El cliente: Universidad Complutense de Madrid (UCM)
La Universidad Complutense de Madrid es la universidad presencial más grande de España y la tercera de Europa. Cuenta con más de 1.200.000 metros cuadrados, lo que supone la gestión de casi 130 edificios, entre facultades, colegios mayores, zonas exteriores y otros centros distribuidos en los tres campus. Además, por la UCM pasan al día 99.000 personas, entre alumnado, profesorado y personal de administración y servicios.
El volumen y la diversidad de los espacios son determinantes y condicionan el mantenimiento de los activos que conforman su gestión. Para hacernos una idea: 1 área de mantenimiento de la UCM puede tener más de 1.000 incidencias al año.
Fruto de su labor de mejora continua y con el objetivo de mejorar los servicios que dan soporte al personal PDI/PAS y los servicios encargados de la operatividad de los edificios, la Dirección de Gobierno TI de la Universidad Complutense de Madrid (UCM) apuesta por FAMA como plataforma tecnológica única a la que se le incorporen, de manera progresiva, todos los procesos de Facility Management que implican personas, espacios o inmuebles, incluidos aquellos que se realicen de forma manual.
El reto
«FAMA tiene una ventaja fundamental: el equipo humano, totalmente centrado en una especialidad (facility management), dinámico, joven, inquieto, que te lleva la delantera, que te da valor, es decir, te proponen más de lo que tú has intentado atisbar, te proponen nuevas soluciones y se adaptan perfectamente a los requisitos que les pedimos».
La solución
Principales funcionalidades:
- Inventario de inmuebles.
- Integración con el directorio de la UCM.
- Estructura organizativa y de centros de coste.
- Soporte continuado.
- Acceso a proveedores (incluyendo restricciones de visibilidad).
- Integración con SAP.
- Portal con acceso a personal PDI/PAS para la solicitud de servicios.
«Para FAMA es muy importante cerrar el círculo desde que un usuario introduce una incidencia, el gestor encarga el trabajo que corresponda y el proveedor lo ejecuta para resolverla. De esa manera el conocimiento que genera la plataforma sirve para la toma de decisiones y predicciones en base a los tiempos de respuesta o la frecuencia y tipología de incidencias».
Resultados
Gestión global de los procesos asociados al mantenimiento de las instalaciones de la Universidad a través de información en tiempo real.
Optimización del estado de conservación de las instalaciones a través de la generación automática de los programas de mantenimiento técnico-legales y preventivos internos.
Facilidad en la toma de decisiones sobre presupuestos operativos y de rendimiento financiero, gracias a la información de costes asociados a los procesos de mantenimiento y obras de cada inmueble que ofrece el sistema.
Normalización de los flujos asociados a los proyectos de obras con vinculación a la documentación necesaria en cada fase.
Integración de los planos con la BBDD alfanumérica que facilita, de forma automática, información sobre usos de los espacios, costes del mantenimiento de cada m² o ubicación en el plano de sus activos, entre otros.
Inventario patrimonial de los activos inmuebles de la Universidad, según normativa, generando un repositorio activo de información (datos patrimoniales, derechos, datos catastrales…) del que podrá solicitar información el personal de la Universidad.
Gestión optimizada de los suministros de material de oficina a todos los centros de la Universidad, mediante la actualización automática del stock y un control de las entregas a través de albaranes.
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Solicitudes durante 2022
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Tareas atendidas por técnicos
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Promedio usuarios/día
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Usuarios dados de alta
«Fue determinante que FAMA estuviese centrada en la actividad, en la gestión de espacios, y tuviese mucha implantación en los organismos públicos españoles, con lo cual hablaba nuestro mismo lenguaje. Ya conocía los problemas de otros clientes y ya tenía un montón de posibilidades para configurar y adaptarse a las necesidades que teníamos en la UCM».
Hitos más destacables:
