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Gestión documental  ·  Productos Cuatroochenta

Todos los documentos tienen un valor histórico, jurídico y testimonial y los archivos permiten conservarlos y preservar, así, la memoria.

La archivística (también conocida como archivología o archivonomía) es la ciencia que estudia las técnicas de gestión documental y la administración y el tratamiento de fondos documentales. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones: recoger, conservar y servir. Pero es la conservación, sin ninguna duda, su misión más importante, ya que sirve para preservar la memoria histórica. Teniendo en cuenta esa relevancia ¿Cuál es el origen y la historia de la archivística?

recoger, conservar y servir

Edad Antigua

Durante esta época, reyes, príncipes, señores feudales y eclesiásticos utilizaban los templos y los palacios para guardar, junto a sus tesoros, todo tipo de títulos sobre sus tierras y derechos. En la ciudad de Ebla, en la antigua Mesopotamia, se halló uno de los primeros y más grandes archivos del Próximo Oriente, y que data de mediados del III milenio a. C. Se encontraron más de 20.000 tablillas, con todo tipo de documentos administrativos, religiosos, comerciales, tratados internacionales, textos literarios, listados de vocabulario e incluso indicaciones sobre traducciones. Un gran volumen de documentación que ha permitido sacar a la luz la organización de esta sociedad situada al norte del actual Siria.

Mundo Greco-romano

La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de la evolución de la archivística. De hecho, la palabra archivo proviene de la voz latina arhivum, que a su vez tiene su origen en la voz griega archeion. En aquella época los archivos también se encontraban en los templos. Los depósitos de Gea y Palas en Atenas preservaron importantes documentos como leyes, decretos, actas judiciales o cuentas públicas. En la Roma Clásica, era costumbre conservarlos en el Templo de Saturno.

En este momento, se empieza a utilizar el término “tabularium”, ya que los documentos se sustentaban en tablillas de madera enceradas, aunque se utilizaba también el bronce y el papiro. Los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica y las administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. La autenticidad y el valor legal de los documentos estaban garantizados por diferentes procedimientos administrativos y el derecho romano ya contemplaba el valor probatorio del documento escrito. Así, observamos como tenían un sistema muy fiable y completo para la preservación de los archivos.

Edad Media

La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la administración que se había desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la concepción del archivo público se perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba reservado a los que tenían la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un brutal retroceso en la evolución de la archivística a nivel administrativo.

Edad Moderna

En la Edad Moderna se da, de nuevo, un salto en la evolución de la archivística. A mediados del siglo XVI, se establece un nuevo sistema administrativo, bautizado como el Estado Moderno. Toda la documentación generada por la Corona se reúne en lo que se conocía como los Archivos del Estado. Eran documentos que concernían al gobierno y que, hasta entonces, se habían mantenido dispersos. Durante esta época, el archivo se convirtió en un elemento fundamental de la administración y adquirió una función jurídico-política.

Edad Contemporánea

La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional conlleva los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo pasa a ser considerado garantía de los derechos de los ciudadanos. Además, el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la identidad nacional y, por ello, se desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia, se concentraron todos los archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en un único archivo, dando lugar a los Archivos Nacionales.

Y detrás de todos y cada uno de ellos está el archivero, una figura que se encarga de dirigir, administrar y gestionar los fondos documentales que albergan. Su labor, aunque no esté todo lo reconocida que debería en la sociedad, es vital para la preservación de nuestra memoria histórica y para la difusión de la cultura.

En Cuatroochenta hemos desarrollado Alejandría, un software de gestión documental que permite a los profesionales de la archivística digitalizar, organizar y clasificar cualquier tipo de expediente documental, tanto físico como electrónico. Esta plataforma de gestión de archivos facilita, por tanto, de forma ágil y eficaz la administración de fondos documentales y, además, con las máximas garantías de seguridad.