El cliente: Corporación RTVE
Corporación de Radio Televisión Española (CRTVE) es la empresa pública española de medios de comunicación de ámbito estatal. Dispone en la actualidad de 281 sedes que suponen un total de, aproximadamente, 390.000 m2 distribuidos en 642 edificios por todo el territorio nacional. Cuenta con 6.846 trabajadores, 1.691 contratos y aproximadamente 4.500 elementos de inventario.
CRTVE no disponía de un modelo integral para la gestión de activos inmobiliarios y no inmobiliarios (patrimonio) y servicios generales, gestionándose con procesos y flujos de trabajo de forma aislada (personalizada) y sin ningún tipo de interrelación ni entre procesos ni entre departamento. No existía ni trazabilidad ni registro de las incidencias; los canales más comunes eran el teléfono, correo electrónico; y el conocimiento residía más en las personas y menos en los registros.
La organización de la Dirección de Patrimonio y Servicios Generales se inicia, a través del proyecto de gestión de inmuebles y servicios (GIDISA), en un proceso de transformación de la orientación tradicional de mantenimiento y resolución de las condiciones operativas de los inmuebles desde la perspectiva técnico-arquitectónica, a una orientación de servicios a sedes y procesos productivos (visión estratégica de los activos inmobiliarios, necesidad de gestión de activos y recursos internos y necesidad de introducción de una herramienta de gestión integral de Facility Management).
El reto
El mayor desafío fue actuar como aliado tecnológico en un proyecto de tal magnitud, ofreciendo una herramienta de gestión e información que diera respuesta a todas sus necesidades y apoyara el cambio cultural que implicaba todo el proceso de transformación de la gestión de “Facilities” en la Corporación RTVE.
Se debía proporcionar a RTVE de un software escalable y flexible, accesible vía página web y app, y adaptado a sus necesidades, de tal forma que una sola herramienta ya permitiera gestionar y conocer el estado de ejecución de todas y cada una de las actividades y servicios vinculados a las necesidades de los inmuebles de la Corporación.
El nuevo software debía asegurar, además, la integración con sistemas corporativos: SAP, Portal, etc.
¿Necesitas un software escalable y flexible que te permita gestionar integralmente los inmuebles y servicios de tu empresa?
La solución
Incorporar la herramienta de gestión integral de Facility Management, FAMA AFM, en la modalidad cloud computing de tipo SaaS (Software como Servicio) que libera a la organización de las responsabilidades de instalación y mantenimiento del software y asegura el cumplimiento de LOPD y seguridad de los datos.
«FAMA nos facilita la gestión de los trabajos del día a día. Ahora está todo centralizado en una plataforma y es más fácil hacer el seguimiento de los trabajos, tanto los nuestros como los de los proveedores. La plataforma FAMA nos ha permitido establecer un modelo de gestión fijo/variable en los contratos de mantenimiento con los proveedores. Del proceso de implantación de FAMA destacaría el dinamismo, el trabajo en equipo y la total predisposición por parte de FAMA a atender y resolver todo lo que les solicitamos»
"Dentro de nuestro proyecto de gestión integral de inmuebles y servicios asociados, con retos de tal magnitud como las personas y el cambio cultural que implica, así como el gran volumen de inmuebles a gestionar, encontrar la herramienta de gestión adecuada ha sido un factor clave para materializar todo nuestro proceso de cambio y futura evolución".
Sr. José Luis Muñiz Viejo, Director de Producción y Medios de RTVE
Resultados
01. Centralización en una única aplicación la totalidad de las bases de datos y archivos involucrados en la gestión inmobiliaria.
02. Integración con sistemas corporativos: SAP, Intranet Corporativa y RRHH para trabajar con el mismo catálogo.
03. Conocimiento de la distribución de los costes asociados a cada inmueble, bien de su propia gestión o de su construcción y mantenimiento.
04. Geolocalización de los centros de RTVE.
05. Oficina sin papeles y sin teléfono. Información jerárquica de cada petición de forma rápida.
06. Normalización de la información.
07. Optimización de la gestión de espacios:
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- gestión de espacios centralizada
- única base de datos con información gráfica consolidada
- planos unificados a disposición de la Corporación
08. El sistema ofrece a los gestores información sobre: distribución de personas y centros de coste, usos de zonas, distribución de superficies, distribución de m2 por centro de coste y persona, superficie construida por planta.
09. Optimización en la gestión de las solicitudes de servicios procedentes de cualquier empleado de RTVE, con total integración con la intranet corporativa, y con una completa trazabilidad desde la creación a la resolución de la solicitud.
10. Partes de trabajo, analíticas, etc., todo accesible para la corporación.
11. Posibilidad de vincular los documentos con la información a gestionar: datos registrales, datos catastrales, derechos, contratos…
12. Optimización del seguimiento de los activos desde el punto de vista correctivo y preventivo.
13. Posibilidad de seguimiento más exhaustivo y puntual de incidencias a través de las diferentes alertas definidas.
14. Informes de incidencias por centro, tiempos de respuesta de los proveedores, gestión del stock de materiales para trabajos de mantenimiento.
15. Registro de las necesidades de las áreas. Priorización y planificación de las obras o proyectos.
16. Funcionalidades de flujo para la creación de workflows de procesos con la documentación adjunta en cada fase. Fechas e hitos de proyectos para análisis de la productividad.
17. Uso de app para la gestión en tiempo real de las órdenes de trabajo de mantenimiento y servicios.
18. Recepción categorizada y homogénea de peticiones de servicio.
19. Medición del acuerdo de nivel de servicio (ANS) a través de los KPIs y vinculación con un modelo de pago “fijo” + variable en el contrato de mantenimiento integral, en función de la realización de los trabajos con conformidad y en el tiempo establecido.
«Contar con un sistema que nos permita gestionar de manera integral y objetiva, asegurar la trazabilidad de las incidencias, registrar todo lo que ocurre y disponer de workflows que faciliten el trabajo en equipo entre departamentos, es indispensable para nosotros. Entre los muchos beneficios, nos facilita tanto los procesos de certificación como la medición de los acuerdos de nivel de servicio con los proveedores»
Alta capacidad para medir cada ANS a través de los KPIs y vincularlo con el modelo de pago fijo + variable en el contrato de mantenimiento integral.
"En FAMA hemos encontrado el aliado tecnológico con el que viajar por las curvas de un proyecto de tal dimensión, así como una plataforma de gestión e información que ofrece una respuesta a todas nuestras necesidades y cambio cultural. Sin duda, la solución FAMA es la herramienta que ha logrado encauzar todos nuestros problemas, todas nuestras peculiaridades y toda nuestra personalidad".
Sr. José Luis Muñiz Viejo, Director de Producción y Medios de RTVE
