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FAMA

FAMA  ·  Productos Cuatroochenta

Espacio UCM, la plataforma de gestión integral de FAMA para la Universidad Complutense de Madrid, ejemplo de la oportunidad de mejora que supone para la Administración Pública y grandes organizaciones la implantación de tecnología orientada a la relación entre personas, procesos y espacios.

El cliente: Universidad Complutense de Madrid (UCM)

La Universidad Complutense de Madrid es la universidad presencial más grande de España y la tercera de Europa. Cuenta con más de 1.200.000 metros cuadrados, lo que supone la gestión de casi 130 edificios, entre facultades, colegios mayores, zonas exteriores y otros centros distribuidos en los tres campus. Además, por la UCM pasan al día 99.000 personas, entre alumnado, profesorado y personal de administración y servicios.

El volumen y la diversidad de los espacios son determinantes y condicionan el mantenimiento de los activos que conforman su gestión. Para hacernos una idea: 1 área de mantenimiento de la UCM puede tener más de 1.000 incidencias al año.

Fruto de su labor de mejora continua y con el objetivo de mejorar los servicios que dan soporte al personal PDI/PAS y los servicios encargados de la operatividad de los edificios, la Dirección de Gobierno TI de la Universidad Complutense de Madrid (UCM) apuesta por FAMA como plataforma tecnológica única a la que se le incorporen, de manera progresiva, todos los procesos de Facility Management que implican personas, espacios o inmuebles, incluidos aquellos que se realicen de forma manual.

«FAMA tiene una ventaja fundamental: el equipo humano, totalmente centrado en una especialidad (facility management), dinámico, joven, inquieto, que te lleva la delantera, que te da valor, es decir, te proponen más de lo que tú has intentado atisbar, te proponen nuevas soluciones y se adaptan perfectamente a los requisitos que les pedimos».

Fernando Pescador, Director del Área de Gobierno de T.I. de la Universidad Complutense de Madrid (UCM)

La solución

Se planteó ‘Espacio UCM’ sobre la solución FAMA AFM, en modalidad “software as a service”, como la plataforma base que permitiese establecer, de manera paulatina, los diferentes servicios de la Universidad y aportase gran flexibilidad de adaptación a la idiosincrasia de cada uno de los servicios implicados.

Con el objetivo de que todos los Servicios Centrales fuesen capaces de ofrecer la máxima productividad del uso de las infraestructuras de la Universidad, se desarrolló un Portal Web vinculado a la plataforma para que cualquier usuario pudiese registrar sus peticiones, de una forma ágil e intuitiva, así como hacer el seguimiento de las mismas.

Principales funcionalidades:

  • Inventario de inmuebles.
  • Integración con el directorio de la UCM.
  • Estructura organizativa y de centros de coste.
  • Soporte continuado.
  • Acceso a proveedores (incluyendo restricciones de visibilidad).
  • Integración con SAP.
  • Portal con acceso a personal PDI/PAS para la solicitud de servicios.

«Para FAMA es muy importante cerrar el círculo desde que un usuario introduce una incidencia, el gestor encarga el trabajo que corresponda y el proveedor lo ejecuta para resolverla. De esa manera el conocimiento que genera la plataforma sirve para la toma de decisiones y predicciones en base a los tiempos de respuesta o la frecuencia y tipología de incidencias».

Ángela García, FAMA General Manager
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«Fue determinante que FAMA estuviese centrada en la actividad, en la gestión de espacios, y tuviese mucha implantación en los organismos públicos españoles, con lo cual hablaba nuestro mismo lenguaje. Ya conocía los problemas de otros clientes y ya tenía un montón de posibilidades para configurar y adaptarse a las necesidades que teníamos en la UCM».

Fernando Pescador, Director del Área de Gobierno de T.I. de la Universidad Complutense de Madrid (UCM)

Hitos más destacables:

1

Reducción de los tiempos de gestión y respuesta a todos los niveles de procesos en sus servicios.

2

Optimización en los recursos técnicos y mejora de la productividad de los gestores.

3

Aplicación de workflow que va desde el usuario hasta el grupo de soporte y vuelve al usuario para que su conformidad.

4

Propagación de una cultura de coordinación/colaboración entre las unidades implicadas en el mantenimiento de la información, al disponer de un sistema de información centralizado.

5

Seguridad para evitar que terceros sean propietarios de información delicada referente a la Universidad.

¿Necesitas una solución tecnológica única que te ayude en la gestión de activos y servicios a usuarios? FAMA es la Plataforma para la gestión integral de activos e infraestructuras líder en el facility management de empresas e instituciones en España.

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