Próximamente todas las facturas de las relaciones comerciales Business to Business (B2B) deberán ser electrónicas en todas las organizaciones, independientemente de su tamaño. La ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida popularmente como la “Ley Crea y Crece”, elimina el papel, incluso los PDF y los envíos postales. El formato físico quedará como un proceso obsoleto y las empresas necesitarán un software que les permita no solo emitir y recibir las facturas electrónicas, sino también automatizar los procesos contables y la organización documental con total garantía.
¿Qué instrumentos son imprescindibles en la nueva ley?
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Factura Electrónica. Factura que se expide y recibe en formato electrónico en la que se documentan las operaciones comerciales entre empresas y autónomos. Técnicamente estas facturas tienen los datos estructurados de manera que están codificadas y son entendidas por sistemas informáticos, como las sintaxis XML, UBL, EDIFACT o Facturae, ajustadas al modelo de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización.
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Solución Pública de Factura Electrónica. Infraestructura de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para la emisión y recepción de facturas de las empresas o profesionales que así lo elijan. Igualmente sirve de repositorio universal y obligatorio para todas las facturas electrónicas. A través de esta solución, se hará el seguimiento del cobro en los términos previstos en el reglamento para evitar la morosidad.
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Soluciones privadas de facturación electrónica. Plataformas privadas interconectadas a la solución pública que permiten intercambiar facturas electrónicas entre el emisor y el destinatario, garantizando la interoperabilidad entre los diferentes sistemas. Las empresas que utilicen una solución privada tendrán que remitir obligatoriamente una copia de cada factura a la mencionada plataforma pública.
¿Qué persigue la nueva normativa?
- Digitalizar las relaciones empresariales
- Reducir costes de transacción
- Aumentar la seguridad
- Facilitar la transparencia en el tráfico mercantil
- Agilizar los plazos de pago
- Atajar la morosidad y el fraude
La nueva normativa busca impulsar la transformación digital de las empresas y tener información fiable sobre los plazos de pago efectivos. Las nuevas exigencias normativas han incentivado la implantación de la factura electrónica en el tejido empresarial español pero su uso no es aún masivo. La ley se prevé implantar en dos fases a partir de la fecha de la publicación del Real Decreto:
- 1ª: Las empresas y profesionales con una facturación anual superior a los 8 millones de euros tendrán un año para adaptarse a la nueva normativa.
- 2ª: Al resto de empresas y autónomos se les dará dos años para ajustarse
Implicaciones de la nueva ley
Una de las principales novedades que incluye la nueva ley es la obligatoriedad de informar sobre el estado de las facturas. La empresa o la persona destinataria deberá informar, con sus respectivas fechas, de la aceptación o rechazo comercial y del pago efectivo completo. A parte de esos estados obligatorios, también podrán informar de la aceptación o rechazo comercial parcial de la factura, del pago parcial o de la cesión a un tercero para su cobro o pago. Toda esta información se deberá intercambiar a través de soluciones tecnológicas ágiles. La nueva normativa prevé sanciones de hasta 10.000 euros por incumplimiento de los requisitos.
La solución pública de facturación electrónica, provista por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, será la plataforma de emisión y recepcion de facturas de las empresas y profesionales que lo deseen. Pero, además, quienes utilicen las soluciones privadas deberán remitir obligatoriamente una copia de la factura a la plataforma pública, de manera que sea un repositorio universal de todas las facturas B2B. De esta forma, la Agencia Tributaria obtendrá información estadística de las facturas electrónicas y de los reportes de información sobre el pago de las facturas. Todo ello permitirá monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad.
¿Qué soluciones pueden ayudarte a adaptarte y cumplir la normativa?
Con la nueva Ley Crea y Crece, todas las empresas deberán adaptarse a la nueva normativa, tanto las que ya hace tiempo que operan con factura electrónica como las que no lo habían hecho hasta el momento. Desde Cuatroochenta se ha trabajado para que sus productos y servicios de digitalización de facturas y las aplicaciones de gestión empresarial, de las que es partner, cumplan con el nuevo reglamento y faciliten esa adopción de manera ágil y eficaz.
