Hay quien habla de convivir con la covid-19, mientras otros se inclinan por la terminología belicista. De lo que no cabe duda es de que la pandemia del coronavirus ha desatado una crisis sanitaria, social y económica sin precedentes que ha triturado cualquier calendario y planificación; ya no solo a corto sino a medio y largo plazo, tensionando hasta el límite el funcionamiento de todo tipo de organizaciones, públicas y privadas.
El confinamiento y las restricciones de las medidas de desescalada, con la perspectiva de que sea un proceso largo y complejo, plantean nuevos desafíos a los negocios, especialmente estructurales y logísticos, pero también vinculados a los recursos humanos y la relación con el cliente. Sin ofrecer soluciones mágicas, la tecnología, pero sobre todo el modo en el que la utilizamos, ofrece respuestas a esas nuevas necesidades; en primer lugar para ofrecer seguridad y confianza a las personas con las que (y para las que) trabajamos.
En algunos casos se trata de una actualización digital que se iba postergando y que esta crisis hace ya inaplazable, porque empieza a ser palpable la brecha entre las organizaciones que tenían los deberes hechos y las que no. Es, para todos, una coyuntura dinámica, llena de incertidumbres, en la que estamos aprendiendo a diario, y desde la experiencia de Cuatroochenta consideramos que la afrontaremos mejor si tenemos en cuenta estas cinco claves:
1. Capacitación y adaptabilidad de equipos
Los procesos actuales de digitalización no solo son una cuestión de softwares avanzados y dispositivos de última generación. Es imprescindible partir de la capacitación y adaptabilidad de personas y equipos; ellas son las auténticas habilitadoras de la transformación. Como dice una de las principales conclusiones que destaca el reciente informe de la Fundación Telefónica sobre la Sociedad Digital en España 2019 (sdiE19), “un requisito fundamental para aprovechar todo el potencial que ofrece la tecnología es contar con una adecuada formación digital”.
Las organizaciones que invierten en la cultura digital de sus equipos de una forma decidida y constante marcan la diferencia. Es auténticamente estratégico dentro de cualquier plan de transformación digital que pretenda tener éxito, especialmente si el tiempo apremia, el escenario es desconocido y el contexto cambiante.
La cultura colaborativa y la adaptación al cambio dentro de cualquier empresa o institución es un punto crítico para que las herramientas tecnológicas sean realmente eficientes. Y eso es especialmente evidente en la implantación de soluciones cloud y en la ciberseguridad, como desarrollaremos más adelante, porque las respuestas cerradas y estandarizadas ya no son resolutivas.
2. Trabajo en remoto y control de la productividad
Según un reciente informe de la consultora británica Canalys, los servicios en la nube se han convertido en un auténtico salvavidas durante la crisis de la covid-19. La prueba es que los principales operadores, como Amazon (AWS), Microsoft (Azure) y Google Cloud, han registrado un crecimiento récord de un 34% durante el primer trimestre de 2020.
Los servicios en la nube han crecido un 34% en el primer trimestre de 2020, su récord histórico
Es esa nube, en la que es muy importante una arquitectura de microservicios, la que posibilita teletrabajar en buenas condiciones: desde la operación remota de procesos productivos y el acceso y utilización de recursos compartidos hasta el control de la productividad, pasando por la comunicación eficiente (chats internos, videollamadas…), todo ello siempre en entornos seguros. La implantación y extensión efectiva del teletrabajo no solo es posible y necesaria para las grandes compañías, sino también para las pymes.
Una cultura corporativa basada en la colaboración, la confianza, la transparencia y el control objetivo de tareas y procesos es clave para que el trabajo en remoto pueda ser, incluso, más productivo. ¿Cómo? A través de la combinación y estructuración de soluciones ERP, CRM, de productividad o almacenamiento en la nube que permitan monitorizar y trazar, para saber en qué está cada persona de la empresa en cada momento sin la necesidad de su presencia física en la oficina.
