En la gestión documental administrativa, es clave conocer bien la diferencia entre los documentos de archivo y la documentación de apoyo. Es imposible que una organización pueda preservar toda la documentación que pasa por sus manos. Por tanto, es esencial saber exactamente qué documentos son esenciales para el ejercicio de la actividad y deben preservarse y cuáles son secundarios y pueden eliminarse. Por tanto, dentro del sistema de gestión documental, ¿qué diferencia uno de otro y cómo deben almacenarse?
¿Qué es un documento de archivo?
También conocido como documento archivístico, es aquel elaborado o recibido por una organización durante el curso de una actividad, según recoge el Glosario de Preservación Archivística Digital. Su principal cualidad es que son originales y únicos. Según la Ley del 4/1993 de Archivos y Patrimonio Documental de Madrid, “se entiende por Documento de Archivo toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del patrimonio bibliográfico”.
originales y únicos
Así, son una fuente primaria de información y se pueden encontrar en todo tipo de soportes (escritos, fotográficos, sonoros, digitales, etc.) Ejemplo de ello son: expedientes, actas de reuniones de consejos de gobierno o administración, nóminas del personal, dictámenes jurídicos, libros de registro de entrada, etc.
¿Qué es la documentación de apoyo?
La documentación de apoyo hace referencia a aquellas fuentes de información secundaria que sirven de ayuda para la gestión administrativa de una organización pero que no forman parte de los trámites administrativos como tal. Algunos ejemplos serían: fotocopias de resoluciones, dosieres informativos, listados de proveedores, textos legales, catálogos comerciales, etc.
Principales diferencias entre los documentos de archivo y la documentación de apoyo
- Mientras que los documentos de archivo son ejemplares únicos, la documentación de apoyo consta de múltiples copias y, además, pueden ser editados.
- A diferencia de la documentación de apoyo, los documentos de archivo son patrimonio documental.
- Como ya hemos mencionado, los primeros son una fuente primaria mientras que los segundos una fuente secundaria.
- Los documentos de archivo son conjuntos orgánicos y se basan en el valor de sus testimonios. Sin embargo, los documentos de apoyo informativo son un conjunto artificial que se basa en el valor de la información que contienen.
- Por todo ello, los documentos de archivo se conservan y pasan al archivo central mientras que los otros no tienen el mismo destino.
Alejandría, la forma más sencilla de organizar los documentos de archivo
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