Alejandría es un software para la gestión de archivos documentales que permite a cualquier empresa o institución organizar su documentación, tanto en formato físico como electrónico, de forma integral y segura con la garantía de la tecnología blockchain.

La plataforma de gestión de archivos Alejandría, que forma parte del abanico de productos de Cuatroochenta tras la adquisición de 4TIC, cubre una necesidad creciente, tanto para las instituciones públicas como para las empresas, de gestionar y preservar un gran volumen de documentación física y electrónica. Incorpora, además, el uso de la tecnología blockchain para garantizar la integridad y la trazabilidad de los documentos y expedientes almacenados.

Alejandría nació en 2013 con el objetivo de preservar, ordenar y clasificar la documentación de los archivos universitarios. La Universitat de Girona (UdG) fue la primera en ponerla en marcha y ya son siete los centros universitarios que han apostado por este producto, como es el caso de la Universitat Politécnica de Catalunya (UPC). Durante este tiempo, se ha convertido en una herramienta clave para la gestión de los archivos y fondos documentales y administra ya más de 500.000 expedientes.

Gestión y clasificación de documentos

Este software permite unificar, en una sola plataforma, la gestión y clasificación de los documentos físicos y electrónicos e, incluso también, de expedientes híbridos que contengan ambos soportes. Prevé la integración de otras aplicaciones que tenga la organización a través de API, evitando tener la información duplicada o en diversas ubicaciones y ganando, así, en orden y eficiencia.

Liberación de espacio y control de acceso

Hablando de volúmenes ingentes de documentos, otra de las grandes ventajas que aporta es la de liberar espacio. Y es que abarca todo el ciclo de vida de un documento, desde su creación hasta su conservación indefinida o destrucción, atendiendo los criterios legales y la normativa interna de cada entidad. Dentro de todo este proceso, contempla, además, el control y la supervisión del acceso, préstamo, transferencia o consulta.

Uso de blockchain

Con esta solución tecnológica, las organizaciones ganan seguridad y transparencia ya que, Alejandría, además, ha integrado el uso de blockchain. Se puede registrar la trazabilidad de los documentos y expedientes críticos en la cadena de bloques y controlar en todo momento cualquier cambio que se efectúa en la documentación y, por tanto, evitar cualquier tipo de manipulación.

Resellado de documentos

El resellado de documentos es otra de las garantías de seguridad que ofrece esta plataforma. Es un mecanismo que verifica, de forma electrónica, la validez y autenticidad de la documentación, añadiendo un nuevo sellado, cuando el anterior está a punto de caducar.

Alejandría gestiona y administra ya más de medio millón de expedientes documentales

Funciones de Alejandría

Gestión de archivos documentales

Trazabilidad integrada en Blockchain

Control de acceso

Integración con otras aplicaciones mediante API

Flexibilidad en los metadatos

Integración de los depósitos físicos

Cumplimiento del ENI y el ENS

Resellado de documentos

Principales clientes

  • Universitat Politècnica de Catalunya (UPC)
  • Universitat Oberta de Catalunya (UOC)
  • Universitat Jaume I de Castelló (UJI) 
  • Universitat de Girona (UdG)
  • Universitat de Lleida (UdL)
  • Universitat de Vic (UVic)
  • Universitat Rovira i Virgili (URV)
  • Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)

Alejandría integra en una única plataforma la administración, conservación y clasificación de la documentación de una organización, de acuerdo a la legislación vigente o la normativa interna de la entidad.