Casos de éxito

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CheckingPlan  ·  Productos Cuatroochenta

Sareb integra CheckingPlan como plataforma para gestionar el mantenimiento de más de 160.000 activos inmobiliarios mediante mecanismos de control, con información centralizada y un eficiente registro de la actividad que proporciona reportes enfocados en la optimización de procesos.

El cliente: Sareb

Sareb, acrónimo por el que es conocida la Sociedad de Gestión de Activos procedente de la Reestructuración Bancaria, que nace en 2012 para ayudar al saneamiento del sector financiero español, mediante la gestión de inmuebles para venta y alquiler.

Sareb apuesta en 2018 por CheckingPlan como software para gestionar el mantenimiento de activos inmobiliarios (GMAO -Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador). El proyecto no ha dejado de evolucionar desde entonces, hasta apoyarse en CheckingPlan como plataforma de gestión integral de sus más de 160.000 activos inmobiliarios.

Inicio del proyecto: 2018 

Los retos

El principal reto al que se enfrentaba Sareb era mejorar la gestión del mantenimiento de los más de 160.000 inmuebles para ponerlos todavía más en valor.

El objetivo era dar respuesta al complejo proceso de gestión que implica tal volumen de activos y contar con diversos actores implicados en los procesos. A la coordinación con los gestores inmobiliarios con los que trabaja Sareb (Haya, Altamira, Solvia, Servihabitat), se suma la coordinación de la gestión de las diversas tareas (mantenimiento, seguridad y reportes) con las empresas de facility services que se encargan de ejecutar sobre el terreno dichos servicios.

Para ello, el entorno CheckingPlan de Sareb conecta con el de los distintos proveedores (servicers, empresas del facility y con proveedores de servicios específicos que gestionan Incidencias en middleware con los entornos de Sareb).

Optimizar el control de procesos y trazabilidad.

Necesidad de estandarizar los formatos de la información y su registro (especialmente en los procesos de adecuaciones para la venta de inmuebles) y los sistemas de intercambio de información para optimizar su registro y seguimiento.

Repositorio único y compartido para el intercambio de información entre proveedores.

Reunir y unificar la información relativa a permisos y documentación de los inmuebles y facilitar el intercambio entre los actores implicados en el proceso.

Mejorar la recogida de información in situ.

Facilitar y agilizar la tarea de los técnicos y trabajadores de campo para el registro de la información en los inmuebles.

Sareb buscaba optimizar el control de los procesos, la clasificación de la información y agilizar la obtención de reportes básicos.

La revisión del proceso por parte del equipo consultor de CheckingPlan permitió identificar las necesidades de Sareb para desplegar las soluciones específicas y el correcto modelado de los datos, fase clave del proceso.

Crear áreas para clasificar los servicios por gestor inmobiliario.

Generar servicios asociados a un cuestionario, que al cumplimentarse, registrase en la plataforma toda la información.

Generar flujos de aprobación vinculados a un servicio y garantizar la trazabilidad y validez de la información.

Generar reportes básicos y actualizados sobre los activos para agilizar la toma de decisiones.

¿Quieres optimizar los procesos en tu empresa? Es el momento de tomar acción.

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La solución

CheckingPlan planteó una prueba piloto inicial enfocada en que Sareb tuviera un control básico del proceso y pasó el examen con nota. Esta prueba, que fue una primera aproximación, al no contemplar desarrollos ad hoc, fue un éxito: el cliente pudo controlar el proceso y disponer de toda la información en una única plataforma.

«En CheckingPlan se han implementado los procesos más críticos del mantenimiento de activos, adaptando la herramienta a las necesidades de Sareb a través de reuniones semanales en las que trabajamos conjuntamente con su equipo con el objetivo de agilizar, optimizar y ampliar sus funcionalidades»

Sareb

Modelado de datos

La plataforma se adapta al lenguaje que utiliza Sareb y se parametriza mediante una organización exhaustiva y desarrollos específicos para optimizar la carga de datos y el reporte del personal técnico mediante apps de campo.

En la fase del modelado de datos, los consultores se enfocaron en entender qué necesitaba la entidad para proporcionar una solución de gestión sencilla.

