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Facility Management · Gestión de activos

Expertos en gestión de activos y patrimonio analizan las oportunidades y los retos de la digitalización en la jornada “La tecnología como facilitadora clave del FM en el sector público”, organizada por la Asociación Catalana del Facility Management (ACFM) y FAMA en el Palau de la Música Catalana en Barcelona.

“La ciberseguridad es una prioridad para cualquier organización. Somos conscientes de los riesgos asociados y prueba de ello es el proyecto que estamos desarrollando para securizar los móviles de 6.000 trabajadores del Ayuntamiento”

Albert Giné, director de Servicios de Edificios Municipales del Ayuntamiento de Barcelona

“La digitalización nos permite disponer de bases de datos robustas, fiables y seguras que ayudan a mejorar los servicios y ofrecer de nuevos, como pasa por ejemplo con la gestión de la movilidad eléctrica”

Oriol Güell, presidente de Infraestructures.cat

“El mercado va muy rápido y las administraciones no pueden quedarse atrás. Deben existir puntos de conexión para cubrir necesidades reales y ofrecer oportunidades”

Leticia Gómez, directora y coordinadora de la Digital Catalonia Alliance (DCA)

“Gracias a la aplicación de FAMA para la reserva de recursos, hemos logrado una mejor gestión de espacios de trabajo, de flotas de vehículos o de herramientas de comunicación”

Roberto Ibarzabal, responsable de Servicios Generales de VISESA

“Es importante conocer las novedades del mercado para que no planifiquemos proyectos obsoletos, sobre todo tecnológicos, para ser eficientes en la utilización de fondos”

Alícia Rius, abogada especialista en contratación pública

“Queríamos un aplicativo para digitalizar la gestión ambiental de la Generalitat de Catalunya y que cubriera todas las tipologías de inmuebles que tenemos. Escogimos el módulo de FAMA porque la integración de los datos era una ventaja”

Lluís Dalmau, jefe del Área de Implementación de Gestión de Inmuebles y Servicios de Apoyo de la Generalitat de Catalunya

“Estamos en un momento clave de ebullición tecnológica y debemos entender cómo la tecnología puede ayudar al Facility Management”. Con estas palabras el presidente de la Asociación Catalana de Facility Management (ACFM), Manuel Járrega, arrancaba la 2ª edición de la jornada dirigida a profesionales del sector público, organizada por la ACFM junto a FAMA y Cuatroochenta en el Palau de la Música Catalana en Barcelona, el pasado 31 de enero. Bajo el título “La tecnología como facilitadora clave del Facility Management”, el encuentro puso de relieve la importancia que este sector representa en las administraciones públicas y cómo se apoya en las diferentes soluciones para garantizar la eficiencia, la optimización de recursos, la mejora de la experiencia de usuario y la sostenibilidad.

Sinergias público-privadas para conocer y cubrir "necesidades reales"

Entender el mercado, apostar por la innovación y exigir experiencia profesional. Para la abogada especialista en contratación pública, Alícia Rius, son tres de las claves para articular proyectos de digitalización en las administraciones públicas. Por ello, es necesario que el sector público conozca el perfil de las empresas y qué soluciones pueden aportarles “para poder afinar en el pliego y mejorar". En este sentido, recomendó a las entidades públicas incluir la experiencia no solo de la empresa, sino también del personal, en los criterios de valoración de los contratos de proyectos tecnológicos o de innovación.

En ese marco de colaboración público-privado, se presentó Digital Catalonia Alliance (DCA) una iniciativa pública que busca aglutinar los diferentes sectores tecnológicos emergentes para ayudarlos a consolidarse. La manager del DCA, Letícia Gómez, destacó que “el mercado va muy rápido, especialmente en tecnología” y “las administraciones deben estar atentas a las tendencias”. Este punto de conexión entre entidades públicas y privadas, según señaló, “busca cubrir necesidades reales y ofrecer las mejores oportunidades de mercado” tal y como han hecho con algunas experiencias recientes que han buscado soluciones para mejorar la seguridad de las carreteras.

Ejemplos prácticos

GeA:

Gestión ambiental de la Generalitat de Catalunya

La aplicación de gestión ambiental de los inmuebles de la Generalitat de Catalunya, desarrollada por FAMA, es uno de los proyectos que se presentaron durante la jornada. Se encargó de ello el jefe del Área de Implementación de Gestión de Inmuebles y Servicios de Apoyo de la Dirección General del Patrimonio de la Generalitat, Lluís Dalmau, quien destacó que querían que el proyecto GeA diera respuesta a las más de 7.000 propiedades y los millones de metros cuadrados que gestionan. Apostaron, según sus palabras, por un aplicativo que se conectara bien con todo el ecosistema digital corporativo.

