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El Grupo Escudero es propietario de diferentes negocios en La Jonquera (Girona) entre los que se encuentran supermercados, restaurantes, un hotel y una tienda de deportes.
Situación
El Grupo Escudero se encuentra en constante expansión y, en estos momentos, está construyendo un gran supermercado y un “outlet” de más de 10.000 metros cuadrados. El Grupo ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos 15 años, pero éste no ha ido acompañado de una evolución acorde en las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), cosa que ha representado un cuello de botella para su expansión y, sobre todo, para la apertura de nuevos negocios.
La próxima puesta en marcha de un supermercado supone para el Grupo Escudero un nuevo punto de inflexión en el planteamiento de un cambio en las TIC. Una infraestructura tecnológica descentralizada, la dispersión y la duplicación de la información pueden entorpecer su apertura.
Por ello, la empresa decidió cambiar este aspecto negativo y sacar todo el partido de las TIC para sus negocios. Con el objetivo final de tener unas TIC totalmente alineadas con la organización, el primer paso para ello, siguiendo un criterio acertado y de bajo riesgo, fue llevar a cabo el cambio tecnológico en uno de sus supermercados. El siguiente paso será exportar esta solución a los demás supermercados, en concreto al de próxima apertura, y, más tarde, abordar el cambio tecnológico en el resto de negocios.
Gestión de la cadena de aprovisionamiento
Manejar más de 10.000 productos suministrados por más de 200 proveedores y ubicados en el supermercado y en dos almacenes externos es una tarea sujeta a muchas imprecisiones y a muchos errores humanos que se traducen en costes económicos. Para solucionarlo, se estableció un flujo de trabajo en el que desde la decisión de reposición o compra hasta la salida del producto por el TPV, pasando por su almacenaje, no existe ni una sola entrada de datos de forma manual. Basar toda la gestión de la cadena de aprovisionamiento en el sistema de identificación del producto por código de barras ha sido uno de los grandes aciertos del proyecto.
Podemos destacar tres puntos clave en esta parte del proyecto:
La utilización de dispositivos PDA táctiles con lector de código de barras trabajando en tiempo real permite, tanto al responsable del supermercado como a los responsables de cada uno de los almacenes, poseer el conocimiento y el control necesarios para gestionar su área de forma muy eficiente y libre de errores. Desde los dispositivos se pueden realizar de forma itinerante las siguientes funciones:
El intercambio de información vía FTP con los proveedores más importantes ha agilizado los procesos y ha disminuido la intervención manual y, por tanto, los errores. Se ha trabajado, sobre todo, la integración de las tarifas de compra y de las ofertas, así como la actualización de datos maestros de los artículos, como son referencias de proveedor, códigos de barras y unidades de medida. Por otro lado, se ha realizado un intercambio de documentos comerciales de compra, como pedidos, albaranes y facturas.
Cabe destacar la espectacular incidencia que ha tenido la recepción del albarán/factura electrónica previa a la recepción del género. Durante la fase de análisis, se dio por supuesto que la utilización de la PDA para verificar las recepciones de producto se traduciría en un mayor control pero también en un aumento significativo en el tiempo de recepción. Sin embargo, al implantar el intercambio electrónico, no sólo se ha reducido ampliamente el tiempo de recepción sino que también se han eliminado las tareas administrativas posteriores. En la mayoría de casos, mientras se coloca el producto recibido en las estanterías, la factura ya se ha contabilizado y se encuentra en la previsión de pagos.
En los negocios del Grupo Escudero, el gasto más importante representado en la cuenta de explotación se encuentra en la cuenta de compras. En este apartado las nuevas tecnologías han jugado un papel importantísimo ya que han garantizado que la compra se realice siempre al proveedor que tenga el precio más competitivo, dentro de los criterios establecidos de calidad. A diario, toda la demanda generada en distintos puntos de la compañía, se concentra en una hoja de trabajo en la que, de manera asistida y muy simple, se transforma en pedidos de compra al mejor proveedor de cada producto y/o en órdenes de transferencia a los almacenes si poseen stock suficiente para satisfacerla. Con el ahorro económico que supone este sistema, podemos establecer un ROI del proyecto a menos de 2 años.
Terminales Punto de Venta (TPV)
Los beneficios de la implantación del software de TPV de LS Retail son los siguientes:
1- Los TPV funcionan de manera off-line replicando con el servidor central cada 15 minutos (configurable).
Esto garantiza tanto la continuidad del negocio ante posibles fallos de comunicaciones o ante la caída del servidor central, como la monitorización de las ventas en tiempo real al mismo tiempo.
2- Se ha conseguido el fast check-out
En la línea de caja de salida eliminando las colas que antes se formaban en determinados periodos. Esto se ha conseguido gracias a:
3- Se ha mejorado el sistema de seguridad.
Sólo los encargados del supermercado puede realizar tareas específicas en el TPV, como anulación de tickets, cambio de precios, devoluciones de venta, aplicación de descuentos especiales, etc. Las personas que están en las cajas no pueden cambiar los precios. Además, en el backoffice se puede realizar una auditoría de todas las situaciones especiales.
4-La solidez del software de TPV
Al igual que la del sistema de sincronización, ha sido avalada por la ausencia total de problemas en los primeros meses de la implantación.
5- Aplicación de ofertas, promociones y fidelización de clientes.
Dentro de la línea de atención al cliente, estos son elementos muy valorados. LS Retail ofrece una amplia funcionalidad en este sentido.
6- Integración distintos TPV
El TPV táctil de la parte de bodega del supermercado y los dos TPV también táctiles de la tienda de ropa deportiva conviven perfectamente con los TPV fast check-out de la línea de salida del supermercado gracias a la posibilidad que ofrece LS Retail de mantener integrados distintos perfiles de TPV.
Para cubrir las necesidades de reporting operativo y análisis básico, el usuario utiliza la amplia variedad de consultas e informes subministrados por Microsoft Dynamics NAV y LS Retail.
Para un análisis de datos más avanzado y para realizar interrogaciones ad-hoc, el usuario utiliza Microsoft Excel contra los cubos OLAP del datawarehouse.
Para los informes analíticos y cuadros de mando de dirección, se ha utilizado una herramienta web de dashboarding totalmente integrada en Microsoft Dynamics NAV llamada Minimoid.
