Imagina un oficial de limpieza que va registrando en un teléfono móvil todos los trabajos que va realizando, por ejemplo, en la terminal de un aeropuerto, en un hospital o en una calle de una ciudad. Además, hay instalados diferentes sensores que monitorizan el uso y las condiciones climáticas de un espacio y el carrito de limpieza o la máquina barredora tiene una tablet, que hace un seguimiento de la ruta que está realizando el oficial. Toda esta información se recoge en una plataforma online que permite controlar las tareas, en tiempo real, para prestar el mejor servicio. Así, si surge una incidencia, por ejemplo, en un aseo o en un quirófano, se consulta el registro de personal disponible y se avisa y envía al oficial que pueda resolverlo con la mayor rapidez y eficiencia posible.
Es una muestra de cómo la tecnología, en este caso el internet de las cosas (IoT) sumado al software, está ayudando a mejorar la gestión del mantenimiento y limpieza de instalaciones, tanto públicas como privadas. Un ejemplo de ello es la compañía Serveo (Ferrovial), integradora líder de servicios. Y así lo explica la responsable de Sistemas de la Información de la firma, Aurora Gómez, en ‘Facility Managament: cuando los datos hacen hablar a los edificios’, el nuevo episodio del podcast de Cuatroochenta Cuidado con las macros ocultas. Para Gómez, la tecnología es esencial para recopilar y analizar los datos y ofrecer la mejor respuesta al cliente.
«Para nosotros el dato es fundamental porque necesitamos registrarlo todo: qué ha hecho un operario, cómo se están moviendo las máquinas, si están limpiando o si están paradas. Todo con el objetivo de analizar si estamos dando el servicio correctamente o si puede mejorar»
Datos para ganar eficiencia
Los datos ayudan a optimizar y mejorar la gestión de todo tipo de inmuebles infraestructuras, desde hospitales y escuelas a cárceles, carreteras, líneas de tren o, incluso, parques naturales. Es el abanico de infraestructuras, por ejemplo, que gestiona la Generalitat de Catalunya, con más de 7.000 inmuebles a su cargo. Ejemplos que dan una idea de la gran diversidad de patrimonio que debe tutelar y mantener esta administración pública. A todo ello se suma, además, la gestión de cerca de 11.500 tributos y 353.000 bienes entre vehículos, obras de arte, mobiliario o material informático, entre otros. Ante estos números, la tecnología es la herramienta base para conseguir ser “operativos y estratégicos”.
Así lo describe en el podcast de Cuatroochenta el jefe del Área de Implementación de Gestión de Inmuebles y Servicios de Soporte de la Generalitat de Catalunya, Lluís Dalmau, quien defiende que la tecnología es una gran aliada del Facility Managament. Pero ¿qué tipo de soluciones son más estratégicas? ¿Qué retos abre la obtención y explotación de datos?
La digitalización del Facility Managament
Hoy en día existen plataformas digitales capaces de gestionar el inventario, el consumo energético y la sostenibilidad de edificios y bienes inmuebles, así como el registro horario de las personas operarias o las incidencias que puedan estar asociadas a un servicio. Son soluciones que ofrecen una gran cantidad de datos para “ganar eficiencia” y gestionar mejor los recursos, teniendo en cuenta, que la gestión de edificios y los servicios son el segundo gasto más importante, después de los recursos humanos.
Para una organización, tanto pública como privada, es importante conocer y monitorizar, por ejemplo, su gasto en electricidad sin tener que perseguir una factura. Será mucho mejor obtener ese dato directamente, de forma automatizada y en tiempo real del contador. Además, a través de plataformas digitales, se generarán indicadores para que la compañía sepa cuánto gasta por metro cuadrado o por persona en cada tipología de espacio. Del mismo modo, es fundamental digitalizar la gestión ambiental de los edificios para que las empresas y administraciones reduzcan el consumo de recursos naturales.
«En el año 2024 tendremos la mayor parte del patrimonio de la Generalitat con gestión ambiental y obteniendo datos. De esta manera, sabremos cuánto habremos ahorrado en kilovatios o metros cúbicos de agua o gas y en cuánto habremos reducido la producción de residuos»
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Retos para el Facility Managament
La digitalización de la gestión y mantenimiento de edificios e instalaciones genera una gran cantidad de datos para poder optimizar procesos y mejorar la toma de decisiones, pero al mismo tiempo plantea nuevos retos a las organizaciones:
Discernir entre los datos que son importantes y los que no, es uno de los desafíos que tienen sobre la mesa muchas compañías que gestionan un gran volumen de información. En los servicios de alumbrado, por ejemplo, se recogen datos cuarto horario sobre el encendido y apagado y consumo energético. Eso hace, explica la responsable de soluciones de negocio de Serveo, que el registro de datos mensual sea inmenso. Por ello, cobran importancia las herramientas de análitica avanzada que evalúan el pasado y ayudan a hacer previsiones en función del mercado energético.
Además de la seguridad y la integración, las organizaciones deben poner a las personas en el centro de la gestión de infraestructuras y servicios ya que son las usuarias de los edificios y se debe priorizar su seguridad, confortabilidad y bienestar. “Reservar el lugar de trabajo o una plaza de párquing debe ser igual de fácil que comprar una entrada de cine a través de una app” concluye Lluís Dalmau.