Lo mismo para prestar todo tipo de servicios a los clientes (no solo en referencia al e-commerce) y, un punto muy relevante, para la gestión de proveedores. Conocerlos, generar confianza y cerrar acuerdos de forma remota, recurriendo a un trato más exigente y profesional, es una alternativa para su homologación en este contexto. Y un buen indicador, precisamente, es ver cómo se desenvuelve con la tecnología cualquier partner ahora que es un recurso tan necesario.
3. Tecnología para cuidar personas y adecuar negocios
La tecnología se ha aliado con las personas durante la pandemia del coronavirus desde el primer momento, a distintos niveles, especialmente por lo que se refiere a la comunicación, para sentirnos cerca en los momentos más restrictivos de confinamiento. En el caso de Cuatroochenta, el punto álgido fue cuando Vodafone apostó por la plataforma de gestión de servicios CheckingPlan como parte de su proyecto de refuerzo tecnológico en el hospital de campaña de IFEMA en Madrid: en apenas cinco días hubo que desplegar un sistema de IoT para que los pacientes se pudieran conectar con enfermería a través de un pulsador, para así controlar su evolución y la disponibilidad de camas.
Soluciones para responder directamente a las necesidades sanitarias en primera línea, que obviamente siguen desarrollándose, y que ahora también se combinan con sistemas para asegurar el distanciamiento entre personas o el control de aforos en todo tipo de instalaciones públicas y privadas para mantener a raya a la covid-19, garantizando las regulaciones sanitarias y velando por el bienestar de las personas empleadas y la de nuestros clientes o usuarios. Siempre dentro del marco legal de cada Estado y respetando la normativa sobre privacidad y protección de datos. Detallamos a continuación algunos de ellos:
Acceso seguro a instalaciones y distanciamiento
Existen diferentes herramientas, preexistentes y otras que se han adaptado a lo que se denomina la nueva normalidad, para cumplir con las directrices de salud con respecto al coronavirus, pero también para ofrecer, como apuntábamos, seguridad y confianza a todas las personas que trabajan o visitan una organización:
Cámaras de medición térmica.
El módulo AAC (Advanced Access Control) de CheckingPlan permite la medición térmica para un acceso seguro a instalaciones, identificando en tiempo real a través de cámaras a las personas que superan un umbral de temperatura corporal definida. El sistema lanza un aviso silencioso al monitor de control o al wearable del personal responsable para activar el protocolo previsto en cada organización, si así lo amparan las directrices de los organismos sanitarios en cada país. Y puede ser anónimo, de manera que se notifica exclusivamente a cada persona vía e-mail, SMS u otros canales internos. Muy indicado para hoteles, acceso a oficinas, aeropuertos, estaciones, entornos sanitarios, eventos...
Control de aforo.
El sistema también contabiliza los reconocimientos realizados para disponer de un control de aforo que ofrezca datos estadísticos o incluso integrarlo en procesos de control para restringir el acceso cuando se supere determinado nivel configurado.
Dispositivo para garantizar la distancia de 2 metros entre empleados.
Para garantizar la seguridad de las personas trabajadoras y protegerlas de posibles contagios, muchas organizaciones están adaptando sus instalaciones reorganizando espacios, suministrando protección como mascarillas y guantes o barreras para mantener el distanciamiento interpersonal de 2 metros. Para controlar ese distanciamiento de una forma eficaz en espacios cerrados, CheckingPlan ha homologado un dispositivo (PRO X52) que integra un localizador para alertar con una señal cuando es inferior y remitirlo también a la plataforma, permitiendo rastrear esos posibles contactos.
Digitalización de procesos
Gestión de tareas
La planificación y monitorización online de procesos y tareas está mejorando la productividad de muchas empresas, tanto en movilidad como en entorno de oficina, haciéndolas más eficientes y competitivas, algo que con la actual crisis pasa a convertirse en una necesidad. Su integración y sincronización en tiempo real con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) más generalizados hacen de CheckingPlan una alternativa robusta y al mismo tiempo adaptable a cualquier sector y organización, procurando además inteligencia de negocio a través de la trazabilidad.
Registro horario
Los gestores de fichaje de personal, adaptados a los requerimientos de cada empresa, pueden convertir cualquier dispositivo conectado a internet en un reloj de registro horario, para cumplir la normativa laboral o, en la situación actual, gestionar en remoto el calendario, los turnos, las asistencias, las bajas e incluso la flexibilidad horaria.
