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Alejandría

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La UPC, la UOC, la UdG, la UdL, la UVic y la URV clasifican y almacenan, gracias a este software de archivo, más de 500.000 expedientes en una única plataforma de forma ordenada y segura.

El cliente: Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)

El CSUC es una entidad que agrupa prácticamente a todas las universidades catalanas, tanto públicas como privadas, para compartir o mancomunar servicios.

A través del Consorci, seis universidades disponen de la plataforma web Alejandría para preservar, ordenar y clasificar los documentos físicos y electrónicos de sus archivos. Es un software desarrollado desde 2013 por 4TIC, empresa adquirida por Cuatroochenta en 2020.

La Universitat de Girona (UdG) fue la primera en ponerla en marcha. Ahora la utilizan la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC), la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), la Universitat de Lleida (UdL), la Universitat Rovira i Virgili (URV) y la Universitat de Vic (UVic).

Alejandría se ha convertido en un “componente esencial” para estas seis universidades que juntas tienen más de 111.000 alumnos matriculados. Vista su experiencia, otros centros universitarios españoles la han integrado en su gestión.

Inicio del proyecto: 2013

“El software ha automatizado aspectos del ciclo de vida de la documentación que nos ha permitido ganar en seguridad y ahorro de tiempo. Hemos avanzado en eficiencia ya que nos ayuda a estructurar procedimientos de manera más ordenada y adecuada a las normas.”

Jesús Sánchez Tenedor, responsable del Servicio de Archivo, Gestión Documental y Registro de la UOC

Los retos

  1. Desarrollar un software para gestionar el creciente volumen de documentación académica, contable y administrativa que genera o maneja una universidad.
  2. Reducir costes y unificar en una plataforma la gestión y la clasificación de los documentos físicos y electrónicos e, incluso también, de expedientes híbridos que contengan ambos soportes.
  3. Proteger y controlar el acceso a la documentación.
  4. Gestionar y controlar los depósitos físicos.
  5. Cubrir el ciclo de vida de un documento desde su creación hasta su conservación indefinida o destrucción.
  6. Garantizar la preservación de la documentación de acuerdo a la legislación vigente y las políticas de conservación de cada organización.

La solución

Plataforma web con control de acceso que almacena la documentación de cada organización de forma segura evitando el uso de discos duros o de espacios colaborativos comunes. 

Integración de otras aplicaciones que utiliza cada universidad a través de API para centralizar el almacenamiento de la documentación y evitar, así, información duplicada o en diversas ubicaciones. 

Creación de diferentes perfiles de usuario, como propietario, lector o colaborador, para controlar el acceso a la documentación e, incluso, limitar el acceso a documentación confidencial. 

Diseño de la estructura con el máximo detalle para que la organización sepa en todo momento en qué estantería, armario o carpetas físicas carpeta se guarda un documento físico determinado.

Flexibilidad en la creación de fondos documentales. Se pueden generar, incluso, varios fondos para que una misma organización pueda gestionar, por ejemplo, el archivo de una fundación o la cesión de un particular. 

Auditoría y avisos configurables que alertan a la persona responsable cuando un documento debe ser eliminado.

“Nos está ayudando en la implementación de la administración electrónica, ya que garantiza la integridad, fiabilidad, seguridad y acceso a los documentos, además de tener un inventario en una única herramienta.” 

Laia Lorenzo, jefa de la Oficina de Documentación y Archivos de la UPC

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