Los retos
- Desarrollar un software para gestionar el creciente volumen de documentación académica, contable y administrativa que genera o maneja una universidad.
- Reducir costes y unificar en una plataforma la gestión y la clasificación de los documentos físicos y electrónicos e, incluso también, de expedientes híbridos que contengan ambos soportes.
- Proteger y controlar el acceso a la documentación.
- Gestionar y controlar los depósitos físicos.
- Cubrir el ciclo de vida de un documento desde su creación hasta su conservación indefinida o destrucción.
- Garantizar la preservación de la documentación de acuerdo a la legislación vigente y las políticas de conservación de cada organización.
La solución
Plataforma web con control de acceso que almacena la documentación de cada organización de forma segura evitando el uso de discos duros o de espacios colaborativos comunes.
Integración de otras aplicaciones que utiliza cada universidad a través de API para centralizar el almacenamiento de la documentación y evitar, así, información duplicada o en diversas ubicaciones.
Creación de diferentes perfiles de usuario, como propietario, lector o colaborador, para controlar el acceso a la documentación e, incluso, limitar el acceso a documentación confidencial.
Diseño de la estructura con el máximo detalle para que la organización sepa en todo momento en qué estantería, armario o carpetas físicas carpeta se guarda un documento físico determinado.
Flexibilidad en la creación de fondos documentales. Se pueden generar, incluso, varios fondos para que una misma organización pueda gestionar, por ejemplo, el archivo de una fundación o la cesión de un particular.
Auditoría y avisos configurables que alertan a la persona responsable cuando un documento debe ser eliminado.
Desarrollo del software de gestión documental
En una primera fase, en 2013, se trabajó en la gestión de todos los depósitos físicos de la Universitat de Girona para reducir costes y agilizar. El proyecto tenía dos objetivos claros: que la universidad no dependiera de ninguna entidad externa y que la plataforma Alejandría pudiera integrarse con el resto de sistemas de información de la organización, gracias a una capa de servicios web.
Más tarde se abordó la gestión de la documentación digital de manera que se pudiera guardar una auditoría de las operaciones que se realizaban y obtener las firmas electrónicas de los documentos. A finales de 2016 se unieron al proyecto otras cuatro universidades, entre ellas la Universitat Oberta de Catalunya, la primera mejor universidad en línea de Iberoamérica. Y en 2019 se adhirió la universidad tecnológica de referencia Universitat Politècnica de Catalunya.
En total son seis las universidades catalanas que han apostado por esta solución para garantizar el ciclo de vida documental con la máxima seguridad, fiabilidad y usabilidad.
Añadir y gestionar documentos
A partir de la estructura del fondo documental que se ha diseñado, los usuarios con permiso pueden añadir ficheros y expedientes. La plataforma permite catalogar y clasificar la documentación registrando la fecha de creación, apertura y cierre.
Controlar el estado de los expedientes
Incluye una pantalla de auditoría donde se pueden consultar y supervisar las operaciones que se hacen sobre un documento. Así el gestor puede ver si un expediente se ha cerrado, si se ha modificado o si, por ejemplo, se ha actualizado su firma electrónica.
Aplicar acciones en bloque
Esta solución tecnológica permite aplicar una misma operación sobre un conjunto de documentos, como puede ser modificar su ubicación o confirmar su conservación o eliminación definitiva.
Resultados
Además de las universidades catalanas, otras ya han integrado esta plataforma en su gestión documental:
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expedientes gestionados
- Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) – Barcelona
- Universitat Oberta de Catalunya (UOC) -Barcelona
- Universitat Jaume I de Castelló (UJI) – Castelló
- Universitat de Girona (UdG) – Girona
- Universitat de Lleida (UdL) – Lleida
- Universitat de Vic (UVic) – Vic
- Universitat Rovira i Virgili (URV) – Tarragona
Nuevas funcionalidades del software
Alejandría está implementado diferentes soluciones para ganar seguridad, eficiencia y confianza:
Blockchain
Integración de la cadena de bloques para registrar la trazabilidad de los documentos y garantizar su inmutabilidad e integridad. Las diferentes universidades que conforman la red distribuida controlan todas las modificaciones que se hacen en un documento y, así, se evita cualquier tipo de manipulación.
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