Flexibilidad y capacidad de integración

CheckingPlan se integra con distintos sistemas de gestión. Por un lado, con los datos maestros que llegan de Sareb a través de la sincronización con sus distintas bases de datos y con el canal de soporte Sareb Responde para la automatización de las tareas de gestión y atención a la ciudadanía. A su vez, el entorno CheckingPlan de Sareb conecta con el de los distintos proveedores.

Distintos roles para la gestión

Los usuarios se clasifican en grupos, que permiten ajustar permisos para configurar los accesos a proyectos, áreas e informes. Los permisos pueden configurarse en base a usuarios o en base a dispositivos de acceso.

Cuestionarios asociados a servicios

Los servicios se crean con cuestionarios y estados asociados (que es el flujo de estados que son necesarios tener en cuenta y varían según el proceso). De este modo, la plataforma registra la información introducida por los usuarios en tiempo real y clasificada en la ficha del inmueble que corresponda.

Apps de campo

Desde el entorno web se programan las visitas de mantenimiento a los técnicos (recogidas en el cuadrante de intervenciones mensual), que reciben en la app un listado con los activos a visitar. Al llegar al activo (georeferenciado) el técnico tiene acceso a la planificación con las tareas a desarrollar (además de cumplimentar el checklist puede adjuntar imágenes, firmar el parte de trabajo y dar de alta incidencias).

Implementada en la infraestructura cloud del cliente, CheckingPlan proporciona herramientas de analítica y reporting integradas y un sistema mobile donde los proveedores de servicios reportan los partes de trabajo en movilidad, incidencias y check-list según la intervención.

Funcionalidades

Saneamiento documental de cada inmueble

Toda la información relativa a un mismo activo se recoge en una única ficha de forma actualizada y estructurada y registra las coordenadas GPS, visibiliza los documentos pendientes, aquellos que van a caducar, informes sobre ese inmueble, así como un enlace directo al catastro.

Trazabilidad de actividades

La trazabilidad de las actividades desarrolladas sobre cada inmueble permite conocer qué persona realizó la última actividad sobre un activo y la fecha. Algo crítico cuando la gestión implica a distintos proveedores y el volumen de inmuebles es elevado.

Gestión de incidencias

Desde cualquiera de los entornos web y app, los usuarios pueden crear, gestionar y hacer seguimiento de las incidencias.

Visitas de inspección

Los cuestionarios, configurados previamente desde el backoffice, se asocian a los servicios/ visitas. Cuando los técnicos ejecutan las tareas, estas quedan registradas sobre el inmueble.

Gestión de adecuaciones

A través de la plataforma mediante la organización y control de la información: control de costes, herramientas de solicitud, control de las adecuaciones y de la documentación solicitada, etc.

Mantenimiento

Configuración y gestión de los servicios de mantenimiento (preventivos y correctivos) vinculados a formularios específicos para el seguimiento y control de calidad, generando partes de visitas automáticos.

Gestión de proyectos

Gestión de adecuaciones (gestión documental orientada a la venta), alquiler (análisis de potencialidad del inmueble para el alquiler y atención de incidencias en los inmuebles alquilados) y territoriales (administración por zonas, información relevante para la tasación por inmueble gestionado directamente por Sareb.

Rondas de seguridad

Rondas de vigilancia, alta de rondas e incidencias, datos de seguridad del activo, avisos de vandalismo, intentos de ocupación. Importación periódica de informes de saltos de alarma.

Inteligencia de negocio

La plataforma suministra la información recogida en los distintos servicios ya procesada para garantizar el control de los procesos y facilitar la toma de decisiones.

0
Activos
0
Usuarios activos en backoffice
0
terminales app diarias
0
Visitas
0
Incidencias diarias

Resultados

A través de CheckingPlan se dan de alta todo tipo de tareas vinculadas a la administración de activos, se registra la información cumplimentando formularios y se monitoriza el proceso a través de flujos de aprobaciones. Los responsables pueden, desde un único repositorio, revisar toda la documentación de los inmuebles y solicitar adecuaciones.

Informes detallados, en tiempo real, verificados y firmados de los activos inmobiliarios.

Planificación de los servicios a medida.

Tiempos de respuesta mínimos.

Gestión eficiente de avisos e incidencias por deterioro u ocupación a través de Sareb Responde y de la plataforma CheckingPlan.

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