Uno de los retos a los que se enfrenta el sector retail es el de la gestión y mantenimiento de sus puntos de venta. En muchas ocasiones, son muchos establecimientos, separados geográficamente y de diferentes dimensiones y características. Pensemos en cadenas de tiendas, de supermercados, de restaurantes, grandes centros comerciales o show rooms, por citar algunos ejemplos. Son instalaciones con necesidades muy diferentes para mantener el espacio confortable, limpio, seguro y atractivo, tanto para los clientes como para el personal. Y esto engloba desde los suministros, hasta la limpieza o el mantenimiento de las instalaciones, pasando también por el cumplimento normativo de seguridad y salud laboral o la gestión de la sostenibilidad.
Ante esta complejidad, la tecnología puede jugar un papel fundamental para garantizar el buen funcionamiento e imagen de los establecimientos, a la vez que mejora la eficiencia y reduce los costes. Hoy en día existen soluciones que permiten agilizar la operativa diaria, disponer de información para tomar decisiones estratégicas, evaluar el rendimiento de los diferentes procesos y detectar necesidades y puntos de mejora. Y, en definitiva, tener la máxima información para dirigir las inversiones.
Desde FAMA, la unidad de Facility Management de Cuatroochenta, hemos detectado los principales beneficios que puede tener el uso de soluciones avanzadas e inteligentes. Gracias a nuestra experiencia de más de 25 años como aliado tecnológico en la gestión integral de activos e infraestructuras de numerosas organizaciones, entre ellas compañías de referencia del retail, vemos como la tecnología puede optimizar la gestión patrimonial en el sector, de una forma fácil, flexible y segura.
¿Cómo puede ayudar la tecnología a gestionar los puntos de venta?
Mayor control del mantenimiento.
Ayuda a programar tareas preventivas y correctivas, a activar alarmas cuando hay una acción pendiente. Hay software que incluso permite integrar los planos de las instalaciones para tener una exhaustiva y mejor visibilidad de las instalaciones y equipos de cada tienda. Es lo que ha hecho, por ejemplo, CASER, líder en bancaseguros del mercado español. Se ha dotado de un sistema informático para unificar la gestión del mantenimiento de sus puntos de venta y también de sus residencias de mayores y hospitales. Así, ha logrado un mayor control y optimización de la gestión de las instalaciones, con el consecuente ahorro en servicios generales.
Facilitar la gestión de proveedores.
Desde una única plataforma se centraliza la gestión de todo el abanico de proveedores de servicios, ya sea de limpieza, climatización, revisión de sistemas de prevención y extinción de incendios, reparaciones u otros servicios auxiliares. Además, permite tener un control en tiempo real de los indicadores asociados a cada acuerdo de nivel de servicio (ANS o SLA) facilitando la toma de decisiones. De esta manera, se consigue un doble objetivo: optimizar costes y mejorar la calidad de los servicios.
Acelerar la resolución de incidencias.
Gracias a la tecnología, los gestores de los locales pueden hacer un control más eficiente de las incidencias que pueden surgir en cada tienda, asignar responsabilidades y plazos de resolución. Además, pueden disponer de información de las averías reportadas por una tienda concreta, las que están pendientes y todo el histórico.
Agilizar la comunicación.
A través de una app o un portal web, el personal de tienda puede solicitar, por ejemplo, de manera fácil e intuitiva un servicio para reparar una instalación eléctrica seleccionando un edificio o un punto concreto de las instalaciones. La persona gestora o supervisora puede asignar la orden de trabajo. Y el operario u operaria recibirla en su smartphone para llevarla a cabo e informar de las horas invertidas y el material utilizado. Todo ello facilita la resolución de las incidencias, aumenta la productividad y el control del personal técnico.
Disponer de un inventario clasificado.
Existen plataformas que permiten tener un catálogo de todas las propiedades y espacios de la compañía, vinculándolo a los diferentes contratos asociados. Estas soluciones automatizan los procedimientos y expedientes relativos a la gestión del patrimonio. Permiten integrarlo con el sistema económico-financiero para realizar cálculos de repercusión u obtener el coste mensual o anual en función de la zona geográfica o el tipo de inmueble. Toda esta información es muy útil para que el retailer oriente inversiones y obras. FIATC Seguros, por ejemplo, utiliza este tipo de herramientas para gestionar los servicios generales de sus más de 50 inmuebles repartidos por toda España. La segunda mutua española en volumen de primas cuenta no sólo con puntos de venta, sino que dispone también de una clínica, centros médicos y residencias para mayores. En su caso, la tecnología ha logrado cubrir las necesidades y la versatilidad de cada tipo de inmueble.
“FAMA nos ha permitido adaptarnos para dar la respuesta adecuada a cada tipo de usuario y espacio teniendo en cuenta su gran diversidad. (...) Además, al tratarse de una herramienta predictiva, nos permite anticiparnos y evitar riesgos a la hora de mantener un espacio sin utilizar”.
Jesús Antonio Díaz, Director de Servicios Generales GRUPO FIATC
Automatizar la gestión de la sostenibilidad.
El software posibilita automatizar y gestionar, de forma centralizada e integrada, todos los aspectos relativos a la sostenibilidad, como la huella de carbono y huella hídrica, los indicadores de impacto medioambiental, social y económico o la gestión de residuos.
Tendam gestiona el mantenimiento de sus casi 830 tiendas en España y México con FAMA
Una de las principales compañías europeas del sector moda confía en la plataforma FAMA AFM para agilizar el mantenimiento de sus puntos de venta, entre tiendas, sedes y ShowRooms en España y México. La compañía, que está detrás de marcas como Women’secret, Springfield, Cortefiel, Hoss Intropia o Pedro del Hierro, dispone de una herramienta propia y orientada para mejorar la gestión de los avisos de averías o fallos para poder corregirlos.
La solución integra a todos los actores implicados en el flujo de gestión, desde la creación de la incidencia hasta su resolución por parte los proveedores de servicios, pasando por la autorización de los gestores. El sistema permite, además, generar informes para tener un mayor control y una mayor agilidad en la toma de decisiones.
“La Plataforma Tecnológica FAMA AFM ha puesto en manos de Tendam un canal único para la gestión integral del mantenimiento correctivo, que nos ha permitido agilizar los avisos de nuestras casi 800 tiendas y la gestión posterior de las empresas que nos ofrecen los servicios de Facilities. Todo ello sin olvidar la ventaja primordial de integrar la analítica posterior de datos en una única plataforma, fundamental para el Departamento de Mantenimiento de una compañía con tal volumen de procesos de gestión”.
Javier Mateo Matas, Responsable de Mantenimiento e Instalaciones de TENDAM España
