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Alejandría

Archivo digital

La UPC, la UOC, la UdG, la UdL, la UVic y la URV clasifican y almacenan, gracias a este software de archivo, más de 500.000 expedientes en una única plataforma de forma ordenada y segura.

El cliente: Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)

El CSUC es una entidad que agrupa prácticamente a todas las universidades catalanas, tanto públicas como privadas, para compartir o mancomunar servicios.

A través del Consorci, seis universidades disponen de la plataforma web Alejandría para preservar, ordenar y clasificar los documentos físicos y electrónicos de sus archivos. Es un software desarrollado desde 2013 por 4TIC, empresa adquirida por Cuatroochenta en 2020.

La Universitat de Girona (UdG) fue la primera en ponerla en marcha. Ahora la utilizan la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC), la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), la Universitat de Lleida (UdL), la Universitat Rovira i Virgili (URV) y la Universitat de Vic (UVic).

Alejandría se ha convertido en un “componente esencial” para estas seis universidades que juntas tienen más de 111.000 alumnos matriculados. Vista su experiencia, otros centros universitarios españoles la han integrado en su gestión.

Inicio del proyecto: 2013

“El software ha automatizado aspectos del ciclo de vida de la documentación que nos ha permitido ganar en seguridad y ahorro de tiempo. Hemos avanzado en eficiencia ya que nos ayuda a estructurar procedimientos de manera más ordenada y adecuada a las normas.”

Jesús Sánchez Tenedor, responsable del Servicio de Archivo, Gestión Documental y Registro de la UOC

Los retos

  1. Desarrollar un software para gestionar el creciente volumen de documentación académica, contable y administrativa que genera o maneja una universidad.
  2. Reducir costes y unificar en una plataforma la gestión y la clasificación de los documentos físicos y electrónicos e, incluso también, de expedientes híbridos que contengan ambos soportes.
  3. Proteger y controlar el acceso a la documentación.
  4. Gestionar y controlar los depósitos físicos.
  5. Cubrir el ciclo de vida de un documento desde su creación hasta su conservación indefinida o destrucción.
  6. Garantizar la preservación de la documentación de acuerdo a la legislación vigente y las políticas de conservación de cada organización.

La solución

Plataforma web con control de acceso que almacena la documentación de cada organización de forma segura evitando el uso de discos duros o de espacios colaborativos comunes. 

Integración de otras aplicaciones que utiliza cada universidad a través de API para centralizar el almacenamiento de la documentación y evitar, así, información duplicada o en diversas ubicaciones. 

Creación de diferentes perfiles de usuario, como propietario, lector o colaborador, para controlar el acceso a la documentación e, incluso, limitar el acceso a documentación confidencial. 

Diseño de la estructura con el máximo detalle para que la organización sepa en todo momento en qué estantería, armario o carpetas físicas carpeta se guarda un documento físico determinado.

Flexibilidad en la creación de fondos documentales. Se pueden generar, incluso, varios fondos para que una misma organización pueda gestionar, por ejemplo, el archivo de una fundación o la cesión de un particular. 

Auditoría y avisos configurables que alertan a la persona responsable cuando un documento debe ser eliminado.

“Nos está ayudando en la implementación de la administración electrónica, ya que garantiza la integridad, fiabilidad, seguridad y acceso a los documentos, además de tener un inventario en una única herramienta.” 

Laia Lorenzo, jefa de la Oficina de Documentación y Archivos de la UPC

Desarrollo del software de gestión documental

En una primera fase, en 2013, se trabajó en la gestión de todos los depósitos físicos de la Universitat de Girona para reducir costes y agilizar. El proyecto tenía dos objetivos claros: que la universidad no dependiera de ninguna entidad externa y que la plataforma Alejandría pudiera integrarse con el resto de sistemas de información de la organización, gracias a una capa de servicios web.

Más tarde se abordó la gestión de la documentación digital de manera que se pudiera guardar una auditoría de las operaciones que se realizaban y obtener las firmas electrónicas de los documentos. A finales de 2016 se unieron al proyecto otras cuatro universidades, entre ellas la Universitat Oberta de Catalunya, la primera mejor universidad en línea de Iberoamérica. Y en 2019 se adhirió la universidad tecnológica de referencia Universitat Politècnica de Catalunya.

En total son seis las universidades catalanas que han apostado por esta solución para garantizar el ciclo de vida documental con la máxima seguridad, fiabilidad y usabilidad.

Añadir y gestionar documentos

A partir de la estructura del fondo documental que se ha diseñado, los usuarios con permiso pueden añadir ficheros y expedientes. La plataforma permite catalogar y clasificar la documentación registrando la fecha de creación, apertura y cierre. 

Controlar el estado de los expedientes 

Incluye una pantalla de auditoría donde se pueden consultar y supervisar las operaciones que se hacen sobre un documento. Así el gestor puede ver si un expediente se ha cerrado, si se ha modificado o si, por ejemplo, se ha actualizado su firma electrónica. 

Aplicar acciones en bloque

Esta solución tecnológica permite aplicar una misma operación sobre un conjunto de documentos, como puede ser modificar su ubicación o confirmar su conservación o eliminación definitiva. 

“Disponer de una sola plataforma y trabajar con un único sistema de información que da cobertura al conjunto de funciones inherentes a la gestión documental y de archivo de la organización es un salto cualitativo sin precedentes”. 

Unidad de Gestión Documental, Archivo y Registro de la Universitat de Girona

Resultados

Además de las universidades catalanas, otras ya han integrado esta plataforma en su gestión documental:

0
expedientes gestionados

  • Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) – Barcelona 
  • Universitat Oberta de Catalunya (UOC) -Barcelona
  • Universitat Jaume I de Castelló (UJI) – Castelló
  • Universitat de Girona (UdG) – Girona 
  • Universitat de Lleida (UdL) – Lleida 
  • Universitat de Vic (UVic) – Vic 
  • Universitat Rovira i Virgili (URV) – Tarragona

Nuevas funcionalidades del software 

Alejandría está implementado diferentes soluciones para ganar seguridad, eficiencia y confianza:

Blockchain

Integración de la cadena de bloques para registrar la trazabilidad de los documentos y garantizar su inmutabilidad e integridad. Las diferentes universidades que conforman la red distribuida controlan todas las modificaciones que se hacen en un documento y, así, se evita cualquier tipo de manipulación.

Conservación permanente

Resellado automático de la documentación electrónica firmada, sin necesidad de integrar una plataforma externa de gestión de archivos como Archive (Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital) o iArxiu (Consorci Administració Oberta de Catalunya).

“Los documentos están en un lugar seguro y no en disco duro ni en un espacio común de la organización. Además de acceder a los documentos de forma rápida, el control de acceso nos permite conocer su trazabilidad y tener una auditoría”. 

Montserrat Garriga, responsable de Gestión Documental y Archivo de la URV

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