Mensajería instantánea para resolver incidencias
Herramientas como Sefici llevan al ámbito profesional los hábitos de uso de las apps de mensajería instantánea más comunes para gestionar las incidencias en movilidad de una forma ágil y eficiente. Una plataforma SAAS que permite definir roles, hacer seguimiento a las incidencias y generar reportes finales para mejorar la productividad en base a datos.
Optimización de la asistencia técnica
Una app conectada al ERP de la empresa para optimizar la gestión de la asistencia técnica en remoto: conexión entre oficinas y técnicos, partes de trabajo, control de firmas, alertas de actividad, reportes en tiempo real, envío de copia del parte al e-mail del cliente, información geolocalizada, integración con el sistema de ticketing...
4. La conexión no presencial con el cliente
Todo apunta a que la lógica y las estructuras de promoción presencial de producto basadas en grandes ferias, showrooms, catálogos físicos, paneles y muestrarios tienen que adaptarse a la nueva situación producida por el coronavirus. Y la tecnología, de nuevo, puede generar recursos, canales y puntos de encuentro muy interesantes para topo tipo de clientes, tanto el consumidor final como B2B. Más allá de la venta online de producto o los webinars, que efectivamente se han disparado durante la pandemia, la digitalización real de la comunicación y el marketing puede ser un aliado clave.
Construir marca y reputación en el canal digital; medir, trazar y analizar para adaptar con agilidad productos y servicios a las demandas del cliente; segmentar para personalizar mensajes, reforzar la omnicanalidad… en definitiva, apoyarse de verdad en datos, algoritmos y monitorización. Estrategias y acciones transversales e integradas con los departamentos productivos que pueden concretarse, por ejemplo, en un potente marketing de contenidos online o en tours virtuales enriquecidos, que generen experiencias 360º inmersivas con ambientaciones de producto que realmente conecten y propicien la venta.
5. Ciberseguridad personalizada
La demanda de ciberseguridad también se ha disparado con el teletrabajo. Ahora confluyen los ciberataques más sofisticados y una mayoría técnicamente sencillos, aprovechando vulnerabilidades básicas producidas por la precipitación con la que algunas organizaciones se han visto obligadas a implantar el trabajo en remoto debido a la pandemia. Las herramientas estandarizadas y estáticas dejaron de ser eficientes; la clave es hacer un buen diagnóstico para personalizar un sistema de defensa dinámico y, sobre todo, invertir en formación.
Las soluciones más eficientes para afrontar con garantías el teletrabajo son las basadas en inteligencia artificial, de manera que monitorizan las constantes vitales de sistemas, redes y dispositivos para la anticipación y detección rápida de amenazas, en un proceso de autoaprendizaje continuo. Para implementar los más avanzados softwares de ciberseguridad, como CrowdStrike o Darktrace, es clave hacerlo de la mano de consultoras especializadas, como es el caso de Sofistic, con más de 11 años de experiencia en servicios críticos de administraciones, bancos y aeropuertos de Latinoamérica y España.
Sofistic cuenta con su propio “Security Operations Center” redundante en España y Panamá, Atlantis SOC, para monitorizar la ciberseguridad en empresas de Europa y América de forma ininterrumpida, con el objetivo de detectar y responder de forma integral ante ciberamenazas en tiempo real. Y, sobre todo, aporta la lógica de la búsqueda activa de la vulnerabilidad propia del hacker ético, que tiene en cuenta no sólo los dispositivos, sino todos los factores perimetrales que puedan afectar a la seguridad.
Por eso es esencial la capacitación del equipo en esta materia, porque muchas veces los ciberataques con consecuencias más graves acceden por los caminos más cortos, como las claves de acceso o el e-mail de un empleado. Seguir utilizando los dispositivos de la empresa, cifrar las conexiones o forzar el uso de doble factor de autenticación son solo algunos ejemplos de medidas de seguridad directas para implantar el teletrabajo, pero con la sobreexposición que implica es recomendable auditar y personalizar la ciberseguridad.
