Cliente: Pavasal
Pavasal es una empresa familiar valenciana con más de 70 años de experiencia en el sector de la construcción y conservación de obra civil e industrial. Actualmente, lidera un grupo empresarial en el que se encuentran también otras compañías especializadas en la construcción o gestión, y que comprenden desde la edificación pública, residencial o industrial hasta la gestión del ciclo integral del agua o la movilidad urbana.
Pavasal desarrolla, junto con Cuatroochenta, Invoice System: el software especializado para la digitalización del proceso de recepción y validación de facturas en la nube.
Fecha del proyecto Enero 2018.
Los retos
- Solucionar Ia ineficiencia en la gestión, digitalización y validación de las facturas en el departamento administrativo.
- La Administración cada vez solicita información a las empresas en plazos más cortos, lo que hace que los medios tradicionales se queden obsoletos.
La solución
Cuatroochenta desarrolló para Pavasal un software homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) española y adaptado al 100% a las necesidades de la organización, llamado Invoice System. Gracias a que la herramienta está reconocida frente a Hacienda, Pavasal no tiene la necesidad de almacenar físicamente las facturas.
Por otro lado, toda la información se almacena en la nube, por lo que se puede disponer de la misma desde cualquier lugar. Además, al estar en la nube, permite proteger los datos de pérdidas irrecuperables debido a desastres naturales, robos o accidentes en las oficinas.
Comercialización a terceros de Invoice System
Prueba del éxito del proyecto, Pavasal y Cuatroochenta se han aliado para ofrecer la solución a terceros bajo la denominación de Invoice System.
Invoice System es un software de digitalización certificado por la AEAT, que cumple con el artículo 7 de la orden eha/962/2007, que establece los requisitos del proceso de digitalización para que sea válido frente a la administración tributaria y permita que el obligado tributario prescinda del papel.
La subida de facturas es simple y rápida. Se puede hacer mediante la digitalización de facturas y documentos impresos, es decir, se pueden escanear facturas y subir directamente a Invoice System o también se puede pedir a los proveedores que suban directamente la factura en el portal y así evitar imprimir las facturas.
“La gestión que antes podía llevar semanas ahora se puede realizar en cuestión de días”
Ana Ribera, departamento de transformación de Pavasal
Resultados
Pavasal ha implantado la herramienta en fase piloto en 15 empresas del grupo, implicando a 3 proveedores, 120 usuarios y más de 4500 facturas validadas en el portal.
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Empresas
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Proveedores
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Usuarios
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Facturas
La implantación de Invoice System está permitiendo ahorrar tiempo y dinero a Pavasal, constructora de referencia en la Comunitat Valenciana. Una herramienta que, en un primer momento, fue desarrollada por Cuatroochenta como una solución ad hoc, pero que se ha convertido en un software comercializable para terceros.
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