ciudadano, lo que en sí mismo ya es un considerable ahorro de tiempo. A partir de ahí, sólo bodas, divorcios o la compra de un piso requieren presencia física. El resto de trámites son online. Un total de 2,773 trámites pueden realizarse a través de este sistema.

Por ejemplo, convertir la agencia tributaria en un servicio y poder recibir información online en tiempo real sobre el estado de tu empresa o personal. Tal vez por ello Estonia ocupe el primer puesto en el ranking del índice de competitividad fiscal 2019, realizado por la Tax Foundation y presentado en España por el Instituto de Estudios Económicos.

Y esa mentalidad se ha ido irrigando al resto de servicios de la administración, de modo que realmente está al servicio del cliente, que es el ciudadano.

Otro de los puntos a su favor es que han sabido transformar una debilidad en una fortaleza, ya que el talón de Aquiles de un Estado totalmente digitalizado es su ciberseguridad. En 2007 Estonia sufrió un ciberataque, que algunos achacan a Rusia y ésta niega, y tras los incidentes, además de crear un ejército de cibervoluntarios, muchos de ellos de empresas punteras, también sentó el contexto para el reconocimiento del liderazgo de defensa cibernética de Estonia. Otras seis naciones, entre ellas España, se unieron para establecer el Centro de Excelencia Cooperativa de Defensa Cibernética de la OTAN (CCDCOE) en Tallin.

Conscientes de la importancia del talento, han intuido como nadie el funcionamiento de la economía digital. Una economía digital es global, así que en 2014 lanzaron la E-Residency, que no es otra cosa que una tarjeta de residencia digital, que cualquier ciudadano puede solicitar, por ejemplo desde países latinoamericanos y que si bien no da opción a residir en Estonia, sí que sirve por ejemplo para montar una empresa allí y por consiguiente en la Unión Europea.
Esta tarjeta permite hacer cualquier trámite por internet y desde cualquier parte del mundo, como por ejemplo abrir una cuenta bancaria en Estonia, hacer pagos online, firmar documentos o pagar tus impuestos.

El reconociendo de que cada vez existe una fuerza laboral móvil mayor, que está altamente cualificada y dispuesta a aprovechar la oportunidad de establecerse en un país como Estonia durante un tiempo limitado, les ha llevado también a diseñar acciones para captar el talento materia prima en la era de la digitalización.

Así por una parte ofrecen la posibilidad de conocer, guiados por especialistas, las mejores prácticas de e-Estonia lo que sin duda creará vínculos con los principales proveedores de servicios de TI y expertos estatales para respaldar sus planes de digitalización. Por otra, si ya ofrecían la posibilidad de ser residente digital, desde el 1 de agosto de 2020 los trabajadores en remoto pueden solicitar una visa nómada digital para estancias reducidas de hasta un año, aunque con alguna salvedad como que el sueldo que cobra el solicitante sea de 3504 € (sin impuestos), lo que en sí mismo ya selecciona un perfil de demandante muy concreto y alineado con la búsqueda del talento.

Tener una administración pública digitalizada aporta muchas ventajas. Además de hacerla más eficiente, facilita la vida de ciudadanos y empresas y, con la estrategia adecuada, además de servir para atraer capital y talento, nos hace más competitivos en un mundo globalizado.