La construcción es un sector tradicional en el que los procesos se suelen realizar de manera analógica sin tener presente la tecnología como factor indispensable en el trabajo diario. Ser conscientes de cuáles son los elementos que restan eficacia en la empresa, que nos hacen dedicar más tiempo del debido a las gestiones internas o externas en nuestro día a día, es el primer paso para poder ponerles fin y comenzar con la digitalización que contribuya a mejorar y tener un mayor control de nuestro trabajo.
Son muchas las constructoras dedicadas a la obra pública que están obligadas a gestionar las subcontratas de una manera determinada, lo que conlleva un arduo trabajo que no todas realizan correctamente porque lo hacen de forma manual. ¿Cómo optimizar este proceso mediante una solución tecnológica?
Retos
- Control automático de la documentación. Tener la documentación siempre en vigor requiere un intenso control de documentación de las diferentes empresas subcontratadas, especialmente de su personal y maquinaria. Velar por que todo se cumpla de manera correcta es la principal actividad diaria porque la última responsabilidad es la de las constructoras.
- Recopilación y actualización mecánica de información. Los procesos de recopilación de documentación que la mayoría de las empresas del sector emplean son muy complejos y manuales; por lo que requiere de la inversión de tiempo y recursos en la actualización constante de la información.
- Mejora de la comunicación. Además, la forma de contacto con las subcontratas suele estar desactualizada. La principal vía de contacto con ellas suele realizarse a través de mails, por correo postal, teléfono y demás canales tradicionales para solicitarles toda la documentación requerida a la hora de crear un expediente para un pliego.
Soluciones
- Creación de un portal web intuitivo dirigido a la gestión documental de empresas subcontratas.
- Activación de un sistema de notificaciones y reporting que avise a todas las subcontratas dadas de alta de la caducidad de los documentos o de la actualización de cualquier tipo de información para estar al día.
- Implantación de un sistema de validación de documentos para controlar el grado de cumplimiento y actualización de la información para poder cerciorarse que la documentación es siempre la adecuada.
Diseño adaptado a las necesidades de cada cliente
A través de una interfaz visual completamente personalizable se puede visualizar:
- Un resumen gráfico con los documentos pendientes de validar.
- El porcentaje de cumplimiento.
- Una sección con los mensajes recibidos por parte de las subcontratas.
- Un apartado adicional de todas las obras activas e inactivas, en el que se puede añadir más obras existentes de manera sencilla.
Por su parte, las empresas subcontratas también podrán acceder con una vista específica y consultar un dashboard con:
- El gráfico de cumplimiento: porcentaje de documentos validados en relación al total solicitado.
- Listado de documentos y su estado (destacando los pendientes).
- Mensajes (destacando los que estén sin leer).
- Datos de la subcontrata (para verificar que son correctos y acceso a su edición).
- Panel de obras asignadas.
Herramienta eficaz para los implicados: empresa constructora y subcontrata
Gracias a la plataforma las empresas del sector podrán realizar un control más exhaustivo de toda la documentación para cada proyecto, ahorrando así horas de gestión y de validación. Pero el portal web permite también a las propias subcontratas gestionar de manera mucho más rápida su documentación. Una vía muy eficaz por la que podrán gestionar y archivar su propia información con el fin de tenerla siempre actualizada.
Además, el portal web es un canal de comunicación bidireccional para las dos partes implicadas en los proyectos de obras públicas (contrata y subcontrata) y permite generar distintos esquemas e información requerida en base al tipo de subcontrata; se adapta a los nuevos requerimientos del cliente.
Resultados
Ahorro de tiempo de gestión en recopilar la documentación.
Mejora de control.
Reducción de riesgos en la subcontratación.
