Uno de los retos a los que se enfrentan las organizaciones en la actualidad es el de gestionar los inmuebles y sus servicios para poderse centrar en su actividad principal. Se trata de crear un entorno más humano, eficiente y productivo.
Sin duda algo aparentemente sencillo que requiere de un trabajo coordinado, pues demanda gestionar distintas áreas. Así, debemos poner en valor las inversiones (gestión financiera), el diseño de nuestras instalaciones (gestión del espacio), el mantenimiento de las mismas (gestión operativa) y el equipo de personas que trabajan en dichas instalaciones (gestión del uso). ¡Casi nada! pues cada una de estas áreas es en sí misma un mundo y me atrevería a decir un reto, sobre todo después de la llegada de la covid, que ha cambiado radicalmente la demanda que hacemos de los espacios, añadiendo por ejemplo distancias de seguridad, imponiendo un uso menos intensivo de los espacios y más flexible para ganar rentabilidad.
Y es que más allá de la existencia de normas diversas en este campo, como la europea UNE-EN ISO 41014:2021, que orienten un buen programa de FM nos puede facilitar mucho la labor. Las nuevas aplicaciones utilizan inteligencia artificial (IA) y el internet de las cosas (IoT), lo que sin duda les confiere un extraordinario potencial.
Hacia la automatización de los procesos
En un contexto en el que los márgenes se reducen por múltiples factores, que todos tenemos en mente, se requiere minimizar costes operativos a la vez que se mejora la calidad del servicio y la satisfacción del cliente, proporcionando un servicio fiable y eficiente, y para ello se hace necesaria la transformación de los procesos haciéndolos más digitales, atendiéndolos adecuadamente y en tiempo real.
Si observamos la gestión de los espacios, nos daremos cuenta de que han proliferado (y a veces se usan de forma solapada) conceptos como los siguientes que nos hacen caer en la cuenta de la importancia que está cobrando esta área:
En cualquier caso, la nota común es que se trata de sistemas que centralizan los procesos y los gestionan de manera cada vez más automatizada.
Sensorización (IoT) y sostenibilidad al servicio del facility management
Sensores, balizas, rastreadores RFID, herramientas de visualización y análisis de datos, y en algunos casos vehículos automatizados, son los nuevos elementos que forman parte del paisaje de las instalaciones llamadas “inteligentes”.
Las grandes compañías rivalizan en la puesta en marcha de construcciones que les permitan trasladar su preocupación por la sostenibilidad, mejorando su eficiencia energética, a la vez que generan reputación y en algunos casos sirven como campo de investigación para sus nuevos proyectos. Todo ello avalado por certificados como el BREEAM o el LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) que visibilizan los esfuerzos de la compañía por impactar en aspectos como la gestión, la salud y bienestar, la energía, el transporte, el uso del agua, los materiales empleados, la gestión de residuos, el uso ecológico del suelo, la contaminación, o la innovación y/o en algunos casos obligados por la legislación vigente que es percibida por algunos como una oportunidad para el cambio.
Así, si el penúltimo referente de sensorización y sostenibilidad fue The Edge, el edificio de la consultora Deloitte en Ámsterdam, parece ser que el último es el PTK1, edificio ubicado en Petach Tikva, Israel, y según su propietaria, Intel, es un compendio tecnológico pues “PTK1 ejecuta de forma independiente sus diversos sistemas y funciones, acumula datos, los procesa y usa inteligencia artificial (IA) para tomar decisiones” y además cuenta con la certificación LEED Platinum.
No en vano el edificio tiene 14.000 sensores, frente a los 7.000 de otras instalaciones de alta tecnología, que sirven para monitorizar y controlar la iluminación, temperatura, ventilación, aparcamiento, disponibilidad de salas de conferencias y otros servicios y sistemas del edificio, para lo cual produce entre 50 y 100 terabytes de datos al día que son analizados en tiempo real por un sistema de gestión de instalaciones basado en tecnología Intel.
