Cualquier organización, tanto pública como privada, gestiona cada día ingestas cantidades de documentos electrónicos. Una parte de ellos son documentación esencial que, en muchos casos, debe conservarse a largo plazo o incluso de forma indefinida, atendiendo tanto a la legislación vigente como la normativa interna de cada entidad. Pero además de preservar su almacenamiento, empresas y administraciones deben garantizar su originalidad sin que nadie pueda manipularlos ni corromperlos. Y aquí es donde entra en juego la tecnología blockchain.
Beneficios de la cadena de bloques
La cadena de bloques aporta esa confianza que ofrece el control de la información de forma distribuida entre todos los miembros que forman parte de esa red y que hace que no dependa exclusivamente de uno solo. Precisamente, es por eso que esta tecnología está siendo clave para abordar algunos retos fundamentales como la cadena de suministros, la trazabilidad alimentaria, la protección contra las falsificaciones o la certificación de títulos universitarios, por citar algunos ejemplos. Según el estudio Global Blockchain Survey de Deloitte, el 32% de las organizaciones se plantean utilizar esta tecnología para acceder o compartir datos, un 23% para certificación y un 18% para mecanismos de sellado de tiempo. Aplicaciones que buscan, en definitiva, ganar seguridad.
¿Cómo se integra la blockchain en la gestión documental y de archivo?
Alex Preukschat asegura en su libro Blockchain: la revolución industrial de internet que blockchain es un archivo descentralizado que no puede ser alterado ni manipulado, es decir, “una base de datos que se halla distribuida entre diferentes participantes, protegida criptográficamente y organizada en bloques de transacciones relacionadas entre sí matemáticamente”. Eso significa que se basa en una estructura de datos compartida, como si se tratara de un libro de registros, que funciona y almacena los datos de forma descentralizada y sincronizada.
Esa es la teoría, pero ¿cómo se pone en práctica? Un ejemplo ayudará a entender mejor su funcionamiento. Supongamos que todas las universidades de Colombia integran una misma blockchain y cada universidad tiene un ordenador conectado a esa red que almacena una copia del libro de registros que se va generando. En un sistema tradicional, las cualificaciones académicas de un estudiante quedan recogidas en una acta y ese documento se guarda en el archivo documental de la universidad correspondiente. Si un estudiante presenta su certificado de notas a otra universidad, esta tiene que confiar en la primera para dar por bueno el certificado, sin saber si esa institución ha podido falsificar el expediente académico, como sí ha pasado en algún caso que incluso ha llegado recientemente a los tribunales.
La cadena de bloques permite tener una auditoría de todos los movimientos que se efectúan en un documento, sin tener que almacenar en la red distribuida el propio fichero ni los datos personales que contenga.
En la integración con blockchain la cosa cambia. Al guardar el acta con las notas, se genera un hash, una especie de DNI o huella digital única para cada documento, que queda almacenado en la cadena de bloques, donde todas las universidades conectadas reciben una copia de la información. De esta manera, la confianza no depende de un único organismo sino de esa red distribuida. Si una entidad quisiera comprobar la autenticidad de un acta académica, no preguntaría a la universidad concreta sino a la blockchain y ella certificaría, automáticamente a través del hash, si es o no la original. Con la cadena de bloques, todas las universidades registran al mismo tiempo los movimientos de los documentos y, por tanto, se detectaría cualquier intento de manipulación o de modificación poco ortodoxa.
Aplicación de blockchain en la gestión de documentos
Una organización crea un documento en formato digital (expediente, acta, resolución, dictamen).
Se genera un hash y se envía a la blockchain para compartirlo con el resto de entidades.
Todos los miembros registran y confirman la creación de ese documento con su respectivo hash.
Alguien de la organización modifica el documento original.
Se genera un nuevo hash y todas las entidades registran ese movimiento.
El histórico del documento deja constancia de que ha sufrido cambios.
No especifica qué alteraciones se han hecho pero deja en evidencia que no es el mismo.
En plena transformación digital, esta tecnología ofrece más garantías de seguridad ya que la validación y la certificación no dependen de un solo organismo, sino de esa red interconectada. No es de extrañar entonces que esta tecnología, a la que algunos han bautizado como el notario del futuro, ya se esté utilizando, por ejemplo, para autenticar noticias, verificar la originalidad de unas zapatillas de marca o los componentes de fabricación de un coche. Se trata, en definitiva, de aportar transparencia y fiabilidad y eliminar cualquier intermediario, ya sea una organización, un archivo o un gestor documental.
La cadena de bloques confirma la identidad de los miembros participantes, registra y valida cualquier movimiento o transacción documental que hagan y asegura que todos ellos tienen las mismas reglas del juego.
Ventajas de la tecnología blockchain
Inmutable.
Garantiza que la red no pueda ser ni corrompida ni modificada a no ser que todos los participantes estén de acuerdo o que lo esté la mayoría establecida, según la política de la red.
Base de datos distribuida.
No necesita de intermediarios ni de terceros que ejerzan el control, centralicen la información o dicten las reglas.
Delegación de confianza.
La confianza no la ofrece un integrante o entidad, la da la misma cadena de bloques. Cuanto más grande es, más seguridad aporta.
Estabilidad.
Si cae el servidor de uno de los miembros, la red sigue sustentándose gracias al funcionamiento de los equipos del resto.
Solución tecnológica para la conservación de documentos
La tecnología blockchain se integra en la preservación de documentación para registrar y conservar una auditoría de la documentación esencial de las organizaciones que forman parte de ella. Y esto es precisamente lo que está haciendo Cuatroochenta con diversas universidades españolas, entre ellas la Universitat Politècnica de Catalunya, la Universitat Oberta de Catalunya, la Universitat de Lleida, la Universitat de Vic y la Universitat Rovira i Virgili. Se trata de una solución tecnológica que se puede ofrecer tanto como Software as a Service (SaaS) como integrándose en la plataforma software de archivo.
Este es un proyecto que supone un gran avance para la gestión de archivos documentales y del que se dieron detalles en el Congreso virtual. Memoria, derechos humanos y buenas prácticas en archivos universitarios y de investigación, organizado por la Universidad de los Andes de Colombia, una de las principales universidades de Latinoamérica. Cuatroochenta participó en una ponencia virtual titulada ¿Quién ha modificado mi acta académica? a cargo del creador del software, Nicolás Manero, quien ante más de 200 asistentes desgranó las posibilidades de integrar la tecnología blockchain para ganar confianza en la gestión documental.