“Escogimos la solución de FAMA porque la integración de los datos era una ventaja”, apuntó Dalmau quien insistió que, para una buena gestión, es necesario tener un buen mapa de datos. Esta plataforma está conectada con el resto de aplicaciones de FM de la Generalitat y permite obtener indicadores sobre emisiones, huella hídrica, huella de carbono, residuos, movilidad o los objetivos ODS. Este proyecto ha recibido recientemente el Premio Socinfo Digital “CATALUÑA TIC” en la categoría de “Cooperación de las Empresas TIC con las Administraciones Públicas”. Según explicó Dalmau en la jornada, durante este 2024 se realizarán las primeras pruebas piloto y está previsto que su implementación se extienda hasta 2027.

Visesa:

Plataforma única de reserva de recursos

Otro ejemplo tecnológico de optimización en el sector público es el de Visesa, la entidad pública de gestión de la vivienda y el suelo del Gobierno Vasco. “Disponemos de una plataforma única para la reserva de recursos, integrada con Outlook, que nos permite hacer un análisis de costes y hacer una gestión más eficiente”, según el responsable de servicios generales de la entidad, Roberto Ibarzabal. Esta solución permite gestionar, de forma sencilla, usable y muy visual los vehículos corporativos, las plazas de aparcamiento, los equipos multimedia o las salas de reuniones de la organización que, además, comparte en algunos casos con otras entidades públicas.

Visesa, que ha promovido la construcción de 16.000 viviendas en el País Vasco, contaba anteriormente con una aplicación muy sencilla, que sustituía al excel tradicional. Las necesidades de la sociedad pública fueron creciendo y apostaron por la solución de gestión de recursos de FAMA. “Nos ofrecía más datos”, explicó Ibarzabal, “para hacer un análisis de costes, tener un mayor control de la eficiencia de los recursos y solucionar problemas comunes como las reservas fantasmas”.

Retos de la digitalización

La ciberseguridad, la gestión y tratamiento de los datos y el cambio cultural son otros de los objetivos que deben afrontar las administraciones cuando implementan e impulsan procesos de digitalización. Retos que se abordaron en la mesa redonda final de la jornada en la que además de Lluís Dalmau y Roberto Ibarzabal, participaron el director de los Servicios de Edificios Municipales en el Ayuntamiento de Barcelona, Albert Giné y el presidente de Infraestructures.cat, Oriol Güell. Este último remarcó que los datos son básicos para mejorar la prestación de servicios a la ciudadanía y apuntó que “las empresas públicas deben convertirse en Data Driven”.

Por su parte, el director de Servicios de Edificios Municipales del Ayuntamiento de Barcelona, Albert Giné, destacó la necesidad de integrar la ciberseguridad en todos los procesos de transformación digital: “cuando tú vas digitalizando todo tu trabajo diario, tienes que incorporar la base de seguridad”. Y ejemplo de ello es el proyecto que están desarrollando para securizar los móviles de 6.000 empleados del consistorio catalán. Además, cualquier proyecto debe contar desde el primer momento con la implicación del usuario final, para que las posibles reticencias al cambio no se conviertan en un obstáculo sino en una oportunidad de mejora.

Esta mesa redonda sobre los retos de la digitalización sirvió para concluir la jornada en la que se reunieron cerca de 70 profesionales del sector público y privado. Un evento que estuvo amenizado con piezas de violín interpretadas en vivo y que finalizó con una visita guiada a las instalaciones del Palau de la Música, una de las joyas arquitectónicas del modernismo catalán.

Las soluciones destinadas a la digitalización de la administración pública deben ser sólidas, seguras, interoperables y transparentes para facilitar la experiencia de usuario, optimizar la gestión de recursos y garantizar su trazabilidad.

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“Gracias a la aplicación de FAMA para la reserva de recursos, hemos logrado una mejor gestión de espacios de trabajo, de flotas de vehículos o de herramientas de comunicación”

“Es importante conocer las novedades del mercado para que no planifiquemos proyectos obsoletos, sobre todo tecnológicos, para ser eficientes en la utilización de fondos”

“Queríamos un aplicativo para digitalizar la gestión ambiental de la Generalitat de Catalunya y que cubriera todas las tipologías de inmuebles que tenemos. Escogimos el módulo de FAMA porque la integración de los datos era una ventaja”

El sector del Facility Management en España representa el 2% del PIB y mueve 27.900 millones de euros. La administración pública, con 12.258 millones de euros, supone el 43%, según datos del último informe de Global FM.