“Solo uno entiende algo si es capaz de explicárselo a su abuela”. Esta frase tan clara resume, bajo mi punto de vista, la esencia del principio KISS, del acrónimo en inglés Keep It Simple. Stupid!, que viene a decir que cualquier sistema funciona mejor si se mantiene sencillo. Es un término que nació en 1960 en la Marina de EE.UU. Se aplicaba al diseño de aviones para conseguir que fueran reparados en condiciones de combate, con escasas herramientas y poco sofisticadas.
Este concepto de sencillez sigue siendo válido hoy en día y aplicable en el desarrollo de cualquier solución tecnológica, especialmente en aquellas que deben abordar retos complejos como puede ser el Facility Management (FM). Esta disciplina debe dar respuesta a la gestión de una gran diversidad de infraestructuras públicas y privadas que pueden ir desde edificios históricos patrimoniales como puede ser un edificio modernista de principios del siglo XX hasta modernos inmuebles inteligentes dotados de última tecnología, pasando por instalaciones ferroviarias, hospitalarias o superficies comerciales. Y ante este desafío la tecnología, facilitando la obtención de datos, permite optimizar toda esta gestión ayudando en tres aspectos clave:
- Mejorar la toma de decisiones.
- Evaluar el cumplimiento de objetivos.
- Dirigir las inversiones.
¿En qué áreas del FM es más prioritaria aplicar la sencillez?
Por nuestra dilatada experiencia en FAMA, la plataforma tecnológica de Cuatroochenta para la gestión integral de activos e infraestructuras y siendo pioneros en el desarrollo de soluciones de FM, hemos detectado los cinco ámbitos principales en los que es imprescindible aplicar este principio KISS y de los que hablé en el IX Encuentro Facility Management and Services.
Disponibilidad del dato
El inventario con todos los datos de los inmuebles, infraestructuras, espacios y activos que se deben gestionar es la columna vertebral de cualquier proyecto de Facility Management. En la obtención de todos estos datos sería conveniente seguir algunas recomendaciones:
Adopción de la tecnología por parte de partes implicadas
Para conseguir gestionar de forma satisfactoria cualquier instalación o infraestructura, es fundamental que todos los actores utilicen la tecnología:
El objetivo es cerrar el círculo y conseguir que todas las partes implicadas adopten la tecnología, tanto clientes y proveedores como gestores y, así, el sistema reporte información.
Obtención de indicadores (KPIs): mejora continua
Para simplificar la obtención de KPIs y favorecer los procesos de mejora continua, es importante incorporar tecnología que tenga una capacidad flexible para obtener indicadores adaptados al paso del tiempo. En este sentido, es importante escoger bien los indicadores a medir priorizando dos premisas: los aspectos económicos que suponen un ahorro y una mejora del servicio y los que afectan al core de la organización.
El sistema de FM debe ir acompañado de una API adecuada para facilitar esta integración.
Integración de tecnologías existentes
Antes de la implantación de un sistema FM y para garantizar la integración de la nueva solución con las tecnologías existentes, conviene realizar un análisis previo de las aplicaciones que hay en la organización, tanto el ERP como los gestores documentales o las aplicaciones de RRHH. También es importante valorar cómo interactuarán con las herramientas de FM, ya que el grado de autonomía del sistema de FM y la facilidad para explotar la información dependerá de su grado de integración con el resto de sistemas de la organización. Para ello, hay que contar con la implicación del departamento TI.
Capa de interoperabilidad
¿Las personas que van a utilizar esta tecnología disponen de los conocimientos necesarios? ¿Los dispositivos, tanto software como hardware, son los adecuados para nuestras necesidades y operativa diaria? ¿El activo sobre el que quiero aplicar este tipo de tecnología es susceptible de que se la apliquemos? Son algunas de las preguntas que una organización debe realizarse previamente para simplificar la integración de la solución de FM con la capa de interoperabilidad.
No se trata de perdernos en las tecnologías que forman parte de la capa de interoperabilidad de la organización, como pueden ser los sistemas BIM o GIS, los sensores e IoT, como si estas fuesen un fin en sí mismas, sino de tener claro que son una herramienta para simplificar la información que el sistema facilita. Y todo ello dependerá de las circunstancias, necesidades e idiosincrasia de cada organización.
La tecnología ayuda a las organizaciones a simplificar y facilitar la gestión de todo de tipo de infraestructuras e instalaciones optimizando la toma de decisiones y las inversiones.
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