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Matrix Connect
Es un portal centralizado que permite la recepción y emisión de facturas y a la vez la contabilización automática. Es una solución adaptada a la nueva realidad.
Esta solución permite:
- Recibir todo tipo de facturas y documentos
- Controlar los estados de las facturas y pagos
- Validar las facturas recibidas
- Enviar los datos para la contabilización automática
- Gestión documental
- Generar gráficas e informes estadísticos completos para un mayor control y seguimiento
«Los clientes podrán tener un control mucho más detallado de sus cuentas, una mejor gestión de recursos y una analítica de datos más eficiente»
Además, la solución de facturación Matrix, que cuenta con más de 1.000 clientes y gestiona más de 150 millones de documentos, dispone de una suite de productos interconectados que permite la emisión y envío de facturas, la clasificación y organización de los productos y la contabilización automática de facturas que, además, se conectan al ERP contable.
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Microsoft Business Central ERP
El software de gestión empresarial de Microsoft Business Central ERP también puede adaptarse para ajustarse a la nueva normativa. La solución combinará una nueva extensión para generar la factura en el formato necesario con validez legal, exportarla y subirla en la plataforma de envío utilizada.Desde Microsoft están trabajando en un módulo de documentos electrónicos estándar en Dynamics 365 Business Central que habilite los diferentes modelos de facturación electrónica requeridos por distintos países.
En paralelo, Ekamat ofrece una solución para exportar los datos en el formato necesario, que actualmente funciona para las administración públicas configurando los siguientes pasos:
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Configurar el certificado que otorga legalidad a los documentos. En Business Central se importa el certificado emitido por la fábrica nacional de Moneda y Timbre, que otorga validez legal al archivo generado.
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Configurar los tipos de archivo a emitir junto con la forma de pago. Dependiendo del formato solicitado por el cliente, es posible generar el tipo de archivo necesario, con los campos y requisitos necesarios.
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Indicar en la ficha de cliente la opción de permitir eFactura. En la ficha del cliente se activa y configura la opción de eFactura, introduciendo los detalles necesarios.
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Generar el fichero. Desde el ERP, es posible registrar la factura y enviar las facturas digitales en los diferentes formatos habituales, como XML.
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Envío al portal correspondiente/conectores. El archivo generado se puede subir a las plataformas correspondientes, como el portal de PIMEC.
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Consulta de estados. En el ERP es posible visualizar los estados de las facturas y hacer un seguimiento.
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Zoho
Cuatroochenta también ha empezado a adaptar la facturación de algunos clientes en la suite de Zoho, a través de la plataforma B2Brouter, que ya está dada de alta como proveedor certificado para la administración pública. Desde Conpas, como Premium Partners de Zoho, nuestro papel se centrará en ampliar las características estándares del módulo de contabilidad de Zoho Books. De manera automática, se generará el archivo en la sintaxis XML con los datos de la factura y se alojará en un servidor. Integrándose en nuestro entorno, a través de esa plataforma en la nube especializada en el intercambio de documentación electrónica, se leerá y distribuirá a los servidores del cliente recibiendo la factura electrónica. Conectando el ERP de Zoho con B2Brouter conseguimos:
- Automatizar el proceso de facturación
- Trazabilidad de las transacciones
- Ahorrar tiempo y evitar errores
- Fácil implementación e integración
- Eliminar problemas de gestión del cambio
- Cumplir la normativa de facturación electrónica de cada país
La nueva normativa española va en paralelo a otros reglamentos similares en otros países de nuestro entorno que exigirán en los próximos años la facturación electrónica para que esté estandarizada en 2025 y en la línea de otras medidas o acciones europeas como los nuevos servicios digitales de IVA VAT in the Digital Age (ViDA), que está previsto que esté operativo en 2028.
