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Alejandría  ·  Productos Cuatroochenta

Se calcula que el 3% del volumen documental de una organización es esencial y, por tanto, debe preservarse. La tecnología puede ayudar a identificar y clasificar toda esa documentación primordial para la actividad de la entidad.

Los documentos de archivo son aquellos que son generados por las organizaciones durante el desarrollo de sus actividades, como actas, resoluciones, acuerdos, expedientes, nóminas, libros de contabilidad y un lugar etcétera. Se pueden presentar en múltiples soportes, desde textuales a fotográficos, audiovisuales o electrónicos. Son únicos y originales y su valor testimonial hace que deban ser conservados a largo plazo. La importancia de estos documentos no solo reside en la información que contienen, sino en en que se convierten en instrumento crucial para ayudarnos a tener acceso a decisiones y eventos del pasado. Entremos un poco más en profundidad.

¿Qué características tienen los documentos de archivo?

Autenticidad y originalidad

Es un principio básico de todo documento de archivo y, por tanto, nunca existen dos iguales. Para su conservación, se debe acreditar tanto la autoría como la fecha de creación.

 

Valor probatorio

Avala una actividad y proporciona información suficiente sobre los hechos o trámites que representa. Tienen, por tanto, un interés testimonial que puede llegar a ser histórico en algunos casos.

Inalterable

Los documentos no pueden ser cambiados ni alterados y se debe garantizar su integridad. La organización debe velar por su protección y seguridad para que no sean modificados.

Accesibilidad

Se debe asegurar el acceso físico o electrónico al documento y debe reunir las condiciones óptimas de preservación, ya que en la mayoría de casos deben conservarse a largo plazo.

Alejandría, la forma más sencilla de organizar los documentos de archivo

Cumplir todos estos requisitos se convierte en un reto para el archivo de documentos de las organizaciones que manejan importantes volúmenes de documentación, tanto en formato físico como digital. La gestión documental y de archivo en empresas y administraciones es fundamental para clasificar y almacenar la información que se genera. Por ello, desde Cuatroochenta hemos desarrollado Alejandría, un software capaz de guardar, administrar y controlar el movimiento y tratamiento de los documentos de archivo y, todo ello, además con las máximas garantías de seguridad.

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