Para muchos museos, salas polivalentes, espacios de congresos e instalaciones culturales y sociales controlar y gestionar el aforo de público está siendo un verdadero quebradero de cabeza y más en actos gratuitos donde no existe una venta de entradas de por medio. La reserva por teléfono o por correo electrónico forma parte del pasado y nadie, en las actuales circunstancias, quiere arriesgarse a tener una larga cola de personas concentradas a las puertas de su equipamiento.
Recitales, conciertos, festivales, conferencias, exposiciones y un largo etcétera de eventos y actos se están celebrando diariamente en instalaciones y espacios culturales que, desde la llegada del coronavirus, deben respetar todas las medidas de seguridad impuestas por la pandemia. Distancia interpersonal, control de temperatura, gel hidroalcohólico, pero sobre todo reducción y control de aforos. Pautas que probablemente han venido para quedarse y que, por ahora, ya han modificado por completo nuestros hábitos culturales y, también, sociales.
La limitación de público por normativa
La reducción de aforo, que puede ir del 30% hasta el 75%, la han ido recogiendo todos los reglamentos y decretos legislativos publicados desde el inicio de la crisis sanitaria. Es una norma a la que nos hemos acostumbrado, o al menos resignado, y que todo apunta que aún estará una larga temporada entre nosotros. Las restricciones de público son y serán la única manera de seguir disfrutando de parte de nuestro tiempo de ocio y cultura, pero también de encuentros profesionales o laborales.
Existen diferentes y múltiples aplicaciones y sistemas tecnológicos avanzados de conteo de personas, basados en cámaras, sensores y lectores, inteligencia artificial e incluso en drones que controlan al instante el número de personas que hay en un espacio determinado. Seguro que recordáis las imágenes del verano pasado con drones sobrevolando las playas para saber cuántas personas había en la arena y, así, comprobar que no se superaba el aforo limitado. Son soluciones rápidas y efectivas de control de acceso a un lugar en tiempo real, pero de poco o nada sirven para planificar un evento de entrada libre con antelación.
¿Cómo controlar el acceso a un evento gratuito?
Con la llegada de la pandemia, el cumplimiento de las medidas de seguridad es una exigencia y, para algunos espacios acostumbrados a organizar eventos de entrada libre, ese control se ha convertido en una nueva necesidad. La tecnología, una vez más, puede digitalizar y ayudar a cubrir toda esta gestión. Existen soluciones de software que permiten reservar un asiento en un evento, tanto de forma online como presencial en taquilla, sin necesidad de que esté ligado al precio de una entrada y, además, sin ningún tipo de gasto de gestión ni comisión extra ni para la organización ni para el usuario final.
El gestor y organizador hace la previsión del aforo y lo configura en la plataforma web
El espectador hace la reserva y recibe la entrada con un QR
El gestor cultural controla el número de reservas en tiempo real
En el acceso al evento, se verifica la entrada a través del QR
El gestor sabe exactamente qué personas han entrado al acto
Ventajas de utilizar software de gestión de entradas
Esto es precisamente lo que ofrece Escena Online, plataforma web desarrollada por Cuatroochenta. Es una herramienta que permite vender entradas, pero también generarlas simplemente con el objetivo de controlar el número de personas que pueden acceder a un espectáculo o evento de entrada libre. Esas entradas, ya sea en formato físico o electrónico, aportan información en tiempo real a la organización de la reserva de localidades realizadas y, así, garantizan en todo momento el cumplimiento de las medidas de seguridad. Todo ello, además, gestionado en la nube, integrado completamente en la web o el sistema de la organización y sin ningún sobrecoste más allá de la licencia anual, ya que no existe ningún agente intermediario.
