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CheckingPlan  ·  Transformación digital

Las empresas de ‘facility services’ y de asistencia técnica mejoran su productividad con la transformación digital, desde funcionalidades sencillas hasta una ambiciosa estrategia del dato que, integrada en sus sistemas de gestión ERP y CRM, está reinventando el sector.

El sector de los facility services o servicios auxiliares a empresas está definitivamente decidido a profundizar en la digitalización de sus sistemas de gestión y producción, a través de la introducción de software avanzado y dispositivos en diferentes procesos pero también la actualización de sus profesionales, con el objetivo de incrementar su productividad para generar valor. Es la principal conclusión que arroja el informe de perspectivas para 2019 elaborado por la consultora KPMG con una encuesta a mil directivos. Así, el 83% de las compañías tiene previsto invertir en herramientas tecnológicas para mejorar su sistema de producción, mientras que la segunda área en la que invertir para el 52% será recursos humanos.

Previsiones de inversión

Mejora de sistemas de producción
Gestión de recursos humanos

Entre las prioridades para 2020 también se sitúan, según el estudio, la mejora de procesos (49%), seguir avanzando en la transformación digital (46%) y desarrollar nuevos productos o servicios (42%). Entrando al detalle del tipo de tecnología que se considera más relevante para 2020, el big data y analytics se llevan la palma (73%), seguidas de las herramientas cloud (43%). Por el lado de RR HH, atraer nuevo talento (27%) y la formación del personal (25%) son los principales retos.

Todo ello en un momento en el que el propio concepto de facility services se hibrida con el de facility management, más orientado a la gestión de edificios y sus servicios, que a su vez está derivando incluso en la gestión y desarrollo de los nuevos modelos de ciudad, en la transición hacia las smart cities, o el de business services. En cualquier caso, estamos hablando de integrar tecnología, entornos, personas y procesos.

La estrategia del dato

En este escenario, no es de extrañar que directivas de referencia como la vicepresidenta y CEO del grupo turístico Iberostar, Savina Fluxà, explique que cuentan con un Chief Digital Officer (CDO), de quien depende una Oficina de Gestión del Dato de reciente creación: “En primer lugar, necesitamos que la información esté realmente bien organizada y, a partir de ahí, tenemos varios proyectos para irle añadiendo capas de inteligencia: inteligencia artificial o analítica avanzada en mayor o menor medida”.

La estrategia del dato necesita una estructura adecuada de gobierno para que realmente sean de calidad y se les pueda sacar partido.

Así, las empresas están abordando proyectos de digitalización de la experiencia de cliente en el front-office, migraciones a plataformas Software as a Service (SaaS) y automatizaciones en el back-office a través de inteligencia artificial, que ayudan en la toma de decisiones operativas y comerciales.

En este contexto, la experiencia de Cuatroochenta en consultoría, desarrollo de apps ad hoc y con la plataforma inteligente de gestión de servicios CheckingPlan nos ha permitido participar en la integración de este tipo de soluciones con los sistemas de gestión ERP y CRM más generalizados en nuestros clientes, desde SAP, Navision, Zoho, Dynamics 360 o Sage y hasta Jira. Y en distintos sectores como industria (cerámica, automóvil), sanitario, transportes (aviación, trenes, autobuses, cruceros…), gestión inmobiliaria, de espacios, seguridad, retail, etc.

Dar “valor al dato” implica saber qué necesita una empresa (y en concreto de facilities) en sus sistemas de información. Solo así se construye una inteligencia del dato que le ayudará a poder pasar a la acción estratégica y táctica.

Funcionalidades más comunes

Todo el ecosistema de empresas services en sus vertientes facility, management o business tiene unas características muy concretas, a las que las soluciones que desarrollamos, comenzando por la suite de CheckingPlan pero también otras más específicas que abarcan productividad y gestión de partes de trabajo, responden con eficiencia en diferentes procesos, fundamentalmente los más recurrentes:

Movilidad

Para empezar, los empleados suelen trabajar en instalaciones distribuidas, es decir, en casa de distintos clientes. Pensemos en trabajadores de campo, comerciales o personas con pantallas embarcadas, para quien es necesario, por ejemplo, que el control de presencia (para aplicar la normativa de registro de la jornada laboral) se haga a distancia.

También en el caso de servicios de asistencia técnica (SAT) la central necesita tener ubicada en tiempo real, a través de un sistema de información geográfica (GIS), la flota SAT para poder hacer asignaciones dinámicas de recursos de forma que puede ser notificada al técnico mediante una alerta de nueva actividad.

Asistencia y validación

Una vez el técnico está en un lugar precisa tener acceso a información variada, como manuales de los distintos modelos de máquina, y cuando la asistencia se alarga poder imputar la dieta correspondiente, de modo que, por ejemplo, una simple foto al ticket de comida pueda conectarse con el ERP de la empresa. El cliente, por su parte, validará el parte de trabajo con una firma. Todo esto puede estar enlazado con el sistema de ticketing implantado en la empresa para la lectura y escritura de incidencias.

Interconexión para consulta de información

Los técnicos también suelen hacer pedidos de piezas de repuesto in situ o consultas sobre la garantía de las mismas, por ejemplo, lo que requiere de un robusto sistema de información y una interconexión que se obtiene gracias a la interfaz de programaciones de aplicaciones (API) de CheckingPlan.

Sensorización para ofrecer servicios a demanda

Otro tipo de servicios como el de limpieza se hace cada vez más a demanda. Con el avance de la sensorización es muy fácil saber el flujo de usuarios de los servicios con lo que se puede parametrizar, en base a los sensores interconectados y algoritmos inteligentes, la limpieza en función del número de usos y no del tiempo transcurrido desde la última limpieza. Incluso la digitalización del servicio permite prever futuras intervenciones. Pasamos de una planificación estática a una demanda en tiempo real.

Lo mismo sucede con un servicio de vigilancia que, mediante la generación de mapas de calor, nos permite conocer si necesitamos refuerzos en una determinada zona.

Generación de informes

Además, el módulo de business intelligence integrado para el diseño y generación de formularios impresos, informes de listado, cubos Olap, dashboard e informes basados en plantillas Word, permite a la persona usuaria modificar y hacer sus propias consultas SQL, visualizar la información en formato gráfico y configurar envíos automáticos. Todo ello con una gestión de roles para que los usuarios puedan tener acceso sólo a datos a los que estén autorizados.

En definitiva, se trata de aumentar la productividad de la empresa apoyándose en la tecnología. Las compañías que llevan a cabo procesos de transformación digital logran ser más competitivas, incrementando su valor de mercado hasta un 12%.