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Invoice System  ·  Productos Cuatroochenta

Gracias a la digitalización de facturas, Invoice System está permitiendo ahorrar tiempo y dinero a Pavasal, constructora de referencia en la Comunitat Valenciana. Una herramienta que, en un primer momento, fue desarrollada por Cuatroochenta como una solución ad hoc, pero que se ha convertido en un software comercializable para terceros. Descubre cómo.

Hace más de dos años el grupo Pavasal detectó un área que requería una mejora radical en la operativa diaria de la organización. Este artículo muestra cómo ha sido el proceso desde la detección de un área de mejora en la empresa hasta la creación de Invoice System, la herramienta que permite al grupo Pavasal la digitalización, gestión y validación de facturas y, a partir de ahora, también a otras empresas.

El pasado día 28 de octubre de 2020, Cuatroochenta organizó junto con la Asociación Para Directivos (APD) y Pavasal, un desayuno coloquio donde se reunieron directivos de empresas como Consum, Profiltek o Banco Sabadell, para analizar la experiencia de Pavasal en la gestión de la digitalización y validación de facturas online.

El evento contó con la participación como ponentes de Ana Ribera, responsable del departamento de transformación de Pavasal, y con Alfonso Martínez, director de operaciones de Cuatroochenta, quienes explicaron el proceso completo desde que surge la idea de digitalizar un proceso hasta que finalmente se implanta en la organización, pasando por el desarrollo e implementación de una solución tecnológica.

“Hoy en día la tecnología nos brinda una cantidad de posibilidades increíbles para transformar y mejorar los procesos, pero la actitud con la cual una empresa afronta esas oportunidades es la clave”

Ana Ribera, departamento de transformación de Pavasal

La mejora continua como filosofía de empresa

Las empresas que tienen una visión estratégica y a largo plazo están constantemente buscando mejorar todos los aspectos de la compañía y, uno de los más importantes, son los procesos.

Pero, ¿qué ocurre desde que una empresa decide que va a realizar una transformación hasta que concreta un proyecto determinado?

En el desayuno, Pavasal nos contó su experiencia en este proceso, desde que decidieron mejorar el proceso de recepción y validación de facturas, hasta llegar a decidir que la mejor solución era una herramienta totalmente adaptada a la casuística del grupo y que sirviese a todas las empresas, independientemente de tu tipología y características.

De forma simplificada y esquemática podemos identificar las fases que se han llevado a cabo desde la concepción de la idea, hasta la comercialización de la herramienta y es que, como veremos más adelante, no solo se ha desarrollado una herramienta para el grupo, sino que, incluso, se ha planteado su posterior comercialización a terceros.

Fases

Paso 1: Identificar y seleccionar qué procesos se pueden mejorar

El primer paso de todos consiste en identificar qué procesos o áreas de una empresa se pueden mejorar. Para ello, es muy importante tener en cuenta los siguientes aspectos clave:

Es necesario tener personal implicado para realizar la transformación, ya sea un departamento, un equipo o incluso una persona externa que sea el responsable de pilotar y de guiar todo el proceso. Sino se dedica tiempo y recursos, no es posible realizar una transformación efectiva.

El objetivo no es digitalizar, sino encontrar procesos ineficientes que requieren de una optimización.

Debemos ser conscientes de que los usuarios son el centro de todo. Son ellos y ellas los que van a utilizar las herramientas, por tanto, debemos hacer que se sientan lo más cómodos posible y entiendan que les van a ayudar en su día a día.

Por último y no menos importante, debemos realizar un análisis interno de la organización. Analizar de primera mano los procesos que ocurren en el día a día de la empresa. Sentarse al lado de un empleado y ver cómo trabaja, observar cómo es su día a día para poder identificar qué dificultades encuentra.

Teniendo en cuenta estos cuatro aspectos, Pavasal nos contó que fue estando al lado de los diferentes grupos de usuarios como se dieron cuenta de la importancia y dedicación de tiempo a la revisión de facturas. Fue muy impactante descubrir que las facturas dentro del grupo Pavasal para ser validadas por los distintos responsables viajaban físicamente de un punto a otro de España para ser firmadas.

