El cliente: TECNALIA
TECNALIA se posiciona en España como el centro de investigación aplicada y desarrollo tecnológico más grande del país. Con 11 sedes en el territorio nacional y 5 delegaciones en diferentes partes del mundo.
Es la primera organización privada de España en contratación, participación y liderazgo en el programa Horizon Europe de la Comisión Europea y la cuarta en solicitud de patentes europeas.
Cuenta con más de 1600 empleados que trabajan en diferentes líneas de actividad, desde robótica, hasta metereología, biología molecular, ecodiseño, entre muchos otros. Trabajan para mejorar todos aquellos procesos y sistemas que nos influyen a las personas particulares, a las empresas, y a la sociedad en general.
El reto:
El objetivo inicial fue la implantación de un sistema de control horario para los empleados, teniendo en cuenta que la empresa cuenta con diferentes sedes y un volumen alto de empleados de diferentes perfiles.
La solución:
Combinación de métodos de fichaje.
Con la necesidad y características del cliente, se implantaron dos métodos de fichaje: la app móvil y el portal web. Estos métodos son compatibles entre sí, por lo que existe la posibilidad en ciertos perfiles de la compañía de poder realizar el fichaje de entrada por un método y fichar la salida por otro, sincronizándose los datos.
Además, a través del Portal Web del Empleado las personas trabajadoras pueden realizar peticiones de vacaciones, días de asuntos propios, permisos o bajas, las cuales quedarán registradas en el backoffice, y podrán ser aprobadas o denegadas por un supervisor.
Gestión desde el backoffice.
El cliente dispone de accesos con usuario de backoffice. Los gestores (personal de RRHH o supervisores) pueden visualizar el fichaje de los empleados, descargar informes, configurar avisos, validar horas, etc.
Sistema de Business Intelligence
Con el sistema de Bussines Intelligence integrado en CheckingPlan, el cliente puede visualizar, analizar y descargar datos en informes con diferentes diseños: Dashboards, cubos OLAP, Informes dinámicos con filtros, etc.
El módulo permite filtrar la información en función de diferentes parámetros: centros de trabajo, fechas, departamento, trabajador... y exportarse o enviarse en diferentes formatos: PDF, CSV, XLSX, etc. De manera periódica y automática, o descarga manual según necesidades.
Seguimiento del registro de la jornada de los empleados
La plataforma permite el envío de informes automáticos con la periodicidad y configuración que el cliente requiera, lo que evita el tener que entrar al backoffice si se quiere hacer una gestión desatendida.
El cliente tiene configurado un sistema de informes automáticos que les permite programar informes que se ejecutan de forma desatendida y llegan al correo electrónico de una o varias personas.
El departamento de RRHH de TECNALIA recibe un informe mensual, el primer día de mes, con el resumen de fichajes del mes anterior.
Además, tienen disponible el informe “fichajes incompletos” que muestra si han fichado entrada pero no salida, para poder corregir fichajes olvidados.
Integración con sistema de RRHH
CheckingPlan dispone de un API que permite la integración contra cualquier ERP y/o CRM. En el caso de TECNALIA existe una integración para el volcado de datos de fichaje en su propio sistema con Power BI.
Además, se ha realizado un conector API JSON con el que pueden consumir los fichajes del mes anterior y sirva de origen en Power BI. Este API tiene una capa de seguridad para que solo sea consumida en determinadas IPs.
Resultados:
El personal de RRHH de TECNALIA ha conseguido llevar una gestión optimizada del registro de la jornada laboral de todos los empleados.
«CheckingPlan ha revolucionado la gestión del registro de jornada en TECNALIA. Su facilidad de uso y precisión han contribuido a mejorar nuestra eficiencia, convirtiéndose en una herramienta indispensable para nosotros.»
