El cliente: La Universidad de Jaén
La Universidad de Jaén es una universidad pública española que inició su andadura como institución autónoma en 1993. Desde entonces, viene realizando una apuesta decidida por la innovación y la calidad, tanto en la implantación de sus titulaciones, como en el avance de sus infraestructuras, que se traduce en el aumento de la actividad docente e investigadora.
Hasta la fecha, la gestión del mantenimiento de las instalaciones de la Universidad de Jaén se limitaba a una base de datos propia elaborada en Access, la cual contaba con un repositorio de las instalaciones, de los proveedores, de las gamas de mantenimiento preventivo y de las incidencias que se iban registrando. Estas incidencias se recogían por medio de formularios web que los solicitantes iban rellenando y cuyo aviso de resolución era realizado vía correo electrónico.
De este modo, surgió la necesidad por parte de la Universidad de Jaén de incorporar un sistema que les permitiera llevar a cabo la gestión completa del mantenimiento desde un único entorno tecnológico, con el objetivo de optimizar recursos y procesos, disponer de una adecuada trazabilidad de las incidencias y mejorar la eficiencia en la gestión de las instalaciones.
El reto
El reto ha sido dotar al Servicio de Obras, Mantenimiento y Vigilancia de Instalaciones de la Universidad de Jaén de un sistema de información y gestión del mantenimiento con capacidad para gestionar de manera integral todos los elementos vinculados al mantenimiento de sus instalaciones, y proporcionar una visión global de todo el proceso asociado al mismo, cuyo alcance ha sido: el Campus de las Lagunillas en Jaén, donde se ubican 21 inmuebles; el Campus Científico Tecnológico de Linares, que cuenta con 5 edificios; el edificio de Magisterio, en el centro de la ciudad de Jaén; y el Parque Científico Tecnológico de Geolit, donde cuentan con algunas dependencias dedicadas a la investigación.
Todo ello, en tiempo récord, ya que el módulo de Mantenimiento Correctivo debía estar a plena disposición en un breve espacio de tiempo desde la puesta en marcha del Proyecto.
Por otra parte, el Sistema debía integrarse mediante API con la herramienta de autentificación (SIDUJA), de la que ya disponía la Universidad de Jaén, para que sus usuarios (PDI y PAS) pudieran acceder a los Servicios de la Intranet y facilitar, así, el acceso al sistema de gestión de mantenimiento.
La solución
Según estas necesidades y requerimientos, se ha implantado la solución integral de Facility Management, FAMA AFM, en su versión 12. Dado que el producto tiene la ventaja de ser modular, se eligieron diferentes módulos de tres ámbitos funcionales de la solución: el ámbito de Inmuebles y Obras, el de Gestión de Espacios y el de Gestión de Mantenimiento y Servicios Generales.
Todo ello en modalidad cloud computing de tipo SaaS (Software as a Service), que ofrecía interesantes ventajas a la Universidad.
¿Necesitas una herramienta sencilla que te ayude a gestionar y optimizar procesos de forma eficaz?
Resultados:
El nuevo sistema de información está facilitando a la Universidad de Jaén:
"Gracias a la solución integral de Facility Management, FAMA AFM, hemos conseguido integrar en una única plataforma muy intuitiva la gestión del mantenimiento, de obras y proyectos y el seguimiento de los contratos; logrando optimizar recursos y procesos y mejorar los servicios que prestamos".
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instalaciones de inventario
A través de FAMA, la UJA está gestionando actualmente el mantenimiento de 5910 instalaciones de inventario repartidas en 35 edificios
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usuarios funcionales
2217 usuarios funcionales, de los cuales 2052 es personal PDI (Personal Docente Investigador) y PAS (Personal de Administración y Servicios)
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órdenes de trabajo
Promedio de 805 órdenes de trabajo de servicios y de mantenimiento correctivo gestionadas mensualmente con FAMA
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gestiones exitosas
Se gestionan con éxito un 97% de las órdenes de trabajo de servicios y de mantenimiento correctivo que se generan a través de FAMA
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operaciones de mantenimiento preventivo
A través de FAMA se generan anualmente alrededor de 22.300 operaciones de mantenimiento preventivo sobre las Instalaciones de la UJA.
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peticiones mensuales
Promedio de 721 peticiones de servicios e incidencias de mantenimiento registradas mensualmente mediante FAMA
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opciones catalogadas
Los usuarios solicitantes tienen disponible, a través de FAMA, un catálogo con 118 opciones de servicios y peticiones de mantenimiento a solicitar