Este proceso presentaba una gran complejidad actual, ya que, anualmente se generan en el grupo más de 50.000 facturas, en el proceso se implican más de 300 usuarios y decenas de empresas, cada una de ellas conectadas con herramientas diferentes.

Además, es un proceso que, si todo va bien, será más complejo en el futuro, ya que habrá más facturas, más usuarios, más empresas y, al fin y al cabo, más tiempo dedicado a la gestión.

Finalmente, también hay que tener en cuenta que la Administración cada vez solicita información en plazos más cortos y eso aumenta la necesidad de disponer de una herramienta que dote de agilidad al proceso.

Fue aquí cuando Pavasal decidió que era hora de mejorar este proceso y digitalizarlo para ser más eficientes.

Paso 2: Evaluación de soluciones existentes

Una vez ya se ha identificado qué proceso se va a mejorar se busca las soluciones existentes que se ofrecen en el mercado para solventar el problema.

Pavasal contactó durante meses con distintas empresas que ofrecían herramientas para la digitalización de facturas y, tras muchas demostraciones de distintos productos, concluyeron lo siguiente:

Había muchos softwares que eran perfectos para una empresa del grupo, pero no eran perfectos para otra y eso no era viable, ya que, desde el principio, se tenía claro que se necesitaba una solución única para todas las empresas del grupo.

Todas las herramientas ofrecían muchos módulos que no eran necesarios y, muy probablemente ni se iban a utilizar, por tanto, se estaba pagando por funciones que no eran necesarias.

Todas las empresas aludían a la facilidad de integración de su herramienta con otras, pero según la experiencia de Pavasal, esto no suele ser así.

Los presupuestos de estas herramientas se caracterizaban por la complejidad y confusión de los mismo, había muchas partidas diferentes a la hora de presupuestar y, al final, eran costes muy elevados.

Teniendo esto en cuenta estas cuatro conclusiones, ¿por qué no desarrollar una herramienta concebida desde el principio para la función concreta de digitalización y validación de facturas?

Fue aquí cuando Pavasal contacta con su partner tecnológico de confianza, Cuatroochenta, para desarrollar su idea.

Paso 3: Análisis y desarrollo de una solución a medida

Cuando una empresa o cliente contacta con Cuatroochenta, lo primero de todo es entender la necesidad real que tiene.

Posteriormente, una vez se tiene claro la necesidad real del proyecto, se estudian las soluciones disponibles mediante un mapa de gaps.

Un mapa de gaps consiste en identificar:

  • Cómo de lejos estamos ahora mismo de la solución ideal
  • Qué cosas nos separan de la solución ideal
  • Cuántas soluciones existen para solucionar el problema.

Se proponen distintas opciones tecnológicas, pero con diferente grado de solución e inversión. Con esta perspectiva amplia es más sencillo elegir la solución tecnológica óptima para cada problema.

Fue en este paso cuando se identifica que todo el mercado estaba orientado a digitalizar el papel y se identifica la oportunidad de crear un portal de proveedores concebido desde el inicio como un portal digital desde el cual los proveedores puedan subir directamente las facturas sin necesidad de imprimirlas y compartirlas con su cliente.

Desarrollo

Una vez se tiene claro lo que se quiere hacer es el momento de desarrollar el software en cuestión y aquí uno de los aspectos más importantes son las formas de trabajar entre Partner tecnológico y cliente.

Pavasal y Cuatroochenta suman ya más de 5 años de colaboración y las formas de trabajo durante estos años han variado enormemente. Sin embargo, como dijo Ana, el gran paso ha sido fusionar los equipos de ambas empresas. Esto ha permitido tener entregas constantes de valor con partes funcionales desde el primer momento, lo que ha permitido ir definiendo nuevas funcionalidades conforme los usuarios de la herramienta las iban demandando. Esta agilidad es fundamental para un proyecto de esta envergadura.

Según el informe Chaos Study realizado por Standish Group, los modelos de desarrollo ágiles tienen hasta un 60% más de probabilidades de tener éxito que aquellos que no son ágiles, como pueden ser los modelos basados en definir toda la funcionalidad el primer día y no tener agilidad y flexibilidad al cambio.