Con el objetivo de favorecer la integración de datos, pero también, sobre todo, de permitir la integración y colaboración entre los stakeholders de FM, aparece el concepto de Plataforma IoT definida como un entorno único e integrado para el almacenamiento, análisis y recuperación de datos y para una gestión avanzada de servicios que adopten el concepto de explotación de datos centralizada favoreciendo la identificación e implementación de nuevas estrategias avanzadas para los operadores de FM, que se agrupan en 3 grandes grupos, basadas en el uso de IoT:
Las ventajas se obtienen como parte de un proceso y en esta línea la consultora Mckinsey&Co recomienda acciones que podemos tomar desde ya para seguir mejorando.
El gemelo digital y el facility management
Cada vez más, los gemelos digitales se están convirtiendo en una herramienta muy utilizada como ayuda para la producción industrial, construcción de edificaciones, así como en la gestión y control de instalaciones.
Así, el gemelo digital permite "probar" digitalmente ciertos escenarios en el lugar de trabajo antes de la implementación en la vida real. En lugar de pasar horas y horas sopesando los beneficios del cambio en el lugar de trabajo antes de que se instale físicamente, el FM puede saltar a cualquier momento en el tiempo dentro del ciclo de vida de los edificios y adaptar los aspectos para ayudar a entender los resultados probables, permitiendo comprender el impacto de las decisiones antes de que se tomen físicamente.
El concepto de gemelo digital gira en torno a la conexión entre las versiones física y digital de un edificio. La réplica digital refleja exactamente el modelo de la versión física en términos de diseño y construcción y representa, en términos digitales, todos los servicios del edificio; iluminación, climatización, instalaciones mecánicas y eléctricas, controles y puesta en marcha en todo momento. Este duplicado digital puede ayudar a conocer cómo funcionan los edificios y cómo podemos gestionarlos y diseñarlos de manera más eficiente. Pero no únicamente nos reporta información durante la construcción, sino también se puede utilizar para concebir por qué un edificio no se comporta como debería.
Sin embargo, un gemelo digital no es disponer de un modelo 3D a escala 1:1. Debe tener la definición gráfica estrictamente necesaria para cumplir con los requisitos de información necesarios de cada cliente. También debe disponer de muchos datos asociados a esa representación gráfica. Esto ayudará a extraerlos para plasmarlos en dashboards a través de soluciones informáticas de Business Intelligence como Microsoft Power BI. En este sentido, Cuatroochenta dispone de experiencia en PowerBI y en aplicaciones propias de FM como FAMA que también nos pueden ayudar.
Esta afirmación aparece en la E- guide de Schneider Electric y recoge a la perfección la idea de que no hay recetas mágicas sino más bien un trabajo programado y progresivo de digitalización de las distintas áreas de la empresa, fruto de una estrategia. Idea que, por otra parte, hemos visto recogida en el apartado de sensorización.
En este sentido, el informe Tendencias emergentes en el sector inmobiliario®: Europa 2022, de PWC, recoge otro claro ejemplo en este sentido: “Acabamos de pasar por la primera fase de lo que llamamos nuestra plataforma de datos única, que ha llevado 18 meses. Pero ahora podemos analizarlo y sacarle provecho”. Es decir, estamos ante procesos de medio - largo plazo. Para asegurar el éxito, los FM que quiera un gemelo digital deberán huir de la inmediatez, ya que en un periodo corto de tiempo es imposible obtener información de tal nivel.
Asimismo (p.55) reconoce que: el 68% de los encuestados están de acuerdo en que la transformación organizacional será una prioridad clave durante los próximos cinco años en parte debido a las necesidades de ocupantes y consumidores de inmuebles quienes exigen una mayor flexibilidad y contratos más cortos para satisfacer sus necesidades cambiantes, a menudo combinados con el deseo de un mayor nivel de comodidades, servicio, salud y bienestar, y conectividad digital. Es decir, existe una necesidad cada vez mayor de contar con herramientas que nos permitan dar respuesta a unas condiciones cada vez más variables y exigentes.
Impulsores de la transformación organizacional
Muy importante
Bastante importante
No tan importante
Nada importante
No sabe
Inmuebles como servicio
Cambios en la demanda de los clientes
Agenda ASG (ambiental, social, de gobernanza)
Demanda de flexibilidad por parte de inquilinos y otros usuarios
Lucha por el talento
Fuente: Tendencias emergentes en el sector inmobiliario®: Europa 2022, de PWC