Además, en este mismo estudio se muestra que, para los proyectos grandes, las probabilidades de tener éxito, es decir, acabar el proyecto en los tiempos marcados, con el coste presupuestado inicialmente y con el alcance marcado, son el doble si se utiliza una metodología ágil, como lo es la metodología de Desarrollo Continuo empleada por Cuatroochenta.

Esta metodología de trabajo está basada en iteraciones (paquete de mejoras) donde el equipo de BA va definiendo el roadmap del proyecto (siguiente paquete de mejoras) y se va trabajando con iteraciones pequeñas que el equipo técnico estima y se pasa a producción cuando se aprueba por el cliente.

Finalmente, además de ser ágil, la metodología debe permitir al cliente tener un control presupuestario de su proyecto, por eso se aplican mecanismos que den certidumbre al presupuesto como son el reporting mensual de horas estimadas y horas realmente trabajadas.

Paso 4: Implantación en la compañía

La implantación de la solución es algo fundamental del proceso y por ello, la empresa debe ser consciente de que debe ser ella la que implante, que despeje tiempo de su equipo, que tenga mente de apertura al cambio.

Es fundamental que haya esa dedicación a la implantación ya que sino no podrá llevarse a cabo de forma correcta dificultando la transformación de la manera de trabajar del equipo.

«Los usuarios en el centro de la transformación. Los proyectos han de tener en cuenta sus necesidades reales, sus dificultades, sus expectativas y sus emociones»

Ana Ribera, departamento de transformación de Pavasal

Paso 5: Comercialización a terceros de Invoice System

Finalmente, como se ha comentado anteriormente, la última fase y algo que ha sido muy especial de este proyecto llevado a cabo entre Pavasal y Cuatroochenta, ha sido la posibilidad de ofrecer a terceros la solución desarrollada inicialmente para el grupo Pavasal.

El nombre comercial que se le ha dado en esta fase a la herramienta de digitalización de la recepción y validación de facturas es Invoice System.

Invoice System es un software de digitalización certificado por la agencia tributaria, que cumple con el artículo 7 de la orden eha/962/2007 el cual establece los requisitos del proceso de digitalización para que este sea válido frente a la administración tributaria y permita que el obligado tributario prescinda del papel.

La subida de facturas es simple y rápida. Se puede hacer mediante la digitalización de facturas y documentos impresos, es decir, se pueden escanear facturas y subir directamente a Invoice System o también se puede pedir a los proveedores que suban directamente la factura en el portal y así evitar imprimir las facturas.

Conclusiones: ¿qué le ha aportado Invoice System a Pavasal?

Pese a que actualmente Invoice System no está totalmente implantada en todo el grupo Pavasal, las conclusiones después de haber incorporado a la prueba de la herramienta a 15 empresas, 3 proveedores, 120 usuarios y unas 4500 facturas son las siguientes:

Trazabilidad y transparencia

Antes si se quería saber el estado de una factura o cualquier dato relacionado con la misma, las personas debían acudir a la consulta física de la factura. Ahora está todo a golpe de clic. Esto ha dado una tranquilidad y seguridad increíble ya que la información está disponible en la nube en cualquier momento y en cualquier lugar. Como dijo Ana en el desayuno: “Ahora podemos saber qué facturas, cómo, cuándo, quién, en qué paso están. Nos ha hecho visibilizar lo invisible.”

Ahorro de tiempo de gestión de personal y ahorro en costes

Gracias a Invoice System el ahorro en tiempos de gestión y de personal es significativo gracias a la accesibilidad total y transparente de la información. Las facturas ya no deben viajar físicamente a cada uno de los responsables y la gestión que antes podía llevar semanas ahora se puede realizar en cuestión de días.

Seguridad de la documentación

Gracias a ser una herramienta que guarda la información en la nube, los datos están protegidos ante catástrofes naturales, robos o accidentes en las oficinas.

Identificación de cuellos de botella

Ha permitido identificar personas con cargas de trabajo excesivas o necesidades de actualización o adquisición de competencias técnicas, así como la posibilidad de poder reasignar el trabajo en situaciones puntuales de bajas o vacaciones.

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